テレワーク（リモートワーク）のよくある課題とは？解決策と役立つツール、導入時の注意点を解説
公開日:2022年04月25日
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2026年2月20日更新
コロナ禍を経て在宅勤務をはじめとするテレワーク（リモートワーク）は多様な働き方の一つとして定着しつつあります。通勤負担の軽減や人材確保といったメリットがある一方で、コミュニケーションや労務管理、情報共有など、新たな課題に直面している企業も少なくありません。
本記事では、テレワークにおいて多くの企業が抱えやすい課題と、その解決に役立つ具体的な方法を整理して紹介します。あわせて、各種ツールを導入する際に押さえておきたい注意点についても解説しますので、これからテレワーク環境の整備・改善を検討している方はぜひ参考にしてください。
テレワーク／リモートワークを導入するメリット
企業がテレワークを導入するメリットとして、次の2点が挙げられます。
優秀な人材の確保につながる
テレワークの導入は多様な働き方の実現を後押しし、優秀な人材の確保につながります。たとえば、地方に住んでおり諸事情で転居が難しい方や、子育て中でオフィスに毎日通うのが難しい方もいるでしょう。優秀な人材でありながら、こうした事情によって勤務継続や採用が阻まれてしまうケースは少なくありません。
テレワークが可能な職場であれば、たとえオフィスに通勤できなくても勤務可能となります。人材募集の対象も全国区になるため、優秀な人材を獲得できる可能性が高まるでしょう。
経費やオフィス維持費を削減できる
全従業員が毎日オフィスに出社する必要がなくなれば、通勤手当や光熱費を抑えられるほか、必要に応じてオフィスのダウンサイジングも可能になります。よりコンパクトなオフィスへ移転したり、オフィスフロアを減らしたりすることで、家賃を削減できるでしょう。
出社人数が抑制されることによって、オフィスのスペースを活用できる余地も広がります。座席数が減って空間が広く使えるようになる分、リフレッシュスペースや集中スペースを設けるのも1つの方法です。このように、経費やオフィス維持費の削減につながることは、テレワーク導入によって得られる大きなメリットといえます。
テレワーク／リモートワークのよくある課題
テレワークの導入によってメリットを得られる反面、新たに課題が表面化することも考えられます。テレワークを取り入れた職場において、よく見られる6つの課題を確認していきましょう。
1. コミュニケーションに関する課題
全員が出社していたときと比べて、コミュニケーションが取りにくくなったと感じる可能性があります。対面で直接伝えればごく短時間で済むことでも、物理的に離れた場所同士で連絡を取り合うにはコミュニケーション方法を工夫しなければなりません。あえてメールを送ったり電話をかけたりするまでもない「ちょっとした確認事項」などは、ハードルが高くなったと感じられるかもしれません。
2. 従業員の業務状況が見えにくい課題
テレワーク環境下では、従業員の業務状況が見えにくくなることが課題となる場合があります。働いている様子を直接確認できなくなるため、各自がどのような作業に取り組んでいるのか、進捗状況はどうなっているのかを共有する手段が必要になります。
従業員自身にとっても、「サボっていると思われないか」「仕事のプロセスを評価してもらえるのか」といった不安を抱える原因となりがちです。業務の状況を確認するための仕組みの整備を進めておく必要があるでしょう。
3. 勤怠管理など労務面に関する課題
出退勤の報告・承認をどのような方法で行うか、休憩時間をどう定めるか、といった課題も表面化しがちです。業務を一時的に離れる、いわゆる「中抜け」をどう扱うべきか、といったルールも整備しておかなければなりません。
テレワークに切り替えたことで公私の区別が曖昧になり、働きすぎてしまう従業員が現れることも想定されます。残業時間を適切に管理する意味においても、勤怠管理に関する課題をクリアしておく必要があるでしょう。
4. 情報共有に関する課題
情報共有の難度が上がることも課題の1つです。オフィス出社時のように、小規模なミーティングを機動的に行うのが難しくなりかねません。テキストベースのコミュニケーションでは伝わりにくいニュアンスや、感情面も含めたやり取りが少なくなってしまうことが懸念されます。たとえば、会議参加者が同じ資料を見ながら話し合ったり、意見を出し合ったりできる仕組みを確立する必要があるでしょう。
5. 教育・伝達に関する課題
テレワーク環境下で課題となりやすいのが人材教育です。作業をしている現場を直接見てフィードバックを行ったり、実際にやって見せたりするといった対応がしにくいと感じる可能性があります。
伝達事項に関しても、日常のささいな声のかけ合いが業務を支える要となっているケースは少なくありません。テレワーク環境下において、こうした「温度感のあるコミュニケーション」をどう再現するかが課題となります。
6. 経理業務に関する課題
紙ベースの書類のやり取りが発生する業務が進めにくくなるという課題もあります。領収書や請求書が紙ベースの場合、経理処理には物理的なやり取りを行わざるを得ません。郵送やFAXによって送り合う方法はあるものの、タイムラグが発生するのは避けられないでしょう。書類を扱う業務をいかにテレワーク環境に適応させるかは、重要な課題の1つとなると考えられます。
