日々の紙文書保管業務

文書をスキャンするだけで
約80%削減^*
できます。

＊2022年7月リコー調べ

そのワケは
スキャンするだけで
文書名をつけて電子保管！

RICOH マーキングスキャン for 文書保管

＜カンタンネーミング＞とは

定型⽂書の表題などを読み取り、
ファイル名にしてクラウドストレージに電⼦保管できる、
複合機用ファイル保管効率化アプリです。

紙のファイリング作業や
パソコン作業が不要になります。

複合機でスキャンするだけ。ファイル名設定やパソコン作業なしで、だれでも簡単に電子保管できます。
電⼦ファイル名が統⼀され
検索も容易になります。

文書の表題などにスキャン日時を加え、ファイル名としてルールを統一。入力ミスの心配もなく、検索・共有が容易になります。
保管時に、担当者に
自動メール通知できます。

フォルダーへのアップロード時に、担当者などに自動メール通知。スピーディーに共有・活用できます。
管理者は、原本へのマーキング〜スキャンで簡単に設定できます。

定型文書の原本上で、表題・日付など^＊をピンクの蛍光ペンでマーキング。複合機でスキャンすることで、ファイル名にする領域として設定できます。
＊ 4ヵ所まで可能

＜カンタンネーミング＞で企業の抱える課題を解決します。

よくある課題

製造業の企業様ではこのような困りごとはありませんか？受注商品のリピート注文時に過去の仕様書や見積書を探すのが大変… また、紙文書が多く保管スペースの確保や文書の紛失が心配… 出荷後の商品についての問い合わせ対応で、出荷検査表を探すのに手間がかかっている… 現場メンバーにファイル保管を任せているものの、文書保管ルールの徹底が難しい… こうした文書管理の問題でお悩みなら、ぜひリコーにご相談ください。

課題解決

「RICOHマーキングスキャン for 文書保管」を活用することで、製造業の企業様の文書管理のお悩みを解決します。このアプリケーションでは、複合機で仕様書などをスキャンするだけでファイル名が自動的に付与され、クラウドに保管されるため検索性が大幅に向上します。これにより、紙文書の保管場所や紛失に対する不安がなくなり、文書の電子化により問い合わせ対応もスムーズになります。現場メンバーもスキャンするだけで済むため、ファイル保管ルールの徹底も容易になり、社内でのお悩みも解決できます。さらに、作業効率の向上だけでなく保管文書のセキュリティも強化されますので安心です。

「RICOHマーキングスキャン for 文書保管」は、紙の定型文書を電子化する際のリネーム作業を自動化し、クラウドサービスへ保存を簡単に行うことができます。

スキャンするだけで文書の表題などを自動的に読み取り、適切なファイル名を生成して電子保管します。

使い方もシンプルで、保管したい原稿をセットし、保管場所を選択してスタートボタンを押すだけ。
管理者による事前設定もシンプルで、蛍光ペンでファイル名にしたい領域をマーキングして準備するだけ。

これにより、日々の文書保管業務が大幅に効率化され、検索性や共有性も向上します。