勤怠管理業務を効率化・自動化 勤怠管理システム

勤怠管理システムとは?

勤怠とは、従業員の出勤や退勤、欠勤などの勤務状況のこと。企業は従業員の健康管理やコンプライアンス遵守のために、従業員の勤怠管理を行う必要があります。各企業は、労働基準法を遵守した就業規則を定めており、従業員が就業規則を遵守しているかを管理しなければなりません。管理だけでなく記録を残すことも、法により義務化されています。
勤怠管理システムは、勤怠に関する業務全てをシステムやツールで管理する方法です。タイムレコーダーやデバイスなどと連携し、打刻・集計・分析をシステムで一括して管理できるメリットがあります。

勤怠管理システムなぜ必要?

働き方改革の推進に伴い、2019年4月施行の働き方改革関連法により、労働基準法なども改正されました。年次有給休暇の取得義務や時間外労働の上限が規定され、残業時間超過の罰則などが設けられました。
また、直近の改正では2023年4月施行の月60時間超の時間外労働の割増賃金率引き上げや、 2024年4月施行の建設業や医師、自動車運転業務などにおける時間外労働の上限規制などが挙げられます。
このように労働に関する法律は、順次改正され施行されています。これに対応していくために、これまでよりも正確な勤怠管理が重要となっています。
ここでは、企業が勤怠管理システムを導入することの目的をご説明します。

従業員の健康管理

勤怠管理は、従業員の健康を守るためでもあります。従業員は、ともすれば長時間労働や過重労働になりがちです。勤怠管理を正確に把握していれば、従業員の過重労働を防ぐことができ、健康管理にも役立ちます。

コンプライアンス遵守

労働管理が求められる理由には、企業内のコンプライアンス遵守も挙げられます。コンプライアンスとは、正しく法令を守ることです。正しい勤怠管理を行い、コンプライアンスを遵守していることで、健全な企業であることをアピールできます。

多様な働き方ができる

感染症対策として在宅勤務などのテレワークが進んだ一方、人手不足が深刻化する中、労働力の確保と生産性向上のため、多様な働き方実現への継続的な取り組みが求められています。勤怠管理システムにより、働く場所や勤務形態にとらわれず、正しく勤怠管理ができるようになるため、柔軟な働き方が実現できます。

勤怠管理システムの導入のメリット・効果

勤怠管理システムを導入する企業は急速に増えています。ここでは、企業が勤怠管理システムを導入することによるメリット・効果をご説明します。

正しい勤怠情報を管理することができる

勤怠管理システムを導入することで、従業員の業務時間を正しく把握し、サービス残業や長時間労働などが無いか管理できるようになります。従業員の働き方改革にも寄与するでしょう。
また、正しい労働時間が把握できるため、正確な給与を支給でき、従業員の不公平感や不満を解消できます。

労働法改正に対応できる

働き方改革の推進により、労働に関する法律が改正されています。勤怠管理システムを導入していれば、システムのバージョンアップなどで法改正への対応ができることが多く、改正に順応した勤怠管理の変更が簡単になります。

勤怠管理の業務効率化につながる

勤怠管理をこれまで手作業で行ってきた企業では、集計作業に多大な工数が必要でした。勤怠管理システムを導入すれば、労働時間のデータ集計は自動で行えるため、大幅な業務効率化を図れます。
これにより、本来の業務の生産性が高まるだけでなく、より生産的な業務にリソースを充てることができ、従業員の労働時間削減につながります。

コスト削減につながる

紙ベースで行っていた勤怠の申請もデバイスで行えるため、従業員だけでなく承認者である経営者や管理職の工数削減も可能です。出勤簿や申請書などの紙も必要がなくなるため、ペーパーレスを実現しコストを削減できます。
また、紙の使用量や印刷コスト、保管場所の管理コスト、文書管理などの手間の削減にもつながります。

