請求書ペーパーレス化の進め方とは？メリットや法律対応・事例を解説

「請求書の印刷や封入作業で月末月初に残業が続いている」「紙の請求書を受け取るためだけに出社しなければならない」とお悩みではないでしょうか。この記事では、請求書のペーパーレス化について基本的な仕組みから具体的なメリットやデメリットまでを解説します。読み終わると、法令に対応した適切なペーパーレス化の手順が分かり、スムーズにシステムの導入検討を始められるようになります。 

請求書のペーパーレス化とは？基礎知識と対応の範囲

請求書のペーパーレス化とは、これまで紙でやり取りしていた請求書の発行や受領、そして保存のプロセスを電子データに切り替えることです。これまでは紙の請求書を印刷し、封筒に入れて郵送し、受け取った側も紙のままバインダーにファイリングして保管するのが一般的な流れでした。ペーパーレス化を進めると、これらの手作業がなくなり、パソコンやクラウドシステム上で完結できるようになります。このペーパーレス化には、自社が請求書を送る「発行側」の立場と、取引先から請求書を受け取る「受領側」の立場の2つの側面が存在します。 

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発行側のペーパーレス化（作成・送付）

発行側のペーパーレス化とは、自社から取引先に対して請求書を電子データで送付する取り組みを指します。具体的には、会計システムなどで作成した請求書をPDF形式で出力し、メールに添付して送る方法がよく用いられます。また、専用の請求書発行システムを利用して、クラウド上で取引先に請求データを直接共有する手法も普及してきました。これにより、印刷代や郵送費が不要になるだけでなく、郵送にかかる日数も大幅に短縮できます。 

受領側のペーパーレス化（受け取り・保存）

受領側のペーパーレス化とは、取引先から届いた請求書を電子データとして受け取り、そのままデジタルで保管することです。メールで届いたPDFの請求書をパソコンやサーバーのフォルダに保存したり、専用の受領システムに取り込んで管理したりします。紙で届いた請求書をスキャナーで読み取ってデータ化する方法もこの中に含まれています。これにより、物理的な保管スペースが不要になり、過去の書類を探す際も検索機能ですぐに見つけられるようになります。 

請求書のペーパーレス化が急務となっている背景

現在、多くの企業が請求書のペーパーレス化を進めています。その背景には、国が主導する法改正や新しい制度の開始が大きく関わっている状況があります。特に重要なターニングポイントとなっているのが、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応です。これらの法律や制度は紙のままでも対応できないわけではありませんが、業務の手間が格段に増えてしまうという事情を抱えています。そのため、業務効率を維持・向上させる目的で、電子化を選択する企業が増加する結果となっています。 

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電子帳簿保存法の改正による電子取引データ保存の要件強化

電子帳簿保存法は、国税関係の書類を電子データで保存することを認める法律です。2024年1月以降は、電子取引で受け取った請求書などのデータについて、電子データのまま保存することが原則として必要とされています。 
そのため、メールやシステムで受領した請求書を紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさず、所定の方法で電子保存する必要があります。この対応には一定の管理体制が求められるため、結果としてペーパーレス化を後押しする要因となっています。 

インボイス制度の開始に伴う業務負荷の増加

2023年10月に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）も、ペーパーレス化の波を加速させています。インボイス制度では、請求書に登録番号や適用税率などの細かな項目の記載が必要になり、経理担当者は受け取った請求書が正しいインボイスの要件を満たしているかを確認する業務が発生します。そのため、登録番号の確認などの作業負担が増えるケースもあります。システムを導入してペーパーレス化を進めれば、こうした照合や確認作業を一部自動化できるため、制度対応による業務負荷の軽減につながります。 

請求書をペーパーレス化する5つのメリット

請求書をペーパーレス化することは、法律対応のためだけでなく、企業に多くの具体的なメリットをもたらしてくれます。コストの削減から働き方の改善まで、経理部門が抱える長年の課題を解決する有効な手段となります。ここでは、ペーパーレス化によって得られる5つの主なメリットを順に解説します。 

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印刷費や郵送費などのコストを削減できる

紙の請求書を発行する場合、用紙代やインク代、封筒代、そして切手代などの費用が毎月発生し続けます。請求書を電子化してメールやシステムで送付するように切り替えれば、これらの物理的なコストを大幅に削減できます。発行件数が多い企業ほど、年間に換算したときのコスト削減効果は非常に大きなものになります。 

