請求書の電子化とは？電帳法対応・システムの選び方まで徹底解説

請求書の処理やファイリングに毎月追われ、業務の負担を感じている方も多いのではないでしょうか。この記事では、請求書の電子化を検討している方に向けて、電子化の仕組みや具体的なメリットを解説します。電子帳簿保存法などの法律要件やシステムの選び方も詳しく紹介するため、読み終わると自社に合ったペーパーレス化の手順が分かるようになります。 

請求書の電子化とは？発行側と受領側の違い

請求書の電子化とは、これまで紙でやり取りしていた請求書を、PDFなどの電子データに置き換えて発行したり受け取ったりすることです。紙の印刷や郵送の手間を省き、業務の効率化を目指す取り組みとして注目を集めています。電子化と一口に言っても、自社が請求書を送る「発行側」なのか、受け取る「受領側」なのかによって具体的な対応方法が変わってきます。それぞれの立場でどのような違いがあるのかを整理しておくことが大切です。  

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請求書を発行する側の電子化

請求書を発行する側の電子化は、パソコンやシステム上で作成した請求書をデータとして取引先に送付する作業を指します。従来はExcelなどで作成した請求書を印刷し、封筒に入れて切手を貼り、ポストに投函するという手順を踏んでいました。これを電子化することで、システムから直接メールで送信したり、専用のダウンロードURLを共有したりする形式に移行できます。郵送にかかる時間や手間が省けるため、月末の忙しい時期でもスムーズに作業を進められるようになります。 

請求書を受領する側の電子化

請求書を受領する側の電子化は、取引先から送られてくる請求書を電子データのまま受け取り、そのまま社内で保管する仕組みのことです。すでにPDFで送られてきた請求書をサーバーに保存するだけでなく、紙で届いた請求書をスキャナーで読み取ってデータ化する作業も含まれます。受け取ったデータを会計ソフトに自動で連携できるシステムを活用すれば、手作業での入力作業を大きく減らすことができます。紙の書類をファイリングしてキャビネットに保管する必要がなくなるため、オフィス空間を有効に使えるようになるでしょう。 

請求書を電子化する4つのメリット

請求書の電子化を進めることで、企業はさまざまな恩恵を受けることができます。単に紙が減るだけでなく、毎月の固定費や従業員の働き方にも良い影響を与えます。ここでは、代表的な4つの利点について詳しく見ていきましょう。 

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印刷や郵送などのコストを削減できる

請求書を電子化する分かりやすい利点は、紙の印刷や郵送にかかる経費を大きく減らせることです。毎月大量の請求書を発行している企業の場合、用紙代やインク代に加えて、封筒代や切手代が積み重なって大きな出費となります。電子データをメールやシステムで送付する形式に切り替えれば、これらの物理的な費用は不要になります。また、書類を保管するためのバインダー代や、保管スペースの賃料といった見えにくい費用を抑える効果も期待できます 

経理業務の効率化とテレワークの推進につながる

電子化は、経理担当者の働き方を柔軟にする後押しをしてくれます。紙の請求書を扱っていると、印刷や封入作業、あるいは届いた郵便物の開封や回覧のために、どうしても出社しなければならない状況が生まれます。クラウド型のシステムを導入して電子化を進めれば、インターネット環境がある場所ならどこからでも請求書の処理が可能となるでしょう。これにより、経理部門でも在宅勤務やテレワークを取り入れやすくなり、多様な働き方を実現できるようになります。  

過去の請求書データを簡単に検索できる

データとして請求書を管理することで、後から過去の書類を探し出す作業が格段に楽になります。紙の書類をファイリングしている場合、数年前の取引内容を確認するために、書庫から重いファイルを取り出して一枚ずつめくる必要がありました。電子データであれば、取引先の名前や日付、金額といったキーワードでシステム内を検索するだけで、目的の書類にすぐにアクセスできます。問い合わせがあった際にも素早く対応できるため、顧客や社内からの信頼感も高まるはずです。 

