企業の利益を最大化！コスト削減の種類・手順・成功事例を徹底解説

企業が持続的に成長していくためには、無理のないコスト削減と、従業員が働きやすい環境づくりの両立が欠かせません。働き方改革が求められる今、単なる経費の削減ではなく、生産性向上や業務の効率化を通じた“質の高いコストコントロール”が求められています。

本記事では、企業が見直すべきコストの種類や削減手順、成功事例、注意すべきポイントまでを幅広く解説します。無駄を省き、より良い働き方を実現したい方は、ぜひ参考にしてください。

コスト削減とは

コスト削減とは、企業の利益を増やすために費用を削減することです。企業の利益は、売上から人件費や家賃、通信費などのコストを引いて算出されます。自社の利益を増やすためには、それぞれのコストを削減することが必要です。企業のコストには時間やコミュニケーションなどの、目に見えないものもコストに含まれます。

削減できるコストの種類

企業のコストには、人件費や採用コストなどがあります。ここでは、削減できるコストの種類を解説します。

人件費

人件費は、企業のコストの大部分を占めているものの1つです。人件費は、以下2つに分かれます。

• ・給与：基本給や賞与、通勤費、残業代など
• ・法定福利費：健康保険や年金などの社会保険

人件費は固定費に該当するため、削減が難しい点が特徴です。解雇や賃金の削減なども、法律による規制があります。

採用コスト

採用には新卒採用と中途採用があり、それぞれコストが発生します。求人サイトに広告を掲載すると、毎月の定額の費用がかかります。人材紹介企業を利用した場合、採用が決まった際に、年収額で変動する費用を支払わなければなりません。採用した後に離職すると、コストの回収ができずに、無駄になるリスクがあります。

オフィスコスト

オフィスコストとは、賃料や水道光熱費、備品などの費用のことです。従業員の人数が増えるごとに、それぞれの費用がかかります。オフィスの縮小やテレワークの導入などを行うと、1人あたりのオフィスコストを大幅に抑えられます。ペーパーレス化をはじめとする、消耗品や保管費の削減も大事です。

IT機器に関連するコスト

IT機器のコストは、パソコンやタブレットOA機器などの費用です。それぞれを購入する費用だけでなく、サーバーを利用する際の保守・更新など運用の費用も含まれます。クラウドサービスやリース契約などを利用すると、購入や運用する際のコストを削減できます。IT機器の使用目的や使用期間を考慮して、コスト削減につなげるとよいでしょう。

直接コストと間接コストの違い

直接コストとは、人件費や仕入れの費用など、製品やサービスの生産に直接関わる費用です。それぞれのコストは集計しやすく、企業の利益に大きな影響を与える点が特徴です。

間接コストとは、製品やサービスの生産に関係なく発生する費用を指します。消耗品や家賃、水道光熱費、賞与、福利費など、管理が煩雑になりやすいものです。間接コストの削減はデメリットが少なく、迅速にコスト削減につながります。

コスト削減を実施するメリット

企業のコスト削減は、利益を確保しやすいというメリットがあります。売り上げを向上させる施策と違い、短期的に利益に対する効果が把握しやすいです。たとえば、単純作業の自動化を行い業務効率が改善されることで、生産性が向上し、結果としてコスト削減につながります。そこで得た利益を従業員に分配すると、モチベーションや満足度を向上させる効果も得やすくなるでしょう。

働き方改革とコスト削減の関係

コスト削減と働き方改革は、相反するものと捉えられることがありますが、実際には相乗効果を生む関係にあります。たとえば、テレワークの導入やペーパーレス化は、従業員の柔軟な働き方を実現すると同時に、オフィスコストや紙資源の削減につながります。また、無駄な業務の見直しによって、従業員の残業時間が減少し、労働時間の適正化や業務効率化を図ることができます。

働き方改革を進める過程で発見される「非効率な業務」や「属人化されたタスク」の解消は、結果的にコスト構造の改善にも寄与します。従業員が健康的かつ意欲的に働ける環境を整えることが、持続的な生産性向上とコスト最適化の鍵となります。

コスト削減を実施するデメリット

コスト削減によって、業務負担が増える可能性があります。たとえば、人員削減によって一人ひとりの業務負担が増えると、社内で不満がたまりやすくなるでしょう。原材料費用を削減すると、商品やサービスの低下にもつながります。コスト削減は、業務負担の増加や顧客離れのリスクを考慮する必要があります。

コスト削減に失敗する要因

コスト削減は、削減対象を見極める必要があります。たとえば、対策も無しに時間外労働を削減すると、その分生産性が低下するリスクがあります。従業員を減らしすぎて、労働力不足を招く可能性も考慮しなければなりません。コスト削減は、長期的な目線で利益をもたらす対象を見極め、必要なコストかどうかの判断が必要です。

コスト削減に成功した企業例

コスト削減の施策は、会社によって内容が異なります。ここでは、成功した企業を解説します。

奈良日化サービス株式会社

奈良県にある奈良日化サービス株式会社は、デジタル機器やICTを活用し、業務の効率化に成功しています。従業員約50人にスマートフォンを支給し、本社と現場の情報のコミュニケーションにかかる時間的コストを削減しました。Web会議の活用により、会議時間や出張費の節減などにもつなげています。同社はデジタル機器やICTを、技術の伝授に活用することも検討しています。