経理担当者のテレワーク・在宅勤務が実現する

紙の請求書を扱っていると、印刷や封入、受領やファイリングのためにどうしてもオフィスに出社しなければなりません。ペーパーレス化を進めることで、パソコンとインターネット環境さえあれば、どこからでも請求書の発行や確認が行えるようになります。これにより、経理担当者も柔軟にテレワークや在宅勤務を活用できる環境が整います。 

過去の請求書データを簡単に検索・確認できる

紙の請求書をバインダーで保管していると、過去の取引を確認したいときに大量の書類の中から探し出す手間がかかってしまいます。ペーパーレス化してシステムで管理すれば、取引先名や発行日、金額などのキーワードですぐに目当ての書類を検索できます。社内外から問い合わせがあった際にも、手元のパソコンですぐに内容を確認できるため、対応が非常にスムーズになります。 

請求業務にかかる時間を短縮し効率化できる

紙の請求書は、印刷して折り畳み、封筒に入れて宛名を書き、ポストに投函するという多くの手作業を伴います。ペーパーレス化すればこれらの細かな手作業が不要になり、システム上のクリック操作だけで送信が完了します。業務にかかる時間が大幅に短縮されるため、経理担当者はより重要度の高い他の業務に時間を割くことができるようになります。 

書類の紛失リスクや保管スペースを削減できる

紙の請求書は、税法上の規定により原則として7年間の保存が義務付けられている書類です（法人の場合）。そのため、年々バインダーが増え続け、オフィスや倉庫の保管スペースを圧迫してしまいます。電子データで保存すれば物理的な保管スペースは不要になり、オフィス環境を広く有効に活用できます。また、紙のように書類を紛失したり、経年劣化で文字が読めなくなったりするリスクも防ぐことが可能です。 

請求書をペーパーレス化する際のデメリットと注意点

多くのメリットがあるペーパーレス化ですが、導入にあたってはいくつかのデメリットや注意点も存在しています。これらを事前に理解し、適切な対策を講じておくことが、スムーズな運用開始の鍵となります。良い面だけでなく、直面するかもしれない課題についてもしっかりと確認しておきましょう。 

システムの初期導入や月額のランニングコストが発生する

ペーパーレス化を実現するためには、請求書の発行や受領を管理するシステムの導入が一般的に必要となります。そのため、システムの初期費用や毎月の利用料といったランニングコストが新たに発生してしまいます。削減できる印刷費や郵送費と、新たに発生するシステム導入費用を比較し、中長期的な視点で費用対効果を見極めることが重要です。 

従来の業務フローを大きく変更する手間がかかる

紙での運用から電子化に移行すると、経理部門だけでなく、営業部門など社内の他の部署の業務フローも変わる可能性があります。新しいシステムの操作方法を覚えたり、承認のルールを新しく作り直したりする手間がかかるでしょう。導入初期は一時的に業務負荷が増える可能性があるため、余裕を持ったスケジュールで計画を進めることが大事です。 

紙でのやり取りを希望する取引先への個別対応が残る

自社が意欲的にペーパーレス化を進めても、すべての取引先がすぐに電子化に賛同してくれるとは限りません。中には自社のシステム事情などで「どうしても紙で郵送してほしい」と希望する企業も出てきます。そのような取引先に対しては、引き続き紙で対応するか、電子化のメリットを丁寧に説明して理解を求めるなどの個別対応が必要になり、完全に紙をゼロにするのが難しいケースもあります。 

【事例】請求書のペーパーレス化による成功事例

企業の経理部門などで課題になりやすいのが、紙の請求書の発行や管理にかかる手間です。システムを導入してペーパーレス化を進めることで、印刷や封入作業が減り、業務効率の向上につながった企業が存在します。書類の印刷代や郵送費の削減も期待できるため、コスト削減の観点でも注目されるポイントといえるでしょう。実際にクラウド型の電子請求書システムを活用し、業務プロセスの改善と経費の削減を実現した企業の導入事例をご紹介します。 

神奈川中央住宅株式会社：請求書業務のデジタル化で70％以上の業務削減を実現

神奈川中央住宅株式会社では、将来的な人手不足によるバックオフィス業務への影響を見据え、業務の省力化とデジタル化を検討していました。中でも改善効果が大きいと判断した請求書業務から取り組みを進め、「RICOH 受領請求書サービス（旧商品名：RICOH Cloud OCR for請求書）」を導入しています。

その結果、表計算ソフトや各種システムへの多重入力が解消され、請求書処理にかかる業務の70％以上の削減を実現しました。これにより作業負担の軽減だけでなく、入力ミスの防止や業務品質の向上にもつながっています。

