お客様導入事例　株式会社メタコ 様 製品の検査記録票保存工数の削減と、参照時の検索時間の短縮、保管スペースの削減を実現

「蚊帳」を基に着想した収納式網戸や、大規模な施設にも採用されているロールスクリーンなどの開発・製造から販売まで手掛ける株式会社メタコ様。その製品は高い品質から、国内、および欧州を中心とする15か国以上に供給され、感染症対策として効果があるとされる換気ニーズの高まりを受けて注目を集めている。

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お困り
ごと

• 毎日100〜150枚程度発行される製品検査記録票の
  保管スペース確保が課題となっていた
• 検査記録票の電子化にあたり、作業工数を最小限にしたかった
• 問い合わせごとに行われる検査記録票の検索に
  時間がかかっていた

解決

• 容量無制限のBox に保存することで、
  ペーパーレス化、保管スペースの削減を実現できた
• RICOH マーキングスキャン for 文書保管を導入し、
  スキャニング時のファイル名付与を自動化。
  スキャニング業務の簡略化・脱属人化を実現できた
• 問い合わせ時の検索がBox上で行えるようになり、
  1件20〜30分の時短を実現できた

株式会社メタコ様では、日々の網戸の製造において、検査工程で実施した検査の結果を、紙の記録票に記入し、品質管理のトレーサビリティを確保しています。検査記録票は5年保存とされ、従来はファイリングされ、工場内の約10㎡のスペースに保管されていました。
出荷後の営業部門やお客様からの問い合わせに応じて、この検査記録票を探して提示することが月平均で数件あります。同社製造管理部次長の児玉勉様は、「特に網戸が使われることが多い夏季には数が増えることもあって、1回あたり20～30分かかる検査記録票の検索が課題となっていました。また、保管スペースも削減したいという意向もあり、電子保存を検討することにしました」と語ります。

使い始めると、思ったより簡単に保存ができ、検索時間も大幅に短縮できました。

株式会社メタコ

製造管理部次長
児玉 勉 様

株式会社メタコ

技術部
盛島 康徳 様

株式会社メタコ

総務部OA課係長
針生 貴史 様

電子保存化の検討を始めると、2つの課題が明らかになります。 一つは、検査記録票は毎日100～150枚と発生するので、保存にはかなりの容量が必要であり、PCのディスクではすぐに容量が足りなくなると推測される点。 もう一つは、複合機でスキャンしてPDF化することはよいとして、それを検索し易いようにするには、適切なファイル名を付ける必要があるということでした。 児玉様は「特にファイル名を付けて保存するにはPCの操作が必要ですが、PCに不慣れな従業員も多い現場では、特定の人しか作業が行えないということが懸念点としてありました。
そこで児玉様は社内のIT・システムを統括する総務部OA課係長の針生貴史様に相談。 情報収集を進める中で、複合機等で取引のあるリコージャパンからBoxとRICOH マーキングスキャンfor ⽂書保管（以下、マーキングスキャン）の提案を受け、トライアルで導入を開始します。

トライアルでは、当初従来のフォーマットを使っていたところ、文字サイズの問題などからマーキングスキャンのOCR認識がうまく行かず調整に苦慮しました。同社技術部の盛島康徳様は「当初、OCRの特性がわからなかったので、認識で文字化けが起きてしまったりなどの課題がありました。そこでリコージャパンに問い合わせると、いつも1時間以内には回答してもらうことができました。回答を参考にフォーマットの改善を進めることで、誤認識がなくなり業務で使えるようになりました」と語ります。

Boxとマーキングスキャンの導入により、約9割のモデルの検査記録票の電子保存が実現しました。 「過去5年分の検査記録票があるので、すぐに保管スペースがゼロになることはありませんが、導入後はすべて電子保存に切り替えているので、今後数年で保管スペースは解消できる見込みです」（児玉様）。
また、マーキングスキャンについて児玉様は「スキャニングにもっと手間がかかるかと思っていましたが、思った以上に手間がかからないことにメリットを感じています。 特に導入前の電子保存化における懸念事項だった属人化についても、PCに不慣れな従業員が担当しても問題なく操作できたので、クリアできてよかったと思います」といいます。
検索に関しても「大幅な時間短縮となり、問い合わせの対応負荷も軽減されました」（児玉様）。

今後は現在対象外になっている残り1割のモデルについても電子保存化を進めていくと言います。 「これらのモデルは生産量が少ないために従来手書きの記録票を使っていましたが、自動印刷化などでフォーマット化を行い、マーキングスキャンでスキャニングできるようにしていく予定です」（児玉様）。
その他の書類について児玉様は「まだまだ紙主体の会社ですが、今回の検査記録票の電子保存化の経験を生かして、今後は発注書や見積書などの電子保存化、ペーパーレス化を進めていきたいと考えています」と語ります。
針生様も「Boxは容量無制限なので、全社での利用も問題ありませんので、本社でも一つずつ確実に紙業務を減らして行きたいと考えていきます。 リコージャパンにはこれまでも色々な提案や丁寧で早い対応をしてもらっていますので、電子帳簿保存法対応など、今後も同様の対応を続けていっていただきたいと思います」と語ってくださいました。