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リコー 教えて電子帳簿保存法
電帳法とは(5)

電子取引保存義務化対応へのアドバイス

今後の電子取引義務化対応に関するアドバイスです。

宥恕措置に対する準備について

参考の官報表現(2022年1月時点)
この取扱いは令和5年12月31日までと期間を区切って認められているものであることから、事業者の皆様におかれては、令和6年1月1日以後に行う電子取引の取引情報については保存要件に従ってその電磁的記録の保存ができるよう必要な準備をお願いします。
令和6年1月1日は、日本で一般的な3月決算の会社において、2023年度の途中です。2年猶予があるとみるより、システム整備は2022年度に終えることをお勧めします。
(宥恕措置における「やむを得ない事情」の意義)やむを得ない事情」とは、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に係るシステム等や社内でのワークフローの整備未済等、保存要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難であることをいう。
やむを得ない状況はシステム整備が間に合わないなどの例となっています。準備をなにもやっていない場合は宥恕が認められるかどうかリスクがありますので、急ぎ検討をお勧めします。
この宥恕措置の適用にあたっては、税務調査等の際に、税務職員から確認等があった場合には、各事業者における対応状況や今後の見通しなどを、具体的でなくても結構ですので適宜お知らせいただければ差し支えありません。
可視性要件をみたせない中途半端な電子保存状態(ペーパーレスFAXなど)の保存状態は税務調査時に探して印刷するにも時間がかかってしまうため、宥恕されない可能性があり、税務調査時に説明できるように、計画的に検索性改善が必要です。

「電子取引」の「電子保存」準備手順

「電子取引」の「電子保存」に関する準備手順例を説明します。暫定対応と恒久対応の2段階対応を推奨します。

まずなにより、取引書類棚卸表による現状業務の把握が必要です。その状況に応じて運用を駆使した暫定対応を検討します。例えば、可視性の確保方法として、電子取引のファイル名に検索情報を含んだ状態にし既存のファイルサーバーを利用するなど投資を最低限に抑えるための方法を検討し、真実性の確保として、電子取引の授受後の訂正削除禁止規定の正式発効とそれに基づく業務運用の実施です。そのうえで、最終的には業務運用負荷を最小にできる恒久対応としてのシステムの採用を検討します。可視性において、OCRでの検索性付与や真実性においてタイムスタンプを採用するなどのソリューションの利用と運用ルールを確定させます。

「電子取引」の「電子保存」準備手順
  • 手動で保管庫に保存するだけではNG
  • ファイル名が年月日のようなペーパーレスFAXの保存運用はNG