テレワーク／リモートワークの課題を解決する方法
ここからは、前章で挙げたテレワーク／リモートワークにおける代表的な課題について、それぞれの解決策と有効なツール、導入時の注意点を具体的に解説します。
1. コミュニケーションに関する課題の解決策
ここからは前章で挙げた6つの課題について、それぞれ解決策を紹介していきます。1つめは、テレワーク環境下でコミュニケーションが取りにくくなる課題の解決策です。
解決策：Web会議システムの活用
Web会議システムを活用することで、遠方の相手とも顔を見ながらリアルタイムで会話を交わせます。対面に近いコミュニケーションが実現できるため、定期的な出社が困難なメンバーが含まれているチームなどにもおすすめです。
Web会議システムの多くは画面共有機能を備えています。文書を画面共有することで、参加者が同じ資料を見ながら会議を進めることも可能です。
Web会議システム導入時の注意点
Web会議システム導入時には、必要な機器や通信環境の整備が求められます。機器のトラブルやノイズによる聞き取りにくさなどのトラブルが生じるおそれがあるからです。ツールの操作方法も含めて、環境整備を進めておく必要があるでしょう。
また、参加者が複数名いる会議では発言しにくいと感じる参加者が現れる可能性があります。発言する順番やタイミングをあらかじめ決めておくなど、明確なルールを策定しておくことが大切です。
2. 従業員の業務状況が見えにくい課題の解決策
次に、テレワーク中の従業員が何をしているのか確認しにくい問題の解決策です。現在取り組んでいる作業や、仕事の進捗状況をリアルタイムで確認するにはどうすればよいのでしょうか。
解決策：タスク管理ツールの活用
各従業員の状況を可視化するには、タスク管理ツールの活用をおすすめします。各自がその日に取り組む事項や現在の進捗状況を随時更新していくことで、リーダーや管理職はメンバーの状況を一目で確認できます。
タスク管理ツールの導入によって、作業工程や業務プロセスが記録として残ることもメリットの1つです。事後のふり返りにこうしたデータを活用することで、業務プロセスの改善効果が見込めるでしょう。
タスク管理ツール導入時の注意点
タスク管理ツールを導入するにあたって、ツールの運用ルールを定めておく必要があります。たとえば各メンバーが入力すべき項目や、管理者がどのタイミングで確認するのか、といった点を明確にしておくことで、導入後の混乱を最小限に抑えられるでしょう。
なお、タスク管理ツールを選定する際には、多機能であれば導入効果も高まるとは限らない点に注意が必要です。自社にとって必要な機能を整理した上で、できるだけ無駄のないツールを選ぶことをおすすめします。機能が多すぎるツールを導入すると、かえって操作が複雑になったり、ランニングコストが高額になったりするリスクがあるからです。
3. 勤怠管理など労務面に関する課題の解決策
テレワーク環境下での勤怠管理は、どのように行えばよいのでしょうか。具体的な解決策と注意点を見ていきましょう。
解決策：勤怠管理システムの活用
勤怠管理システムとは、出退勤の管理や有給休暇などの各種申請、勤務時間の集計などをクラウド上で行えるツールのことです。スマートフォンやタブレット、パソコンのWebブラウザなどから利用できるため、場所や利用端末を選ばず勤怠管理を行えます。
勤務時間等の集計は自動で処理されるため、労務管理者の負担が軽減されることも大きなメリットです。ツールによっては、所定の労働時間上限が近づいたタイミングでアラートを発して知らせる機能を備えたものもあります。テレワーク環境下における働きすぎを防ぐには、こうした機能を活用するのも1つの方法です。
勤怠管理システム導入時の注意点
勤怠管理システムの導入時には、自社の就業規則に合わせてカスタマイズが必要になる場合があります。職種や部門によって勤務形態が異なっていたり、フレックス制や時差出勤を導入していたりする場合、実態に合わせてシステムの設定を変更しなければなりません。
また、就業規則を勤怠管理システムの運用に即した内容に改定する必要に迫られることも考えられます。申請の締め切りや申請・承認フローが紙ベースのフローのままでは、実態にそぐわなくなる可能性があるからです。このように、勤怠管理システムの導入と就業規則の改定は連動している点に注意する必要があります。
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4. 情報共有に関する課題の解決策
情報共有に関する問題は、どのように解決を図ればよいのでしょうか。とくにメールや電話でやり取りするまでもない、ささいな確認などをテレワーク環境下で行うための解決策を紹介します。
解決策：ビジネスチャットの活用
テレワークと相性のよいコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットが挙げられます。チャットは会話形式でやり取りするツールのため、メールや電話で確認するほどではない粒度の細かい対話に適しています。オフィスで席が近い従業員に確認するときのように、気軽に声をかけ合えるでしょう。
また、グループチャットを活用すれば複数名で情報を共有することも可能です。日常的にチームや部門内の情報共有を促すことで、会議や打ち合わせの開催頻度を下げる効果も期待できます。
