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よくあるご質問

ABWとはどういう意味ですか。またどのようなメリットがあるのですか。

”Activity Based Working”　「仕事（アクティビティ）の内容に合わせて自律的に仕事の場所を選択する」働き方のこと。「指示された仕事をこなすだけ」や「やらされる仕事」から「自ら選択する」働き方をするという考え方にオフィスづくりから変えることで、クリエイティビティや生産性、エンゲージメントが高まるとされています。

フリーアドレス化したときに、役職者席はどのようにしたらよいか。
いわゆるひな壇席。公印の押印など、固定席が避けられないが、どのように対応しているのか。

段階的に取り入れることをお勧めします。一気に全面的に導入すると管理職、一般社員共に戸惑うことがあります。まずは、役員席は残し、部門ごとにエリアを決めたグループフリーアドレス制を採用する。その時に課長や部長などのマネージャーは席を廃止し、上から監視するような雰囲気を変え、より同じ目線でコーチングしやすい状態に変える。一部の情報管理が必要な席、相談窓口機能、押印機能、は残りますので、一律にフリーアドレスにしないで、残しておいてよいかと思います。

また、伝票や特定の文書などの収集は目的別にポストやパーソナルロッカーを利用して対応すれば、必ずしも専用のデスクは必要ありません。

社員全員が集まることはありませんか。その場合席が足りなくなることはありませんか。
（社員数の４０％に席を削減したオフィスのケース）

弊社では、コロナ禍以降、テレワークが定着して、社員全員が毎日出社することは無くなりました。グループごとには全員出社はありますが、あらかじめ会議室や座席を予約をして対応しています。

オンラインブースに入りきれない人の音問題はどのように対応しているのですか。

クローズ型（天井あり）のオンラインブースを十分に準備できない場合、オフィス内でゾーン分けをして対応しています。サイレントゾーン、コミュニケーションゾーンなどと分けています。（フリーアドレスが導入されているのが前提）

また、音は漏れますがオープン型（天井なし）の個人ブース席を設置してあまり発言しない会議などはそこで実施できるようにしています。

ペーパーレスについて、どのような手順で進めればよいですか。

まずは、（法定保管文書以外について）現状把握から始めます。現状の文書などを部門別にFM（ファイルメーター）という単位（A4用紙を積み上げたときに何メートルになるか）を使い、調べます。

次に、日常的に使っている文書を分別します。（１年以内に使用したかを基準とする）

そして、１年以上使用していないものは処分します。処分に迷う文書が出てきますが、それは一時保管箱（モラトリアムボックス）に保管し、それを半年ほどの期限を決めて倉庫などに保管します。それでも使用しなかったら処分します。

ほとんどの文書の原本はデジタルデータのことが多いですので、その電子データを共有化できるようにフォルダ整理します。アナログ文書はスキャン（電子化サービスを利用）してデジタルデータにし、テレワークに対応できるようにします。

また、押印についてはデジタルサイン（電子契約）やデジタルワークフロー（稟議書のデジタル承認フロー化）の採用により押印が不要となり、原本もデジタル化されます。

法定文書についてもデジタル化が徐々に進んでいますが、現行の各種法令に従う必要がありますので別途お問い合わせください。リコージャパンでは働き方改革の前提となるペーパーレスの実現を支援するサービスがあります。

フリーアドレスやABWは何人ぐらいのオフィスで有効ですか。

フリーアドレスやABWオフィスの目的がスペース効率化やコミュニケーション活性化、創造性の向上の場合は人数が少ないとあまり効果を感じることができません。
３０人程度以上が適当かと思います。

リニューアルの検討期間はどれくらい必要ですか。

全面的に変える場合は、３か月～１年は準備期間が必要です。
移転の場合は、現オフィスの賃貸借契約の解除通告期間を考慮する必要があるのでその期間に準じます。
現オフィスの部分改修の場合すぐに着手可能な場合がありますのでご相談ください。

オフィスづくりの工期はどれくらいかかりますか。

工事内容によって大きく変わりますが、一般的なオフィスの目安として以下のようになります。
（着工から完了までの期間を想定/検討期間等を除く）
３０人程度の小規模のオフィスの場合。２週末。（休日４日間）
１００人程度の中規模オフィスの場合。１か月～２か月。
数百人の大規模オフィスの場合。３か月～

発注からどれくらいで完成しますか。

ご相談の規模により大きく変わりますが、最短で着工はご発注（仕様決定）から約１か月後となります。完成時期は上記の工期が目安となります。
また、オフィス家具の追加購入のみの場合は在庫品に限られますが、数日で納品も可能ですのでご相談ください。

見積もりはどれくらいかかりますか。

ご相談、お打ち合わせの後、現地調査を実施し、１週間～２週間程度でご提案及びお見積り致します。
予算取りやお急ぎの場合、図面のみの概算お見積りなど対応できる場合もありますのでご相談ください。