受発注システムの導入メリットを注文側・受注側からそれぞれ解説

商品の発注・受注は、卸売業・小売業・製造業におけるBtoB取引の根幹を支える重要な業務の1つです。一方で、受発注業務には多くの細やかな工程があり、注文側・受注側の双方にとって少なからず負担になることがあります。BtoC取引において広く利用されているECサイトのように、発注・受注の処理を手軽に進めたいと感じたことはないでしょうか。こうした業務課題を抱えている事業者様におすすめの仕組みが「受発注システム」です。

今回は受発注システムについて、注文側・受注側にとってのメリットを紹介します。双方が得られるメリットについて、図解とともに詳しく見ていきましょう。

受発注システムとは

受発注システムとは、インターネット経由で得意先から注文を受け付け、管理できるシステムのことです。卸売業・小売業・製造業といったBtoB領域を中心に、幅広い業種で導入が進んでいます。

【Web受発注システム（クラウド型）の概要】

受発注システムの大きな特徴として、日本の商習慣に合わせた多様な機能が搭載されている点が挙げられます。受発注システムの導入によって、注文受付の効率化につながるだけでなく、注文に関連したさまざまな業務負荷が軽減されるのはこのためです。

受発注システムの概要をより詳しく知りたい方は、次の記事もあわせてご参照ください。
Web受発注システムとは？導入するメリットとシステム構成例

注文側が受発注システムを利用する3つのメリット

前述のとおり、受発注システムは注文側・受注側がいずれもメリットを得られる仕組みです。はじめに、注文側のメリットについて解説します。注文側が利用できる受発注システムの主な機能は「注文」「確認」「情報提供」の3つです。

1. いつでも、どこからでも注文できる

クラウド型の受発注システムは、専用アプリケーションなどをインストールすることなくWebブラウザ上で利用できます。パソコン・タブレット・スマートフォンなどのWebブラウザからアクセスするだけで、場所や時間を問わず簡単に注文処理を行える点が大きな特徴です。具体的には、次のようなメリットを得られます。

• ・仕入先が休日や営業時間外であっても24時間いつでも注文できる
• ・外出先（現場など）からでもスマートフォンで注文可能（オフィスに戻る必要がない）
• ・店舗の営業時間中に在庫が少なくなった商品をその場で注文できる

2. 知りたい情報を素早く確認できる

仕入先の営業日や営業時間を問わず、知りたい情報をいつでも素早く確認できることも大きな特徴です。仕入先が休日や営業時間外でも知りたい情報にアクセスできるため、重複注文や注文漏れ、注文ミスなどの防止につながります。具体的には、次のような情報を即座に確認できる点がメリットです。

• ・いつ何をどれだけ注文したか（注文履歴の確認）
• ・注文ごとの在庫数量（予定納期の確認）
• ・注文内容の修正・キャンセル

3. ビジネスに役立つ情報を得られる

ビジネスに役立つさまざまな情報を得られる点もメリットです。受発注システム内で通知を受け取れるため、タイムリーな情報を把握することでビジネスチャンスが広がります。システム経由で提供される情報の具体例は下記のとおりです。

• ・セール品などの販促情報
• ・新商品やトレンドなどの商品情報
• ・キャンペーンやイベントなどの催事情報

受注側が受発注システムを利用する11のメリット

次に、受注側が得られるメリットについて解説します。とくに、現状はFAXやメール、電話、LINEなどで注文を受け付けている場合、受発注システムの導入によって次のようなメリットを顕著に感じられるケースが少なくありません。

• 1.24時間いつでも注文を受け付けられる
• 2.受注入力作業の負荷が軽減される
• 3.注文内容を確認する手間を削減できる
• 4.納期回答を簡略化できる
• 5.電話注文時に発生しがちなトラブルを抑止できる
• 6.注文入力ミスによるトラブルを回避できる
• 7.問い合わせ対応の負担が軽減される
• 8.注文付随情報や注文データの管理負担を軽減できる
• 9.リモートワークを推進できる
• 10.営業活動や販促活動を強化できる
• 11.仕入や製造の計画も効率化できる