勤怠管理システムの機能

ここでは勤怠管理システムの3つの機能をご紹介します。

多様な働き方に対応できる打刻手段

適正な労働時間把握には、しっかりとした勤務記録を取得することが必要です。勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォンなど様々なデバイスから出退勤の打刻記録が取得できるため、勤務場所や働き方にとらわれず正確な勤務状況の把握が可能となります。

働き方改革関連法へ対応した管理

時間外労働時間の管理や有給休暇管理簿の作成、勤務間インターバルの対応など、働き方改革関連法に対応した労務管理ができます。 勤務形態・雇用形態の異なる従業員が混在する場合も、勤務時間、休憩時間などの個別設定が行え、担当者の負担を軽減するだけでなく正確性も担保できます。

勤務データを他の業務へ活用

残業時間や有給休暇取得状況など勤務データはシステム側で自動集計されます。勤務状況が可視化されリアルタイムに把握できるため、稼働調整など上限規制への対策へ活用できます。また、給与計算や人事管理など他の業務にデータ活用することで、さらなる業務生産性の向上が可能です。

勤怠管理システムの利用シーン

勤怠管理システムは勤務形態や働く場所、打刻に用いるデバイスを限定せず、多様な働き方に対応できるため、幅広いシーンで利用されています。以下はその一例です。

オフィス

オフィスには様々な職種や勤務形態の従業員が働いています。フレックスタイム勤務や短時間勤務、直行直帰など複数の出退勤パターンや、出社勤務と在宅勤務の混合など、自社の就業ルールに対応する勤怠管理システムの導入がポイントです。

製造・物流拠点など

拠点が複数ある場合のデータ集計や複雑な勤務シフト、変形労働時間制への対応など、製造、物流拠点ならではの対応が必要になる職場でも、各機能を押さえた勤怠管理システムで解決できます。

現場・外出先

直行直帰や移動が多い建設現場の従業員や営業職の場合は、各種デバイス(パソコンやスマートフォンなど)への対応や申請ワークフロー機能のある勤怠管理システムを導入することで正確な勤怠把握が可能です。

自宅(在宅勤務)

従来の打刻方法(タイムカードなど)が利用できない在宅勤務などのテレワークでは、正確な労働時間の管理が難しいという問題がありました。その点、勤怠管理システムの導入で正確かつ効率的な勤怠管理が可能になり、働き方改革を進める上でも有効です。

おすすめ勤怠管理システムの比較

画像:おすすめ勤怠管理システムの比較
項目 提供形態 利用人数規模 労働基準法対応(2019年~改正対応) その他
メーカー 商品・シリーズ名 オンプレ/クラウド 利用人数ミニマムID数 利用人数規模 有給休暇管理簿 アラート機能 勤務間インターバル対応 給与ソフト連携
従業員規模:50名以上 クロノス クロノス
Performance
クラウド
クラウド 20 1~5,000名
従業員宛の通知は同社「X'sion」との連携により対応可能
その他の比較情報は「資料ダウンロード」より、無料でダウンロードが可能です。ぜひご活用ください。

【その他の比較情報】
打刻手段比較
・ICカード
・PC/タブレット
・スマートフォン
・生体認証<接触型/非接触型>

機能比較
・各勤務体系への対応
・その他(申請・承認機能、PCログ連携、GPS連携など)

ユーザーサポート比較
・導入指導の有無
・問合せ受付方法



資料ダウンロード
オービックビジネスコンサルタント 奉行Edge 勤怠管理クラウド クラウド 20 20~5,000名
応研 就業大臣NXクラウド クラウド 1 1~30,000名
勤次郎 Universal 勤次郎 クラウド 30 1~20,000名
従業員規模:50名未満
応研 スマート大臣〈打刻〉 クラウド 10 10名~1,000名
日本電気 勤革時 クラウド 5 5名~50名
勤次郎 勤次郎 Smart クラウド 10 1~50名
オンプレ クロノス クロノスPerformance オンプレ 50 1~5,000名
従業員宛の通知は同社「X'sion」との連携により対応可能
応研 就業大臣NX オンプレ 1 1~30,000名
OSK SMILE V2 人事給与
勤怠管理テンプレート
オンプレ 1 10名~100名
勤次郎 Universal 勤次郎 オンプレ 100 1~20,000名