ヒューマンエラーや紛失のリスクを軽減できる

手作業によるミスやトラブルを減らせることも、電子化の大きな強みと言えます。紙の請求書を封筒に入れる作業では、別の取引先の書類を誤って同封してしまうといった人的なミスが起こる可能性があります。システムを利用して電子送付を行えば、宛先と書類が自動で紐づくため、誤送信のリスクを大きく引き下げることができるでしょう。 さらに、書類を物理的に紛失したり、汚してしまったりする心配もなくなるため、安全に情報を管理できます。 

請求書を電子化する際のデメリットと注意点

良いことずくめに見える電子化ですが、導入にあたってはいくつかの壁も存在します。事前に注意点を把握しておかないと、かえって業務が混乱してしまうかもしれません。ここでは、導入時に直面しやすい課題とその対策について確認していきましょう。  

システム導入や運用に初期コストがかかる

新しい仕組みを取り入れるためには、システムの導入費用や毎月の利用料といったコストが発生します。機能が豊富なシステムを選べば便利になる反面、自社の規模に合わない高額な費用がかかってしまうことも珍しくありません。導入前に、現在かかっている郵送費や人件費と、システムにかかる費用をしっかりと比較することが重要です。まずは少ない部署から試験的に導入し、効果を実感してから全社に広げるといった工夫も有効と言えるでしょう。  

すべての取引先が電子化に対応できるとは限らない

自社が電子化を進めたくても、取引先の都合で紙の請求書を残さざるを得ないケースがあります。相手先の企業によっては、社内規定で紙の請求書のみ受け付けている場合もあるでしょう。 そのため、事前に取引先へ電子化に移行する旨の案内文を送り、理解と協力を得ることが大切です。どうしても紙での郵送を希望する取引先向けに、システムから自動で郵送を代行してくれるサービスを活用するのも一つの方法となります。 

業務フローの見直しと社内浸透が必要になる

紙を前提としていた業務の流れを、電子化に合わせて大きく変更する必要があります。これまでのやり方に慣れている担当者からは、新しいシステムに対する戸惑いや反発の声が上がるかもしれません。スムーズに移行するためには、誰でも分かりやすい操作マニュアルを作成し、社内向けの勉強会を開くなどのサポートが求められます。現場の意見を聞きながら、無理のないペースで新しいルールを定着させていく姿勢が大切です。 

請求書の電子化に関する法律「電子帳簿保存法」の要件

請求書を電子データとして扱う際には、「電子帳簿保存法」という法律のルールに従う必要があります。この法律は、国税関係の書類をデジタルで保存するための要件を定めたものです。正しく理解しておかないと、税務調査などで指摘を受ける可能性があるため注意が必要です。 

2024年1月から電子取引のデータ保存が完全義務化された

電子帳簿保存法の改正により、2024年1月からは電子データで受け取った請求書は、紙に印刷して保存することが原則として認められなくなりました。つまり、メールに添付されたPDFや、ウェブサイトからダウンロードした請求書は、電子データのまま保存することが全事業者の義務となっています。 

この「電子取引データ保存」の義務化は、法人の規模に関わらず適用される重要な変更点です。自社の取引の中で、どの請求書が電子データで届いているのかをしっかりと洗い出しておくことが求められます。 

電子データを保存するための「真実性」の要件

電子データで請求書を保存する際には、データが改ざんされていないことを証明する「真実性の確保」という要件を満たす必要があります。国税庁の「電子帳簿保存法特設サイト」によれば、これにはいくつかの対応方法が定められています。具体的には、データにタイムスタンプを付与する方法や、訂正や削除の履歴が残るシステムを使用する方法などが挙げられます。システムを導入しない場合は、改ざん防止のための社内規定（事務処理規程）を定めて運用するという選択肢も用意されています。  