詳細を見ていきましょう。

1. 24時間いつでも注文を受け付けられる

受け付けた注文はクラウドサーバーで処理されるため、受注側で電話対応などができない時間帯でも注文を受け付けられます。インターネット経由で24時間体制の注文受付が可能になることで、機会損失を回避できる点がメリットです。

受発注システムによっては、注文受付時に自動で確認メールを送信するなど、自動処理を行う機能を備えたものもあります。こうした機能を活用することにより、注文受付や返信のために人員を常時配置しておく必要がなくなる点も大きな改善ポイントです。

2. 受注入力作業の負荷が軽減される

注文情報をデータでやり取りできることに加え、受発注システムと基幹システム（販売管理システムなど）を連携させておくことにより、受け取ったデータを直接反映させられます。これにより、受注後の転記や入力といった工程の省略が可能です。手入力のプロセスを削減することは業務負荷の軽減につながるだけでなく、人的ミスの抑制にも寄与します。

3. 注文内容を確認する手間を削減できる

注文側が商品を選択し、数量など必要な情報を入力するため、注文内容を確認する手間が削減されます。たとえば、電話や口頭による注文では「いつもどおり」「前回と同じ」といった曖昧な表現でのやり取りが発生しがちです。こうした曖昧な表現は注文ミスの原因になるだけでなく、特定の担当者しか注文内容を理解できないなど、業務が属人化する要因にもなりかねません。

受発注システムを活用することで、こうした曖昧な注文情報を受け付けることがなくなります。従来どおり注文内容の確認は必要ではあるものの、折り返しの連絡は明らかな注文ミスや気になる注文内容に絞られるため、注文確認にかかる時間を短縮できる点がメリットです。

4. 納期回答を簡略化できる

在庫情報や納期の目安といった情報を公開し、注文側と共有することにより、注文受信後に納期回答を行うプロセスを省略できます。FAXやメール、LINEなどで注文を受け付けた場合、納期について折り返し連絡する必要が生じるケースが少なくありません。受発注システムの導入によって注文受付メールの自動送信が可能になることに加え、注文側は在庫情報や納期目安を確認した上で注文できるというメリットがあります。

5. 電話注文時に発生しがちなトラブルを抑止できる

受発注システムを活用することで、注文の聞き間違いや言い間違いなどによるトラブルを抑止できます。電話や留守番電話で注文を受け付けた際、受注側が注文内容を聞き間違えたり、注文側が注文内容を言い間違えたりするなど、トラブルに直結するミスが発生しがちです。さらに、電話の場合は注文内容の記録が残らないため、トラブルが発生した場合に「言った・言わない」の問題に発展しかねません。結果的に受注側が責任を負わざるを得ない傾向があるため、そもそもこうしたトラブルが起こりにくい仕組みを構築しておく必要があります。

受発注システムを導入することで、注文履歴が記録として残り、トラブル発生時に責任の所在が明確になります。受注側の担当者にとって、ストレス軽減につながる効果も期待できるでしょう。

6. 注文入力ミスによるトラブルを回避できる

受発注システムでは注文をデータで受信し、基幹システムに直接反映させられるため、入力ミスに伴う注文トラブルの発生を抑えられます。FAXやメール、LINEなどで受け付けた注文情報は、システムに手作業で転記しなくてはなりません。この過程での入力ミスによって誤出荷が発生した場合、得意先からのクレームにつながるだけでなく、注文情報の修正や緊急出荷・即時納品といった業務負荷が生じる原因にもなります。こうした注文入力ミスを防ぐためにも、手入力の工程を経ることなく注文情報を反映できる仕組みを整えるのが得策です。

