議事録を要約する方法【テンプレート・AIツールの活用法を紹介】

会議の後に議事録を作成するのは、もはや日常業務の一部です。しかし、その議事録が単なる「記録」で終わってしまっていないでしょうか？読み返しても何が重要だったのかがわからない、関係者に共有しても行動に結びつかない、そんな課題を抱えている人も多いのではないでしょうか？
そこで注目したいのが「要約形式」の議事録です。内容をわかりやすく整理し、決定事項や次のアクションがひと目で伝わる要約形式の議事録は、チームの認識を揃え、意思決定を加速する強力なツールになります。本記事では、議事録の形式や要約の重要性、そして録音から要約までを自動化できる最新AIツールについて解説します。

議事録の形式：会話形式と要約形式、どう違う？

議事録には大きく分けて「会話形式」と「要約形式」の2種類があります。それぞれに目的と使いどころがあり、シーンに応じて適切に使い分けることが大切です。

会話形式（逐語録型の議事録）

会話形式は、会議中の発言をそのまま文字起こししたものです。話者ごとの発言順やニュアンスが残るため、会話の流れを正確に振り返ることができます。一方で、情報量が多く読みづらいため、あとから要点を探すのに時間がかかるという課題があります。
向いているケース：

• ・契約交渉やトラブル対策など証跡が求められる場面
• ・専門的・技術的な議論の詳細を残したいとき

要約形式（要点整理型の議事録）

要約形式は、会議のポイントや決定事項、アクションなどを簡潔にまとめたものです。読み手は短時間で本質を理解でき、関係者への共有や報告資料としても活用しやすいのが特徴です。
向いているケース：

• ・上司や関係部門への報告
• ・プロジェクトの進捗共有
• ・社内での情報共有

要約された議事録を作成するメリット

ビジネス現場では、情報をすばやく適切に伝えることが重視されます。会議の内容をただ記録しただけの議事録では冗長になってしまうため、役に立たない議事録となってしまいます。そこで、実際の業務では、重要なポイントや決定事項を簡潔にまとめた「要約形式」の議事録を用いることが多くあります。
ここでは、要約された議事録がもたらす具体的なメリットを3つ紹介します。

時間短縮できる

会議の内容を要点だけに絞ることで、読み手が内容をすばやく把握でき、無駄な時間を減らせます。作成側も、録音をすべて文字起こししたり、文脈を追って整理する作業を軽減できます。特にAIツールを活用すれば、要点抽出から構成案の生成までを短時間で行えるため、議事録作成のスピードが飛躍的に向上します。

情報の客観性と一貫性を保つことができる

議事録を利害関係のある担当者が作成する場合、担当者の主観や表現によって情報の伝わり方に差が出てしまうことがあります。定型フォーマットを使った要約形式であれば一定の枠組みで記載することになるため、作成者に依存する書き方を減らすことができ客観性を保ちやすくなります。また、経緯があるような複数回の打合せの場合にも、記載内容や記載水準について、一貫性を保ちやすくなります。

決定事項や次のアクションが明確になる

「会議した結果、どうなったのか」を読み解くのに時間のかかる議事録は、読み手の時間を浪費させることになります。要約形式は、会議の結論である決定事項や次のアクションを記載することが一般的です。また、なぜそうなったのかが分かるように見出しや内容を整理して記載します。そのため、読み手は短時間で会議のポイントを理解できるようになります。会議の成果や次の行動について、欠席者は素早く理解でき、事後会議を振り返る当事者も素早く思い出すことができます。

要約された議事録を作成するデメリット

要約形式の議事録は、情報を整理しやすく、共有や思い出すことをスムーズにする一方で、いくつか注意すべき点もあります。ここでは、要約された議事録の代表的なデメリットや落とし穴について解説します。

発言のニュアンスや背景が省略されやすい

要点を簡潔にまとめる都合上、発言の細かなニュアンスや前提条件、感情的なトーンが削ぎ落とされます。そのため、「なぜこの結論になったのか」「誰がどんな懸念を示したのか」といった背景が伝わりにくくなることがあります。特に複雑な意思決定が行われた会議や、後から議事録だけを読んで内容を把握したい場合には注意が必要です。

要点抽出にばらつきが生じる可能性がある

要約はどうしても情報の取捨選択が入ります。議事録担当者の理解力や立場によって議事録に取り上げられる情報が変わります。結果として、伝えるべき内容が抜け落ちたり、誤解を生むような表現になる可能性があります。事後の確認や編集を怠ると、誤った要約や意図しない要約のまま共有されてしまう恐れがあります。