電子データを検索・確認するための「可視性」の要件

もう一つの重要なルールが、保存したデータを後からすぐに探せるようにする「可視性の確保」です。税務調査などの際に、担当者が求めた書類を速やかに画面に表示できるようにしておかなければなりません。 具体的には、取引年月日、取引先名、取引金額の3つの項目でデータを検索できる仕組みを整える必要があります。専用のシステムを使えばこの検索機能は標準で備わっていることが多いですが、手作業で管理する場合はファイル名に規則性を持たせるなどの工夫が必要となるでしょう。 

請求書の電子化システムの失敗しない選び方

数多くの電子化システムが提供されている中で、自社に最適なものを見つけるのは簡単ではありません。機能の多さだけで選んでしまうと、現場で使いこなせずに終わってしまうこともあります。導入後に後悔しないために、確認しておくべき選定のポイントを解説します。  

自社の会計ソフトや既存システムと連携できるか

システムを選ぶ際にまず確認したいのは、現在社内で利用している会計ソフトとの相性です。請求書のデータを電子化しても、その情報を会計ソフトに手作業で入力し直すようでは、業務効率化の効果が半減してしまいます。CSV形式でのデータ出力に対応しているか、あるいはAPI連携で自動的にデータが同期される機能があるかをチェックしましょう。既存の業務システムとスムーズにつながるものを選べば、入力ミスの削減と作業時間の大幅な短縮が期待できます。 

インボイス制度や電子帳簿保存法に完全対応しているか

法改正への対応状況も、システム選びにおける非常に重要なチェック項目となります。特に電子帳簿保存法の「真実性」や「可視性」の要件をシステム側で満たしているかは、必ず確認しておくべきです。 

また、適格請求書（インボイス）の発行や、受け取った請求書がインボイスの要件を満たしているかを自動判定する機能があると便利です。法令対応の機能が備わっているシステムを導入することで、経理担当者の法務的な負担を大きく減らすことができるでしょう。 

取引先が利用しやすい操作性やサポート体制があるか

システムを使うのは自社の社員だけではありません。請求書を受け取る取引先にとっても、使いやすい画面設計である必要があります。ダウンロードの手順が複雑だったり、アカウント登録に手間がかかったりすると、取引先から不満の声が上がってしまうかもしれません。誰が見ても直感的に操作できるシンプルな画面構成のサービスを選ぶことが大切です。また、導入時に設定をサポートしてくれたり、トラブル時に電話で相談できたりするベンダーの支援体制が充実しているかも確認しておきましょう。  

【事例】請求書の電子化による業務改善の成功例

請求書の電子化によって、実際に社内業務の効率化やコスト削減を実現した企業の事例を紹介します。各社がどのようにデジタル技術を活用しているのかを確認し、自社の課題解決に向けたヒントとしてお役立てください。 

三菱地所株式会社における労働時間削減の事例

三菱地所株式会社では、グループ全体でデジタル技術を活用した業務改革を推進しています。同社は社内プロジェクトを通じて、業務プロセスの改善を積極的に実施しました。具体的な施策として請求書の電子化を進めたほか、営業情報を収集する作業の自動化などを導入しています。これらの取り組みによって、社内における労働時間を大幅に削減することに成功しました。電子化を通じた手作業の負担軽減が、着実な業務改善へとつながった好例と言えます。 

請求書の電子化に関するまとめ

この記事の要点をまとめます。 

• ・請求書の電子化は発行側と受領側で異なり、いずれも郵送コストや作業時間を大幅に削減できる 
• ・電子帳簿保存法の改正により、電子データで受け取った請求書はデータのまま保存する義務がある 
• ・自社の会計ソフトとの連携や取引先の使いやすさを確認し、法令に対応したシステムを選ぶことが重要である 

請求書の電子化を活用して、日々の業務負担を減らしながら法令対応をスムーズに進めていきましょう。 

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