このように、請求書の受領業務をデジタル化することで、業務効率化と将来の体制強化を同時に実現することが可能です。

▼導入事例の詳細はこちら  

請求書のペーパーレス化を進めるための具体的な手順

ペーパーレス化を成功させるためには、行き当たりばったりではなく、順序立てて準備を進めることが大切です。ここでは、導入をスムーズに進めるための具体的な手順を4つのステップに分けて解説します。自社で取り組む際のガイドラインとしてぜひ活用してください。 

現状の業務フローと課題を洗い出す

まずは、現在社内でどのように請求書が発行・受領されているのか、全体の流れを正確に把握することから始めます。どの部署が作成し、誰が承認し、どのような手段で送付しているのかを細かく可視化します。その過程で、「手入力が多くてミスが起きやすい」「郵送の手間がかかっている」といった具体的な課題を洗い出しておくことが、最適なシステム選びの基準になります。 

自社の要件に合う請求書管理システムを選定する

自社の課題が明確になったら、それを解決できるシステムを探していきます。発行に特化したもの、受領に特化したもの、両方に対応したものなど、市場にはさまざまなシステムが存在します。また、電子帳簿保存法にしっかり対応しているか、既存の会計ソフトと連携できるかどうかも重要な確認ポイントとなります。自社の規模や予算に合ったものを複数比較検討して選びましょう。 

社内の運用ルールとセキュリティ体制を整備する

導入するシステムが決まったら、新しい業務フローに基づいた社内ルールを作成します。誰がどのデータにアクセスできるのか、承認ルートはどうするのかを明確に定めておきます。電子データを扱うため、情報漏えいやデータの改ざんを防ぐためのセキュリティ体制を整えることも欠かせない作業です。社員向けに説明会を開き、正しい使い方をしっかりと周知しましょう。 

取引先へペーパーレス化の案内文を送付し周知する

自社内の準備が整ったら、取引先に対してペーパーレス化への移行を正式に案内します。ある日突然切り替えるのではなく、1か月から2か月ほど前に余裕を持って案内文を送付するのがビジネスのマナーです。案内文には、いつから切り替わるのか、どのような方法で送受信するのかを分かりやすく記載し、取引先の理解と協力を得られるように努めることが重要です。 

請求書のペーパーレス化に関するよくある質問

ペーパーレス化を進めるにあたって、多くの経理担当者が疑問に感じるポイントをまとめました。法律や商慣習に関わる部分もあるため、事前に疑問を解消して、安心して導入準備を進めていきましょう。 

電子化された請求書に押印（ハンコ）は必要か？

結論として、請求書に法的な押印の義務は存在しません。請求書は発行された事実や内容が正確であれば、印鑑がなくても有効な書類として扱われます。ただし、日本のビジネス習慣として、印鑑がないと偽造を疑われたり、取引先から不安視されたりするケースも少なくありません。そのため、必要に応じて電子印鑑機能を利用し、従来の運用に配慮した形で対応する企業もあります。 

受領した紙の請求書もすべて電子化しなければならないのか？

取引先から郵送などで紙のまま送られてきた請求書については、必ずしも電子化しなければならないという義務はありません。紙で受け取ったものは、そのまま紙としてファイリングして保管することが電子帳簿保存法でも認められています。しかし、管理の手間や今後の検索性を考慮し、スキャナーで読み取って電子データとして一元管理する企業が増加しているのが実情です。 

まとめ

この記事の要点をまとめます。 

• ・請求書のペーパーレス化は電子帳簿保存法などへの対応のために多くの企業で進められている 
• ・印刷費や郵送コストの削減、経理のテレワーク実現など業務効率化のメリットが大きい 
• ・システムのランニングコストや取引先への事前案内の手間など注意すべき点も存在する 
• ・現状の課題把握からシステム選定、社内ルール整備の順に段階的な導入を進めることが重要である 

請求書のペーパーレス化は一時的なフロー変更の手間がかかるものの、長期的に見れば経理部門の負担を大きく減らし、企業全体の生産性向上に貢献します。 

請求書のペーパーレス化を具体的に進めるにあたり、自社に合ったシステムの選定でお悩みでしょうか。RICOH 受領請求書サービスは、AI-OCRによる自動データ化からインボイス制度・電子帳簿保存法への対応まで一括でサポートし、受領請求書業務をトータルで支援します。導入検討の資料としてぜひご活用ください。