ビジネスチャット導入時の注意点
手軽にコミュニケーションを図りやすいビジネスチャットのメリットは、注意すべき点ともいえます。参加するグループが増えるにつれて、チャットへの返信に追われることにもなりかねません。必要以上のやり取りが行われることのないよう、利用上のルールやマナーをあらかじめ定め、共有しておく必要があるでしょう。
とくにグループチャットでは、参加メンバーの発言が多すぎると重要な情報が埋もれがちです。複雑なやり取りはクラウド文書やメールで行うなど、チャットと他のツールを適宜使い分けることをおすすめします。
5. 教育・伝達に関する課題の解決策
各従業員が離れた場所で就業するようになると、教育・伝達をどうすべきかが課題となる可能性があります。テレワーク環境下で効果的に教育・伝達を進めるための対策を講じておくことが大切です。
解決策：ナレッジ共有ツールの活用
業務に関する知見やノウハウを蓄積するには、ナレッジ共有ツールの活用がおすすめです。ナレッジ共有ツールとは、チームや組織にとって有益な情報やノウハウを随時入力し、一元管理するためのツールを指します。蓄積されているナレッジは後から手軽に検索できるため、必要な情報に素早くアクセスできる点が特長です。
たとえば、ビデオ会議やチャット上で行われたやり取りをその場限りのものにせず、ナレッジ共有ツールに保存していくといった活用方法が想定されます。これにより、テレワーク環境下でも情報を得る機会に偏りが生じにくくなるほか、従業員の教育や業務引き継ぎなどにも活用できるでしょう。
ナレッジ共有ツール導入時の注意点
ナレッジ共有ツールを導入する際には、初期設定をどのように行うかが重要なポイントとなります。後で見返しやすいよう、情報を整理して保存しておく必要があるからです。
一例として、カテゴリ設定や運用ルールを慎重に検討しておく必要があるでしょう。カテゴリ設定に曖昧な点があると、同じトピックでも人によって書き込む場所が異なったり、必要な情報を後で探しにくくなったりするおそれがあります。また、全員がいつでも更新できるようにするのか、管理担当者を指名するのか、といった運用ルールも導入時点で決めておくのが得策です。
6. 経理業務に関する課題の解決策
経理関連の書類のやり取りは、どう解決すべきでしょうか。テレワークと親和性の高いツールや、導入時の注意点について解説します。
解決策：請求業務管理クラウドサービスの活用
テレワーク環境下では、できるだけ紙の書類を削減するほうが合理的です。デジタルデータであれば、郵送やFAXを利用することなく瞬時に共有できます。一例として、請求業務管理クラウドサービスを活用することで、帳票作成や承認をはじめ、メール送付や郵送代行、入金消込といった一連の作業をクラウド上で完結できるでしょう。
請求業務管理クラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、次に挙げる作業に対応可能です。
1.請求書などの帳票作成
クラウドなので、いつでもどこでも帳票作成が簡単にできます。
2.承認機能
書類を送付する前に、上長などが書類を承認でき、誤送付の防止が可能となります。印刷して承認のハンコをもらう行為がPCやスマホなどのデバイス上で簡単にできます。
3.メール送付・郵送代行
書類の送付はセキュアなメール送信で行う方法と、郵送代行で郵送作業を完全自動化できる方法があるので、会社に行かなくても郵送作業が簡単にできます。
4.入金消込
通帳と照らし合わせて行っていた入金消込を画面上のみで完結できます。口座連携機能を使うとさらに消込業務が簡単にできます。
無料トライアルも用意されているので、まず使ってみて、どの程度自分の作業が軽減されるのかを体験してみるのもよいでしょう。
請求業務管理クラウドサービス導入時の注意点
経理関連業務にクラウドサービスを導入する際には、取引先の承認を得ておく必要があります。取引先がデジタルデータによる書類のやり取りに対応しているか、先方の社内ルールなども含めて確認しておきましょう。
また、自社で使用している既存ツールとの連携が可能かどうかについても確認しておくことをおすすめします。他ツールと連携することで自動取込機能を活用できたり、財務情報を一元化できたりする可能性があるからです。さらに、セキュリティ対策が自社のセキュリティポリシーに即しているか、情報漏えい対策は講じられているか、といった点もチェックしておくとよいでしょう。
テレワーク/リモートワークの課題を各種ツールで効果的に解決しよう
テレワークは企業・従業員の双方にメリットをもたらす一方で、対策を講じておくべき課題も複数あります。課題ごとに解決策を把握しておき、有効なツールを導入することで、快適なテレワーク環境をスムーズに構築できるでしょう。今回紹介した各種ツールを効果的に活用して、テレワークで発生しやすい問題に先手を打って対策を講じてみてはいかがでしょうか。
記事執筆
バックオフィスラボ編集部 （リコージャパン株式会社運営）
バックオフィスラボは、バックオフィス業務を「総務」「経理」「人事労務」「営業事務」「法務」「経営企画」の6つに分類し、法令解説や最新トレンド紹介など、バックオフィス業務の改善に役立つヒントを発信しています。
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