組織内の様々な申請を電子化して、効率的に回覧・承認する ワークフローシステム

次の観点で比較します。①企業規模との適合性 ②導入目的を満たす機能の網羅性 ③既存システムとの連携性 ④操作性（定着率に直結）⑤承認フロー設定の柔軟性（条件分岐・並列・代理）⑥セキュリティ ⑦サポート体制。「製品の優劣」より先に、効率化したい業務を選定し、自社に合う"タイプ"を決めるのが近道です。

リコージャパンでは御社の業務状況のヒアリングに始まる、課題発見・検討段階からの伴走が可能ですので、御社でのワークフローシステムの調査や検討を必要としないまま、製品の選定を始めることができます。複数メーカーのワークフローシステムを比較しながら、これまでの提案経験から、御社の業種・働き方・課題に合致するシステムをご提案させていただきます。

ワークフローシステムとは、稟議・各種申請・承認・決裁といった「回覧して承認をもらう」業務を電子化し、申請から承認までの流れを自動で回す仕組みです。申請者がフォームに入力すると、あらかじめ設定した承認ルートに沿って承認者へ自動で通知が届き、「今どこで止まっているか」が一覧で見える点が特長です。電子稟議システムとも呼ばれます。

機能は大きく「入力・申請」「承認」「管理」の3つに分類できます。
入力・申請：申請フォーム作成、テンプレート、過去申請のコピー、ファイル添付
承認：承認・却下・差し戻し、条件分岐、並列承認、代理承認、通知・リマインド
管理：承認ルート設定、権限管理、操作ログ管理、CSV等のデータ出力・外部システム連携

クラウド型はインターネット経由で利用し、初期費用が低くテレワークや複数拠点に強く、中小企業やスピード重視の企業に向きます。オンプレミス型は自社サーバーで運用し、初期費用は高いもののカスタマイズ性とセキュリティ管理の自由度が高く、大企業や高セキュリティ要件・複雑なフローに向きます。近年はクラウド型（SaaS）の導入が主流です。

代表的には2タイプに整理できます。1つ目は、業務電子化型ワークフローと呼ばれる、紙や表計算ソフトの申請をそのままデジタル化する機能を持った、短期導入かつ現場主導でも運用しやすいタイプです。2つ目は業務高度化・統制対応型ワークフローと分類されるものです。全社運用を前提とした、複雑な承認ルートや内部統制に対応する高度なワークフローです。まず「電子化したい業務」を1つ決め、それに合うタイプから絞り込むのが失敗しないコツです。

グループウェアはスケジュールや掲示板など社内情報共有全般を担い、ワークフロー機能はその一部です。BPM（業務プロセス管理）は業務プロセス全体の設計・分析・改善を継続的に行う広い概念です。ワークフローシステムは「申請・承認・決裁」の電子化に特化している点が違いです。

主なメリットは4つです。①決裁スピードの向上②進捗状況を常に把握可能③承認ルートの固定・ログ記録による内部統制の強化④法改正への対応が容易に。ペーパーレス化を進めることによって、ワークフロー本来の機能である「申請・承認・決裁」以外の雑事を整理し、業務全体の基礎スピード向上が期待できます。

可能となります。クラウド型であればPC・スマートフォン・タブレットから時間や場所を問わず申請・承認が可能で、外出中や在宅勤務中でも決裁が止まりません。オンプレミス型でも外部アクセス環境を整えれば利用可能です。

対応可能です。製品によっても対応範囲が分かれますが、基本的には金額・申請区分・部署などの条件に応じた分岐（例：100万円以上は役員決裁）、並列承認（合議）、自動スキップ、差し戻しなどを設定可能です。ノーコードで視覚的にルート設計できる製品なら、組織変更時も管理者自身で編集でき属人化を防げます。

多くのワークフローシステムが対応しています。申請・決裁データを電子的に保存し、「誰が・いつ・何を承認したか」の証跡を残せるため、電子帳簿保存法の電子保存要件やインボイス制度への対応、監査対応に役立ちます。導入時は自社の法対応要件を満たすか確認しましょう。

一般的には、①電子化したい業務の特定と現行フローの洗い出し ②導入目的の明確化 ③製品の比較・選定（デモ確認）④承認ルート・フォーム・権限の初期設定 ⑤テスト運用・現場への周知 ⑥本運用・定着支援、という流れです。よく使う申請から小さく始めると定着しやすくなります。