シニアの住宅設備の困りごとに真摯に対応　顧客へは紙やFAX、社内はデジタル化　　奈良日化サービス（奈良県）│中小企業応援サイト

芝塚コーポレーション株式会社

埼玉県にある芝塚コーポレーション株式会社は、会社案内と求人専門のページを1本化し、運営にかかるコストを削減しました。企業向けホームページ作成ソフトを活用し、工事内容の画像の掲載やスマートフォンによる閲覧などに対応させています。この施策により、画像を見た社外の人から多くの反響がありました。同社は手書きの工事台帳をはじめとした、勤怠管理のデジタル化も検討しています。

ホームページ1本化でコスト削減とイメージアップを両立　芝塚コーポレーション（埼玉県）│中小企業応援サイト

コスト削減を実施する方法

会社のコストは、書類の管理や保管、人材の教育・採用など、さまざまです。ここでは、取り入れやすいコスト削減の施策を紹介します。

ペーパーレス化

ペーパーレス化によって、書類にかかるコスト全般の削減につなげられます。たとえば、紙やインク、プリンターなどの費用を削減できます。紙は購入の費用だけでなく、保管場所や管理、廃棄、郵送にかかる費用もかかっている点に注意が必要です。紙の電子化によってコスト削減だけでなく、情報漏洩の対策にもなるためおすすめです。

採用・教育のコストを見直す

新たな人材の採用や教育には多くのコストがかかるため、見直すことで大きな効果が期待されます。採用のコストを削減するには、自社の社員に知人などを紹介してもらうリファラル採用やダイレクトリクルーティングといった方法があります。

教育についてのコストを削減するには、Web研修など業務委託を活用することも良いでしょう。

また、従業員が早期に退職した場合、求人広告の掲載料や従業員の教育にかかった費用が無駄になってしまうため、離職率を低下させる施策も必要になります。

人件費を見直す

企業に必要な人件費は、売り上げにつながるかどうかで判断しましょう。たとえば、テレワークを導入すると交通費や水道光熱費の削減ができます。業務フローの見直しによって、無駄な作業を削減する仕組みの構築も効果的です。給与の削減はすぐにできないため、他の方法でコスト削減につなげる必要があります。

コスト削減を実施する手順

コスト削減は、現状を把握したうえで、具体的な方法を決めましょう。ここでは、コスト削減を実施する手順を解説します。

1.コストを把握する

コスト削減を実施する前に、何に費用がかかっているかを把握します。企業の活動を見直し、利益につなげるための費用を知る必要があるためです。コストの大半を占めているのは何か、コスト削減が可能な部分は何か、把握しましょう。削減するコストの優先順位を決めることで、具体的な施策に落とし込むことができます。

2.コスト削減の可能性を検討する

コストを把握した後は、削減できるかどうかを検討します。使用する頻度の低いものや、現状で不要なものなどを洗い出します。また、リース契約や通信費などは、継続して費用が発生するため、見直すことが大事です。現状の契約を取りやめるだけでなく、別の方法に置き換えることも検討するとよいでしょう。

3.コスト削減の目標と方法を設定する

コスト削減するための目標は、無理のない範囲にすることが大事です。コスト削減の行動プランは、従業員に影響することも多くありますので、負担を強いることがない範囲のものにします。従業員の意見やアイデアを取り入れながら、実現可能な方法を決めるとよいでしょう。

4.関係者全員に周知する

各部門や従業員に、コスト削減の方法を周知します。コスト削減の施策は、企業全体の協力が必要なため、関係者全員への周知を徹底しましょう。従業員の理解を得るために、事前にルールやマニュアルを制定します。たとえば「18：00以降は残業禁止」「冷暖房は28℃に設定」など、数値を使用した表現が大事です。

5.コスト削減の実施と改善

コスト削減は、施策を実施して改善を繰り返します。目標を達成できない場合、対象のコストと削減方法を別に検証することが大事です。施策を実行した期間や方法の妥当性も考慮し、繰り返し改善するとよいでしょう。施策を実施する際は、特定の部署の従業員に負担を強いていないかどうかの確認も必要です。

コスト削減を実施する際の注意点

コスト削減を実施する際は、方向性や従業員のモチベーションを考慮しなければなりません。ここでは、注意点を解説します。

コスト削減の目的化

目標を設定することで、コスト削減が目的になってしまうリスクがあります。コスト削減は、企業の利益につなげるための手段であって目的ではありません。従業員に周知する際は、どんな目的があるのかを共有する必要があります。

モチベーションの低下

コスト削減は、安易な施策を実施するとモチベーションの低下を招く可能性があります。たとえば、人員の削減や備品の制限、通勤手当をはじめとした福利厚生の削減などです。従業員の不満がたまり、反発が大きくなるリスクがあります。施策によっては、企業の生産性を落としたり、人材の離職につながったりするため注意が必要です。

まとめ

コスト削減は、業務効率や生産性を向上させ、企業の利益を高める重要な施策です。ペーパーレス化や採用・教育コストの見直しなどにより、無駄なコストを減らすことで、より健全な経営基盤を築くことができます。

一方で、短期的なコスト削減ばかりを追求すると、従業員のモチベーションや働きやすさを損なうおそれもあります。だからこそ、コスト削減は「働き方改革」とセットで取り組むことが重要です。テレワークの導入や業務のデジタル化など、働きやすさと生産性を両立させる施策を通じて、企業全体の価値向上につなげていきましょう。