要約力を身につける方法｜優秀なビジネスマンになるための必須能力

「あの人の説明は、いつも簡潔でわかりやすい」と思ったことはありませんか？
それはその人が優れた要約力を持っているからです。要約力とは、情報の本質を見抜き、簡潔に伝える能力のことです。要約力があれば、ビジネスの場面でも、報告書やメールを分かりやすくまとめたり、会議で的確な意見を述べたりすることができます。
この記事では、仕事で役立つ文章要約のコツと効果的なトレーニング方法を解説します。要約力を鍛えることで、情報収集やコミュニケーションがよりスムーズになり、仕事の質を高めることができます。

要約力とは？

要約力とは、情報の中から重要なポイントだけを素早く掴み、わかりやすくまとめる能力のことです。
膨大な情報が飛び交う現代において、要約力はビジネスパーソンにとって必須のスキルと言えるでしょう。
例えば、長時間の会議の内容を簡潔にまとめたり、複雑なデータを分かりやすく報告書にまとめたり、顧客への提案資料を要点に絞って作成したりと、ビジネスシーンではさまざまな場面で要約力が求められます。

要約力がないと困ること

要約力がないと、ビジネスシーンでさまざまな問題が発生する可能性があります。ここでは、具体的な例を挙げて解説していきます。

仕事の能力が低いと思われる

要約力がない人は、自分自身の思考が整理できていないため、話が脱線しやすく、聞き手にとっては結論や要点がどこにあるのか分かりづらくなってしまいます。
結果的に、ネガティブな印象を相手に与えてしまう可能性があり、「仕事ができない人」と評価されてしまうおそれがあります。

コミュニケーションコストがかかる

要約力がないと、情報を簡潔に整理できず、相手が理解するのに時間がかかります。その結果、誤解や認識のズレが生じやすくなり、余計な確認や修正が必要になってしまいます。無駄なやり取りが積み重なることで、結果的にコミュニケーションコストがかかる印象を与えてしまいます。

要約力があると享受できるメリット

要約力を身につけることで、主に下記のメリットを享受することができます。

• ・時間短縮、生産性の向上
• ・コミュニケーション能力の向上
• ・問題解決能力の向上

それぞれ詳しく見ていきましょう。

時間短縮・生産性の向上

要約力がある人は、膨大な情報から必要な部分をすばやく見抜く力があります。長い資料を読むときも、要点だけを押さえて効率よく理解できるため、情報収集にかかる時間を大幅に短縮できます。また、会議やプレゼンでは、要点を絞って話せるため議論がスムーズになり、報告書や議事録もシンプルにまとめることで作業時間を減らせます。

コミュニケーション能力の向上

要約力があれば、自分の考えを整理して、端的に伝えることができます。
会議ややりとりの中で相手の意図を正確にくみ取り、的確な返答ができるため、誤解の少ないスムーズなコミュニケーションにつながります。文章でのやり取りでも、無駄のない表現ができるようになり、伝わりやすさが向上します。

問題解決能力の向上

要約力を使って情報を整理することで、問題の本質を見抜きやすくなります。
課題をシンプルに捉え、優先順位をつけて対応できるため、効率的に解決策を導き出すことができます。

要約力を身につける方法

要約力は、一朝一夕に身につくものではありません。継続的なトレーニングによって、着実に鍛え上げることができます。
主に下記の4つの方法があります。

• ・メモを取る習慣をつける
• ・本を活用する
• ・自分の言葉で話す
• ・フィードバックを受ける

それぞれ詳しく見ていきましょう。

メモを取る習慣をつける

会議やプレゼン、セミナーなど、情報がインプットされる場面では積極的にメモを取るようにしましょう。
メモを取ることは単に情報を記録するだけでなく、情報を取捨選択し、整理するというプロセスを経るため、要約力の向上に大きく役立ちます。
主に下記のようなことを実施しましょう。

5W1Hを意識する

メモを取る際には「誰が」、「いつ」、「どこで」、「何を」、「なぜ」、「どのように」という5W1Hを意識しましょう。
これらの要素を明確にすることで、情報が整理され、要点が掴みやすくなります。
例えば、商品開発のプレゼンを聞く際に「いつ（発売予定日）」、「誰が（発表者）」、「何を（製品名）」、「なぜ（開発の背景）」、「どのように（具体的な機能）」といった点を意識してメモを取ることで、プレゼン内容をより深く理解することができます。

キーワードを抽出する

メモを効果的に活用するには、その場で聞いた情報すべてを記録するのではなく、内容の核心となるキーワードを抜き出すことが大切です。
ここでいうキーワードとは、後から内容を思い出す手がかりになる具体的で意味のある語句や短いフレーズを指します。たとえば、「新しいマーケティング戦略について議論した」という場面では、「SNS施策」、「顧客接点の強化」、「若年層向けプロモーション」など、内容のポイントを簡潔に表す語句をメモしておくと、あとで要点を再構成しやすくなります。

図解を取り入れる

図や表を用いることで、情報を視覚的に整理することができます。
人間の脳は文字情報よりも視覚情報を処理するのが得意です。そのため、図解を取り入れることで情報をより効率的に理解し、記憶することができます。たとえば、会議の内容をメモする際に、議題の関係性をマインドマップで表現したり、データの推移をグラフで表したりすることで、より分かりやすく情報を整理することができます。他にも「メリット」、「デメリット」などの簡単な分類をして線で囲むだけでも、文章だけで記載するよりもわかりやすくなるでしょう。

