社内の風通しを改善！良い「相談」をうながすポイントとICTツール活用例
2022年02月14日 06:00
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経営者やリーダー層を悩ませることのひとつが、社員からの「相談」がおこなわれないことです。社員が重要なことを相談なしに進めてしまったり、相談するタイミングを逃して社員が仕事を抱え込んでしまったりと、相談しにくい社内環境がトラブルを招くこともあります。
反対に、相談しやすい環境は、ビジネスの成功やトラブル防止、さらには社員の満足度向上にもつながります。相談しやすい土壌を作ることは、会社が成長するために不可欠といえるでしょう。
とはいえ、気軽に相談をするようにと社員に伝えても、忙しい経営者はなかなか話を聞く時間がとれないのも現実です。スムーズな相談で社内のコミュニケーションを活性化させるには、どうしたら良いのでしょうか？
このコラムでは、社員からの相談がスムーズにおこなわれるためのポイントと、タイムリーな相談を実現するICTツールの活用法をお伝えします。
相談しにくい空気、作っていませんか？
仕事で大切な「ほうれんそう」のうち、「相談」は、仕事の方法やトラブル対応策について、社員が同僚や上司にアドバイスを求めることです。相談が滞ると仕事がストップしたり、アドバイスがあれば最善策がとれたはずの仕事で、期待された成果があがらなかったりといったことを招きます。また、部下が相談をしたくても上司が時間をとることができず、ミスや悩みを一人で背負ってしまうなどのトラブルも起こります。
逆に、相談することによるメリットはさまざま。ひとりでは見出せないアイデアを周りと出し合うことや、上司からのアドバイスを得ることは、社員の成長にもつながります。悩んだらすぐに相談ができるという意識があれば、社員たちが前向きに仕事に取り組み、恐れずチャレンジすることもできるでしょう。会社全体の力を底上げするためにも、相談のしやすい土壌を作ることが経営者には求められています。
仕事がうまくいく「相談を受ける」ポイント
では、相談のしやすい土壌を作るためには、どんなことを意識すれば良いのでしょうか。相談を成功させるポイントを3つお伝えします。
悩んだらすぐに相談できる環境を作る
相談は、仕事の進め方や、トラブルの対処法で悩んだらすぐにおこなうことが大切。そのため、ためらうことなく、すぐに相談ができる環境を社内に整えましょう。相談をストップすると、考えている間に時間が過ぎて何日も仕事に手を付けられなかったり、トラブルが大きくなってしまったりといったケースにつながります。
一人で考え続けるのではなく上司に相談をする、上司がつかまらないときはまずは先輩や同僚に話をすることを社員に徹底させましょう。
経営層やリーダーが気軽に相談をしやすい雰囲気を作ることも重要です。相談をしようと話しかけたのに後回しにしたり、自分で考えるように突き放したりすると、次から部下が相談を持ち掛けにくくなります。日ごろから話をする時間を多くとり、困ったことをすぐに言い出せる環境を整えておきましょう。
整理して相談するスキルを部下に伝える
相談内容がまとまっていないと、相談を受けた側が問題を理解するのに時間がかかってしまいます。相談したい業務についての現状と、そこまでのプロセス、そして相談したい内容を整理してから話をするように、部下に指導しておきましょう。「自分はこうしたら良いと思う」という意見も添えて伝えさせると、よりアドバイスをしやすくなります。
口頭で伝わりにくい内容や、数字が関係する相談については、資料を用意することも大切です。相談を受ける側が状況を正しく理解でき、次のステップにつながる生産的な話ができるでしょう。
相談相手を見極めるポイントを指導
相談をする相手を正しく判断することも重要です。実務に関わっていない上の階層の上司や、プロジェクトに属していない上司だと、相談に対してアドバイスしにくいことがあります。相談は、プロジェクトのメンバーや仕事の指示をした上司、相談事に関わる取引先を知っている人など、状況がわかる人にするよう指示しましょう。
また、部下に業務の指示を出すときに、この仕事に関して相談をすべき相手を事前に伝えておくと、進め方に迷ったときの判断がスムーズです。
相談をサポートするICTツールを紹介
相談によって仕事の成果をあげるためには、上記のポイントが実現できる環境を整えることが大切です。風通しがよく働きやすい職場を実現して、社員満足度を上げるためにも、次のようなICTツールの活用がおすすめです。
気軽に使えるチャットツール「LINE WORKS」
LINE WORKSは、社員が日ごろ使っているLINEアプリと同じように気軽に使えるビジネスチャットツールです。口頭や電話では話しづらい内容や、テレワーク中でも、困ったことをチャットで気軽に相談できます。相手が都合のいい時間にメッセージを返せばよいため、効率的に相談ができるのもメリットです。
また、カレンダー機能を使って、メンバーが上司に相談しやすい環境を作れます。自分のスケジュールに「相談受付」の時間を設定すれば、社員が遠慮なく上司や経営者に相談ができます。しっかり時間をとって相談がしたい場合は、空き時間の検索機能で打ち合わせができる日時を探して、相談を依頼することも可能です。
社員が悩んだらすぐに相談ができる環境が整い、問題解決のスピードもアップします。口頭で相談がしたい場合はビデオ通話も使えるため、整理した相談内容を、正確に相手に伝えることも可能です。
社員のストレスや課題を先に発見する「Geppo」
Geppoは、月に1回、3つの設問に回答することで、仕事への満足度や人間関係、健康といった社員のコンディションを管理者がチェックできるツールです。上司や仕事に対する不満や、人員が足りていないといった見えにくい社員の課題を発見して、先回りして対処することができます。
社員が自分からはなかなか言いにくい人間関係や健康面の悩みを、相談が来る前に可視化できます。社内の問題を、起こったときに早く発見できるベースを整えられるツールです。
テレワーク中も相談がしやすいバーチャルオフィス「Oasis」
Oasisは、テレワーク中でも気軽に話しかけられる環境で仕事ができるバーチャルオフィスツールです。画面上に置かれたメンバーのアイコンから相談したい相手を見つけて、1on1の相談、複数名でのトークを申請して、すぐに会話を始めることができます。
在宅勤務中や、忙しい上司が近くにいないときでも、クリックひとつで相談したい相手とコミュニケーションがとれます。誰かに話しかけられる環境にないことで周りに相談できず、一人で悩みを抱え込むリスクを減らせるツールです。
ICTツールの活用で相談をもっと気軽に！
テレワークの浸透で社員同士が対面しなくなったり、労働時間削減のため、外勤の社員間が会社で顔を合わせる機会が減ったりしている今。社員が「本当に相談すべき内容なのか？」と悩んで、相談をストップしまうこともあるでしょう。ICTツールを活用すれば、上司への負担を減らす形での相談や、相談が上がってくる前に問題を把握することも可能になるため、相談しやすい職場を作れます。
ツールを活用して声をかけやすい環境を作ることは、仕事の成果だけでなく、社員満足度やモチベーションの向上や、離職率低下にもつながります。人材確保のためにも、デジタルによる相談の効率化を進めてみてはいかがでしょうか？
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記事執筆
中小企業応援サイト 編集部 （リコージャパン株式会社運営）
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