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PlanetPress Suite
複合機とQRコードの活用で納品業務を改善
医療機器卸売業様 従業員数460名
お客様は、年間約100万枚の納品書・受領書を連続帳票で発行し、数百ある配送便ごとに手作業で仕分けしていました。しかし、しわ折れした伝票や複写伝票から、ミスなくデータを登録する事務処理に膨大な作業負荷が掛かっていました。そこで、PlanetPress Suiteと複合機を導入して、業務の効率化とスピードアップを実現しました。
お客様の課題
- 納品書発行時、営業ごとや配送便ごとに仕分けする作業に時間がかかっている。
- 複写伝票の突合せ作業時、シワや折れなどによりバーコードスキャナで読めず手入力することがあるため、人手や時間がかかっている。
- 複写伝票を保管するスペースの確保が難しくなってきた。
- お客様からの問合せで、キャビネットや倉庫にある伝票を探す際、時間がかかり迅速な対応ができない。
リコージャパンのご提案
- 納品書や受領書にQRコードを付与し、複合機からカット紙に印刷。ソート機能で営業ごとや配送便ごとでの仕分けを自動化。
- 持ち帰った受領書は複合機でスキャン。読み取ったQRコードの情報を基幹システムに転送し、突合せ作業を自動化。
- スキャンで電子化した受領書は、Webアクセスができる文書管理サーバーに保管しQRコードで管理。
- 電子化した受領書をWeb検索。
導入前の業務の流れ
導入後の業務の流れ
POINT
- バーコードスキャンや突合せの時間を短縮し、価値を生み出す時間へシフト！
- 持ち帰った受領書は複合機でスキャン。読み取ったQRコードの情報を基幹システムに転送し、突合せ作業を自動化。
- 問合せ対応のスピードアップで、お客様の信頼度UP！
ドキュメントの電子化とQRコード活用で発注業務を改善
卸売業様 従業員数450名
お客様は、紙とFAXで発注業務を行っていました。具体的には、基幹システム上の発注書を印刷して取引先ごとにFAX送信し、取引先が発注書に手書きで納期を記入したものを納期回答書としてFAXで受信していました。しかし、納期回答書の受信時に、他の受信文書が混在している中から必要な文書を探し出し、発注データへ突き合せる作業が負担になっていました。そこで、PlanetPress SuiteとインターネットFAXシステムを導入し、発注業務の改善を実現しました。
お客様の課題
- 発注の度に注文書を印刷しFAX送信するため、誤送信のリスクがある。
- 受信した納期回答書が他の受信文書と混在するため探す手間がかかり、紛失や情報漏洩のリスクがある。
- 納期回答書が受信されたか、席を立って受信状況を確認しなければならない。
- 発注データと納期回答書のデータの突合せ作業に時間がかかる。
リコージャパンのご提案
- 印刷してからFAXする手間を削減するため、基幹システムから自動で取引先にFAXを送信。
- 注文書にQRコードを付加し、QRコード情報で納期回答書の仕分けを自動化。
- 納期回答書の受信日時や、QRコードに設定された取引先名、送信日、伝票番号で分類し保管し、受信状況を確認。
- 基幹システムへQRコード情報を引き渡し、発注データとの突合せ作業を自動化。
導入前の業務の流れ
導入後の業務の流れ
POINT
- ドキュメントの電子化で、人手で行っていた事務作業を削減！
- 納期回答書はファイルサーバのフォルダに自動仕分けされるので、紛失や情報漏えいのリスクを低減！
- 受信状況を自席で確認でき、発注業務の漏れを防止！
- ※掲載されている社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
- ※対応地域については、お問い合わせください。