勤怠管理システムの比較検討資料ダウンロード

もっと詳しい比較表は、資料ダウンロードから無料で申し込みが可能です。
各サービスの比較・検討にぜひご活用ください。

勤怠管理システムの選定・導入はリコージャパンにお任せください

私たちが提供するデジタルサービスは、業務ごとの固有のワークフローをデジタル化し、その前後のプロセスにある人とデジタルの間のストレスを低減することで、働く人のパフォーマンス向上と効率的な業務運営の実現に貢献します。

これにより、面倒でミスできない単純作業を軽減し、効率や生産性を向上させるとともに、AI分析なども活用することで、お客様の業務課題を解決します。

リコージャパンでは、セールス約8,000名、カスタマーエンジニア約4,600名、システムエンジニア約1,300名、コンタクトセンター約1,000名を全国各地に配置し、大企業から地域の中小企業まで幅広くサポートしています。

リコージャパンは勤怠管理の前後にある業務を連携させお客様の課題解決をご支援します

勤怠管理に関わる業務には、シフト作成、労働時間の集計、給与計算、給与明細の配布といった多大な工数のかかる一連の業務があります。リコージャパンは勤怠管理の前後にある、これらの業務を連携させることにより、さらなる業務効率化や課題解決をご支援いたします。

自社にあったシフト作成

就業規則や労働条件、従業員の希望を取り入れたシフトを簡単に作成できます。シフト作成の効率化により、本来の業務の生産性を上げることができます。

給与計算の効率化

勤務実績データと給与計算ソフトを連携することで、給与計算にかかる工数の大幅な業務効率化が図れます。
連携により、正確な給与計算が行えることに加え、ミスが許されないという担当者の負担も軽減できます。

給与明細配布の負担軽減

給与明細を電子化し配布することで、配布にかかわる負担を軽減できます。さらに、管理帳票もデータで保管できます。

画像:おすすめ勤怠管理システムの比較

勤怠管理に関する課題解決はリコージャパンにお任せください

お客さまの業種や働き方に合わせて、最適な業務プロセスをご提案いたします。シフト作成や給与計算業務などを組み合わせたソリューションをご用意しています。勤怠管理システムの選定・導入はリコージャパンにお任せください。

勤怠管理システムのセミナー・イベント

勤怠管理システムの比較検討資料ダウンロード

勤怠管理システムの詳細な比較表がダウンロードできます。

各サービスの比較・検討にぜひご活用ください。

  • 打刻手段比較(ICカード / PCまたはタブレット / スマートフォン / 生体認証<接触型または非接触型>)
  • 機能比較(各勤務体系への対応 / その他)
  • ユーザーサポート比較(導入指導の有無 / 問合せ受付方法)他

"はたらく"に歓びを

“はたらく”に寄り添い変革を起こしつづけることで、人ならではの創造力の発揮を支え、
持続可能な未来の社会をつくります。

遡ること1977年、リコーが提唱したOA(オフィスオートメーション)。そこには「機械にできることは機械に任せ、人はより創造的な仕事をするべきだ」という想いが込められていました。人間にしかできない創造的な仕事を通して、生み出される付加価値を増幅することに、はたらく歓びがあるのだという考え方です。

リコーの使命は、“はたらく”に寄り添い、変革を起こし続けること。 その先に見据える未来は、人ならではの創造力が発揮され、働きがいと経済成長が両立する持続可能な社会。

そんな想いが、2023年に新たに制定した使命と目指す姿「“はたらく”に歓びを」に込められています。

"はたらく"に歓びを

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