また同じ資料を作ってない？ 資料作成のムダをなくす文書管理のコツ
公開日:2026年04月01日
この記事に書いてあること
手間をかけた提案書や会議資料がやっと完成して、いざ使おうと思ったら社内で似たような資料を見つけて、ガッカリ……なんて経験はありませんか？ なぜ私たちは、同じような資料を何度も作ることになってしまうのでしょうか。今回は、そんな資料の「あるある」が起こりやすい組織の共通点と、社内資料の非効率が生まれる理由について、深掘りしてみましょう。
同じような資料を何度も作ってしまうのはなぜ？
会議資料や、取引先との商談で使う提案書、見積書など、ビジネスに欠かせない文書や資料。数字を慎重に記入したり、わかりやすく工夫したりしながら良い資料を仕上げる作業は、オフィスでも時間のかかる仕事のひとつです。
そんな手間のかかる資料作りについて、こんな残念な経験をしたことはないでしょうか。
- ・「提案書を作ったら、前に作った似たような提案書がパソコンに保存されていた」
- ・「新人用のマニュアルを作ったら、昨年度の同じマニュアルが発見された」
- ・「見積書を何パターンも作ったら、同僚が別の顧客向けに作った同様の見積書を持っていた」
- ・「以前同じ資料を作った記憶があるのに、どこにあるかわからず、いちから作り直した」
資料作りが苦手な人ほど、本来なら必要ない作業をしてしまうことに悔しい思いがあるのではないでしょうか。
ムダな資料作りが多い会社の共通点
会社のどこかに使える資料があるはずなのに、同じような資料を何度も作ってしまう。こうした状況が起きやすい組織には、次のような働き方の特徴があります。
個々人が違うフォーマットを使っている
社内に提案書や見積書などの共通フォーマットがなく、社員それぞれが違う形で資料を作成している組織は、資料の非効率が生まれやすいでしょう。社員間の資料のシェアや再利用がしにくいため、社内で、同じような資料が何度も作られてしまいます。
資料・文書管理のルールがない
同じ資料を作りがちな組織では、資料を共有するための保管場所や分類、運用のルールがありません。社内で使える資料がありそうなのに、隣の同僚に聞いてみるくらいしかできずに結局見つからない、そんな事態も起こります。
ナレッジをシェアする助け合いの空気がない
社員間の競争を促す成果主義や、個人主義の社風で、助け合うという空気がない職場は、資料やナレッジのシェアが進みません。また、マニュアルや手順書が整っていない会社や、初めての仕事や新人に関しても、人の仕事を見て「習うより慣れろ」という文化がある会社も、不要な資料作りが発生しがちです。
資料作成の無駄をなくすには「仕組み」が重要
同じ資料を何度も作るストレスは、個人の工夫や努力だけで解消できる問題なのでしょうか。仕事に必要な資料そのものを減らすことは簡単ではありません。
資料の困りごとについては、会社の「仕組み」を見直すことに、解決の糸口がありそうです。
資料の共有や、文書管理の仕組みを整えることは、ひとりひとりの資料作りの時間を短縮するだけでなく、仕事の属人化の防止や引継ぎの円滑化など、組織全体にもメリットがあり、取り組む価値があります。
文書管理の基本やシステム活用の効果はこちら
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資料作りを効率化する「仕組み」はどう作る？
では、資料作りのイライラや非効率が生まれない「仕組み」は、どのように作ればよいのでしょうか。次の方法のうち、できることから仕組みの整備を進めてみましょう。
文書管理の運用担当を決めよう
資料や文書の共有が進んでいない会社は、まずは、文書管理の担当者を決めるところから始めましょう。文書の保管場所やルールを管理し、困った時に相談を受け付ける担当者を定めて、文書管理の運用体制を整えます。
資料・文書の保管場所を決めよう
社内の文書や資料、マニュアル類などの保管場所を決めます。社内のキャビネットや共有サーバーなど、紙文書とデジタル文書の保管場所を定めて、全社員に、何がどこに保存されているのか、わかりやすく周知しましょう。
文書管理ルールを作ろう
文書や資料の管理・活用に関するルールを作りましょう。保管場所、分類方法、保存期限、文書の名前のつけ方のほか、誰がどの情報をいつ保存するかという決まりや、機密情報のアクセス制限などのルールを整備します。
文書管理システムで資料仕事をスマートに
ITツールの活用によって、文書管理をより効率化できます。文書管理システムやクラウドツールを導入することで、文書の検索がしやすくなるほか、アクセス制限の設定や閲覧履歴のチェックもスムーズに行えて、文書管理担当者の負担も減らせます。
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資料の「困った」をなくす仕組み作りを進めよう！
文書を有効活用できる仕組みがあれば、社員が作った資料が会社の大事な資産になります。個人の資料作りのがんばりに頼るのではなく、仕事の「設計」に目を向けることが、資料を有効に活用できる会社へとレベルアップする第一歩になるでしょう。資料作りで頭を抱えたら、今回ご紹介した仕組み作りのポイントを、ぜひ思い出してみてくださいね。
記事執筆
働き方改革ラボ 編集部 （リコージャパン株式会社運営）
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