7. 問い合わせ対応の負担が軽減される

受発注システム上で在庫情報や納期目安、注文履歴といった情報を公開することで、問い合わせ件数が削減される効果が期待できます。一般的に、注文側から入る問い合わせの多くは在庫情報や納期目安、注文履歴に関するものです。受注側がこれらの情報を確認した上で折り返し連絡する必要があるため、問い合わせが入るたびに業務を中断しなければなりません。問い合わせの件数そのものの減少は、業務効率化や生産性向上に大きく寄与するでしょう。

8. 注文付随情報や注文データの管理負担を軽減できる

受発注システムによっては、注文情報とともに注文付随情報を送信できるものもあります（※）。注文データと注文付随情報をセットで一元管理できる点が大きなメリットです。

電話やFAX、メール、LINEなどで注文を受け付けた場合、注文に必要な申込データ（申込書類や画像など）を別途メールや郵送で送らなければなりません。注文側・受注側の双方にとって、情報管理が煩雑になりがちです。注文付随情報や注文データの管理負担を軽減できることは、受発注システムを活用するメリットといえます。
※注文付随情報の対応可否は受発注システムによって異なります。

9. リモートワークを推進できる

外出先・出張先からの注文や、在宅勤務などのリモートワークに対応しやすくなる点も大きなメリットの1つです。クラウド型の受発注システムはWebブラウザ上で利用できるため、注文側・受注側の双方が場所を選ばず業務を進められるようになります。柔軟な働き方を実現したい事業者様には、就業場所の自由度が高まるクラウド型の受発注システムがおすすめです。

10. 営業活動や販促活動を強化できる

受発注システムの導入によって業務効率化が進み、人員が確保されれば、営業活動や販促活動により多くのリソースを投じられます。たとえば、得意先への訪問やメール・掲示板機能を活用した情報提供など、売上伸長に向けた活動に注力しやすくなることもメリットの1つです。

また、受発注システムに記録される注文数を確認することで、営業活動や販促活動の効果測定も容易になります。成果が可視化され、活動が実を結んでいることが実感できれば、社員のモチベーションアップにも寄与するでしょう。

11. 仕入や製造の計画も効率化できる

受発注システムで受け付けた注文データは即時集計できます。仕入前・生産前に、いつ、どの商品がどれくらい必要かを把握することも可能です。

たとえば食品卸売業や食品製造業においては、飲食店や小売店の閉店後から夜間にかけて注文を受け付け、翌朝から配送・納品するといったように、受発注サイクルがごく短時間のうちに繰り返されているケースが少なくありません。一方で、注文受付がFAXや電話（留守番電話を含む）、メール、LINEなど複数に分かれている場合、注文総数の把握に時間がかかりがちです。ベテラン社員の経験則や直感に頼った仕入計画・生産計画にならざるを得ない傾向があります。

【受発注システム導入効果の例】

• ・食品卸売業：市場での仕入前に、どの商品をいくつ仕入れるべきかの判断材料となる
• ・食品製造業：どの商品をいくつ製造すべきか一目でわかり、生産計画を立てやすくなる

結果として仕入・製造が効率化されるだけでなく、ロスの削減によって利益拡大にも貢献する効果が期待できます。

受発注システムのメリットを活かして業務効率化と経営改善を実現しよう

受発注システムは、注文側・受注側の双方にとって業務改善につながるだけでなく、トラブルの抑止にも寄与します。注文側にとっては、いつでも簡単に注文でき、注文履歴を手軽に確認できるほか、情報提供も受けられる点がメリットです。受注側にとっては受注入力の作業が効率化されるのみならず、注文確認や問い合わせ対応といった幅広い業務の効率化が期待できます。また、柔軟な働き方の実現につながることに加え、営業活動・販売活動の強化や仕入・生産活動の向上にも資するでしょう。受発注システムを活用して、課題解決や業績アップを実現してみてはいかがでしょうか。

受発注業務の負荷軽減と顧客対応力アップを実現
https://www.ricoh.co.jp/solutions/list/order-processing-efficiency-pack
受注業務効率化パック│株式会社リコー

※本記事に記載の内容は、導入する受発注システムによって対応可否が異なる場合がございます。あらかじめご了承ください。