本を活用する

読書は、活字を通して著者の思考を辿り、膨大な情報の中からエッセンスを抽出する作業であるため、要約力を鍛えるための最良のトレーニングと言えるでしょう。
具体的にどのように本を活用していくのか、詳しく見ていきましょう。

本の要約を書く

読んだ本の内容を要約することは、文章をまとめる力を鍛える上で非常に効果的です。
まずは本の内容を簡単な文章でまとめてみましょう。慣れてきたら文字数を制限したり、要約に含めるべき項目を指定したりして、難易度を上げていくのも良いでしょう。

読書感想文を書く

読書感想文を書くことは自分の考えを整理し、表現する力を養う上で役立ちます。
本を読み終わった後に感じたことや考えたことを文章にまとめることで、要約力だけでなく、表現力や思考力も高めることができます。

著者の主張をまとめる

著者が本を通して伝えたいメッセージを要約することで、文章の読解力を高めることができます。
文章の表面的な情報だけでなく、行間を読み取り、著者の意図を理解する力を養うことで要約力が向上します。

自分の言葉で話す

要約をテキストにするだけでなく、自分の言葉で他の人に伝えるのも効果的なトレーニングになります。
例えば、セミナーや講演会などの内容や感想を相手に伝えることは効果的です。さらに、ただ伝えるだけでなく、前提知識がない相手でも理解しやすいように、より簡単な言葉で話すように意識することで、頭の中で話を整理する力が身につきます。このようにアウトプットを増やすことで、要約力の向上が期待できます。

フィードバックを受ける

要約力を向上させるためには、自分が作った文章を同僚や上司などに確認してもらい、フィードバックを受けることが大切です。
例えば、「わかりにくい点はあったか？」、「結局何を伝えたかったのか把握できたか？」といった点のフィードバックを受けると良いでしょう。また、要約が上手な先輩などにアドバイスをもらうことも効果的です。何度もフィードバックを受けると、どんな内容に関しての指摘が多いかを分析することができるため、要約スキルの向上に寄与します。

要約の手順

文章を要約する際には、単に情報を短くするだけでなく、重要なポイントを見抜き、分かりやすく伝える力が求められます。ここでは、効率よく質の高い要約を作成するための3つのステップをご紹介します。

• 1.文章の内容を正確に把握する
• 2.情報を整理・取捨選択する
• 3.簡潔で伝わる文章に整える

それぞれ詳しく見ていきましょう。

文章の内容を正確に把握する

要約の第一歩は、元の文章を正しく理解することです。
文章全体の流れや筆者の主張を見極めたうえで、要点を取り出す準備をしましょう。

構成を読み解く

多くの文章は、「序論→本論→結論」あるいは「主張→根拠→具体例→まとめ」といった構造で成り立っています。この構成を把握することで、どの情報が中核で、どこが補足なのかを見極めやすくなります。

キーワードに注目する

文章中で繰り返し登場する語句や強調されている表現は、その文章の「核」となる情報である可能性があります。キーワードを抜き出し、それらの関係性を整理することで、主題や論点がより明確になります。

情報を整理・取捨選択する

内容を把握したら、次は要約に使う情報を絞り込みましょう。この段階では、「どの情報が必要で、どれを省くべきか」を判断する力が求められます。

重要度で優先順位をつける

キーワードや主題に関わる情報の中でも、読み手にとって価値が高い内容を優先的に要約文に含めましょう。たとえば、筆者の主張やその根拠となる事実、結論に関わる記述などは特に重視されます。一方で、補足的なエピソードや細かい数値などは、省略または簡潔にまとめても構いません。

関連情報をグルーピングする

共通点のある情報をまとめて扱うことで、構造が整理され、読み手にとって分かりやすい要約ができます。たとえば、「原因と結果」「課題と解決策」「メリットとデメリット」などの対になる情報は、ひとまとまりに整理すると効果的です。

簡潔で伝わる文章に整える

最後に、選び取った情報をもとに、読みやすく伝わる形で文章を整えます。要約文は短くても意味が明確で、論理の流れが自然であることが求められます。

重複表現を避ける

同じ意味の言葉を繰り返すと、文章が冗長になります。言い換え表現を活用しつつ、必要最小限の語句で伝えるように心がけましょう。

段落構成を工夫する

長い文章は途中で読み疲れてしまう原因になります。1段落は3〜5行程度に抑え、適度な改行や文の切れ目を意識して、読みやすいリズムを作りましょう。

要約の具体的なやり方、コツについては下記の記事で解説しています。
「要約 コツ」の記事のリンク

要約力を身につけるおすすめのソフト

要約力を鍛えるためには、会議を文字起こしして議事録を作成し、それを要約することもおすすめです。
そこで役立つのが、自動文字起こし・議事録作成ツールのtorunoです。
torunoはリコーが開発・提供しているツールで、Web会議の録音、文字起こし、画面キャプチャができる機能があり、会議をまるごと記録できます。
また、torunoは文字起こし・画面録画だけでなく、議事録作成まで行うことができます。
torunoで自動作成した議事録を要約することで、自然と要約力が鍛えられます。
要約力は、ビジネスのあらゆる場面で求められるスキルです。torunoを活用しながら、実践的にスキルを磨いていきましょう。