会議室予約システム「RICOH Spaces」 カラ予約を防ぎ、
「会議室が空いてない」
を解決！

会議室の運用で、 こんなお困りごとはありませんか？

使われていない予約を減らし、必要な人が必要な時に使える会議室にしたい！

1. 

   空き状況を確認・予約

   スマートフォンやPCから会議室の予約状況を確認して予約できます。

   ※Outlook（Microsoft 365）、またはGoogle Calendar™（Google Workspace™）から予約が可能

2. 

   会議室前端末からの
   会議室予約も可能

3. 

   会議室前の端末でチェックイン

   一定時間が経過するとカラ予約はキャンセルされます。

1. 会議室をOutlookやマップ・iPadなどで予約

   Outlook・Google Workspace™でのスケジュール予約のほか、Webでのマップ表示・部屋前のiPadから空き状況をチェックして予約をすることができます。

   【POINT】
   空いてる会議室を見つけたらその場で予約

   • マップ上で空き状況を一目で確認
   • 会議室を探す手間を削減し、スムーズに予約
   • PCやスマートフォンから、スムーズに予約

   

2. カラ予約を自動でキャンセル

   予約時間になってもチェックインされていない場合や、一定時間利用されていない場合には、予約を自動でキャンセル。使われていない会議室を開放し、本当に必要な人が利用できる環境をつくります。

   【POINT】
   使われていない予約を減らし、会議室の稼働率向上へ

   • チェックインされない予約を自動キャンセル
   • 長時間利用されていない予約も自動キャンセル
   • 本当に必要な人が使える環境を実現

   

3. 会議室の利用状況をリアルタイムに可視化

   リアルタイムで空き状況を部屋前のiPadで確認でき、探す時間を削減。会議室の有効活用につながります。さらに占有センサーと連携することで、予約状況だけなく、会議室内の実際の利用人数もマップ上で確認できます。

   【POINT】
   使われていない予約を減らし、会議室の稼働率向上へ

   • リアルタイムで空き状況を確認
   • 占有センサー連携で実際の利用人数を表示
   • ムダな予約を減らし、会議室を有効活用

   

4. データを活用した運用改善

   蓄積した予約・利用データを様々な視点から可視化。会議室ごとの総予約数や稼働率、ピーク時利用率など、利用動向の分析が可能です。データに基づいた運用改善・レイアウト検討に活用できます。

   【POINT】
   データをもとに会議室運用を改善

   • データで課題を発見し、改善施策を立案
   • 利用実態に合った会議室配置やルール見直しに活用
   • オフィス戦略の精度を向上

   利用率一覧

   

QRICOH Spacesとはどのようなサービスですか？

A

会議室・座席・駐車場・受付などの予約管理を一元化し、
オフィスの最適化を支援するクラウド型ワークプレイス管理サービスです。

QスマートフォンやPCから座席・会議室を予約できますか？

A

スマートフォン、PCから、座席や会議室の空き状況を確認して予約できます。
マップを見ながら利用したい場所を選択することもでき、出社前や移動中の予約にも活用できます。

QOutlookやGoogle Calendar™と会議室予約を連携できますか？

A

Microsoft 365、Google Workspace™と連携し、
普段利用しているカレンダーとRICOH Spacesの会議室予約を連携できます。

Q予約した会議室が利用されなかった場合、自動でキャンセルできますか？

A

予約開始後、一定時間チェックインされなかった場合に予約を自動キャンセルする運用が可能です。
利用されていない会議室を開放することで、カラ予約の削減と会議室の有効活用につなげられます。

Q複数のオフィスや拠点の座席・会議室を管理できますか？

A

複数拠点の座席や会議室などをRICOH Spaces上で管理できます。
拠点ごとのスペース利用状況を把握し、オフィス運営に活用できます。

Q会議室や座席がどのくらい利用されているか確認できますか？

A

予約・キャンセル状況や座席・会議室の利用状況などを分析できます。
曜日別の利用傾向なども確認でき、オフィスの利用実態を把握するためのデータとして活用できます。