証跡としての価値は限定的

会話形式と異なり、要約形式の議事録は発言内容の詳細が残らないため、契約交渉やトラブル時の証拠資料としては不十分な場合があります。発言者の発言順や発言者名が省略されているケースでは、誰がどのような発言をしたかの把握することも困難になります。法的・内部統制上の観点から記録が必要な場面では、会話形式の補完が必要です。

おすすめ議事録作成・要約ツール8選

会議の内容を記録して、要点を抽出し、関係者に素早く共有するには、ツールの活用を検討してみましょう。特に最近では、録音から文字起こし、議事録作成、要約までを一括でこなせるAI搭載ツールが増えています。ここでは、目的別におすすめのツールを８つ紹介します。

文字起こしテキストを要約・議事録作成するツール

録音済みの音声をすでに文字起こし済みの場合、そのテキストを整理し、要点を抽出して議事録を作成する工程が必要になります。このような場面では、生成AIを要約ツールとして活用する方法が有効です。
ここでは、代表的な生成AIツールを3つ紹介します。各ツールを使った議事録の作成方法は、それぞれのリンク先の記事をご参照ください。

ChatGPT

ChatGPTで議事録を自動作成する方法｜おすすめツールも紹介

議事録作成にChatGPTを活用する方法を解説！音声データの文字起こし後、ChatGPTに要約や校正を任せることで、作業時間を削減しながら精度の高い議事録が作れます。

Gemini

自動文字起こしアプリ・ソフトのおすすめ18選！音声認識とAIを使った文字起こしソフトをPC/スマホごとにご紹介！

Googleの生成AI「Gemini」は、文字起こし済みのテキストをもとに議事録を効率よくまとめることができます。議事録作成にかかる時間と手間を大幅に削減できます。本記事では、その具体的な活用手順や注意点をご紹介します。

Claude

話題のAI：Claude（クロード）の使い方・料金・特徴を解説

Claude（クロード）は、Anthropic社が開発した生成AIです。Claudeが注目された背景や特徴、使い方、そしてClaude3の各モデルの違いや活用事例などを解説します。

会議の録音から文字起こし・要約までを一括で行うツール

録音の段階から議事録の完成までをまるごと効率化したい場合には、録音・文字起こし・要約・共有のすべてを一括で行える統合ツールの導入が有効です。
録音・文字起こし・要約を行える代表的な議事録作成ツールを紹介します。

toruno

「toruno」はリコーが開発・提供している議事録作成アプリです。面倒な操作は一切なく、1クリックでアプリを立ち上げて録音・文字起こしできます。また、あらかじめ用意されたプロンプトを使って、文字起こし結果をもとに議事録や要約を簡単に生成できます。
torunoの詳細はこちら

Notta

「Notta」は、音声を録音・文字起こしし、重要なポイントを自動で抽出して要約をすることが可能なAI文字起こし・議事録サービスです。特色は、多数の言語に対応していることです。
Nottaの詳細はこちら

スマート書記

「スマート書記」は、文字起こし・議事録作成機能の他、AIによる自動要約・要点抽出・書き言葉への変換で作業を自動化できるツールです。様々なWeb会議ツールと連携可能で、音声や動画のアップロードにも対応しています。
スマート書記の詳細はこちら

YOMEL

「YOMEL」は、会議の発言内容を自動的に文字起こしできるツールです。会議後ワンクリックで議事録を作成、自動要約できます。要約やブックマークの内容を改めてまとめることのできる議事録エディタ機能も備えています。
YOMELの詳細はこちら

AI議事録とれる君

AI議事録取れる君は、マイクからの音声をAIが即座にテキスト化して議事録作成を効率化できるツールです。ツールによる文字起こしが終了すると、AIがテキストを解析して小見出しと箇条書きの要約を自動的に作成します。
AI議事録取れる君の詳細はこちら

議事録の要約はツールを活用しよう

要約形式の議事録には、情報の整理・共有を効率化するメリットがあります。時間短縮はもちろんのこと、表現のばらつきを抑えて一貫性のある情報伝達を実現し、決定事項や次のアクションが明確になることで、会議の成果を実務へとつなげやすくなります。
こうした要約議事録を無理なく実現するためには、ツールの活用が効果的です。たとえばtorunoのようなツールを使えば、録音から文字起こし・議事録作成・要約・共有までをスムーズに進めることができ、議事録作成の手間を大幅に削減し、業務の効率化につなげることができます。
まずは一度、実際の会議で使ってみて、変化を体感してみてください。

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