総務はテレワーク不可？課題を解決し導入を成功させる方法を解説！

多くの企業でテレワークが普及する中、「総務部門は出社しないと仕事にならない」と考えている方も多いのではないでしょうか。確かに、紙の書類や代表電話の対応など、総務にはオフィスでの対応が必要な業務が数多く存在します。しかし、適切な手順を踏み、便利なITツールを活用することで、総務部門でもテレワークの導入は十分に可能です。本記事では、総務のテレワークを阻む課題とその解決策、導入を成功させるための具体的なステップを分かりやすく解説します。

総務でテレワークができないと言われる5つの理由

総務部門でテレワークの導入が進みにくい背景には、特有の業務内容に起因するいくつかの共通した理由が存在します。これらの課題を正しく理解することが、解決への第一歩となります。

【関連記事】人事・総務が知っておきたいテレワーク導入の4つのポイントと代表的なツール | 働き方改革ラボ | リコー

理由1：紙の書類やハンコ文化が根強い

総務部門では、契約書や請求書、稟議書など、紙媒体での管理や押印を必要とする書類が数多く存在します。これらの書類は社内規程や法的な要件から、物理的な取り扱いが求められるケースが少なくありません。そのため、書類の確認、捺印、保管といった作業のために出社せざるを得ない状況が生まれます。この根強い紙とハンコの文化が、テレワークへの移行を妨げる最も大きな要因の一つです。

【関連記事】代表者印と会社印の違いを知ろう | バックオフィスラボ | リコー

理由2：郵便物の受け取りや発送業務がある

企業に届く郵便物や宅配便の受け取り、そして各部署への仕分けや配布は、総務の重要な役割です。同様に、請求書や契約書などの重要書類を取引先へ発送する業務も発生します。これらの物理的な郵便物のやり取りは、オフィスに担当者がいることを前提としており、テレワーク環境で完結させることが難しい業務です。

【関連記事】郵便物のために会社に出社！を減らす方法 | バックオフィスラボ | リコー

理由3：代表電話の対応が必要

会社の代表電話への一次対応を総務部門が担っている企業は非常に多いです。外部からの問い合わせや、担当部署が不明な電話の取次ぎなど、会社の窓口としての役割を果たしています。オフィスの固定電話にかかってくる電話に対応するためには、当然ながら出社が必要となり、テレワーク導入の障壁となっています。

【関連記事】IP電話とは？種類・固定電話との違い・メリット・注意点を解説 | 中小企業応援サイト | RICOH

理由4：来客対応や備品管理の業務がある

オフィスへの来客対応や会議室の管理、社内の備品・消耗品の発注や補充といった業務も総務の仕事です。これらの業務は、物理的にオフィス空間を管理・維持する性質のものであるため、在宅での対応は不可能です。従業員が働きやすいオフィス環境を整えるという総務の役割が、逆に出社を必須とする要因になっています。

理由5：情報セキュリティへの不安

総務部門は、役員会議事録や人事情報、契約情報といった企業の機密情報を多く取り扱います。テレワーク環境では、自宅のネットワークや個人のデバイスを利用する機会が増えるため、情報漏洩のリスクが高まるのではないかという懸念があります。セキュリティポリシーの策定や管理体制の構築が追いつかず、テレワーク導入に踏み切れないケースも見受けられます。

総務がテレワークを導入するメリット

テレワーク導入の障壁となる課題を乗り越えた先には、企業と従業員の双方にとって大きなメリットが待っています。コスト削減から人材確保まで、その効果は多岐にわたります。

【関連記事】バックオフィス業務のDX化とは｜DX化が必要な背景や得られる効果、注意点などを解説 | 働き方改革ラボ | リコー

コスト削減につながる

テレワークを導入すると、従業員の通勤交通費を削減できます。また、ペーパーレス化が進むことで、紙代や印刷代、書類の保管スペースにかかるコストも削減可能です。将来的には、出社率の低下に合わせてオフィスの規模を最適化し、賃料や光熱費といった固定費の大幅な削減も期待できます。

従業員満足度が向上する

通勤時間の削減は、従業員のプライベートな時間を増やし、ワークライフバランスの向上に直結します。育児や介護といった家庭の事情を抱える従業員にとっても、柔軟な働き方が可能になることは大きな魅力です。働きやすい環境は従業員の満足度を高め、エンゲージメントや生産性の向上にもつながります。

BCP対策（事業継続計画）が強化される

自然災害やパンデミックなど、不測の事態が発生して従業員が出社できなくなった場合でも、テレワーク体制が整っていれば事業を継続させることが可能です。オフィスに機能が集中している状態はリスクであり、業務を行う場所を分散させることは、企業の危機管理能力を高める上で非常に重要です。

優秀な人材を確保しやすくなる

働き方の多様性が重視される現代において、テレワークが可能であることは採用活動における大きなアドバンテージとなります。居住地に関わらず優秀な人材にアプローチできるため、採用の幅が大きく広がります。また、既存の従業員が結婚や転居といったライフイベントを理由に離職するのを防ぐ効果も期待できます。

「できない」を「できる」に変える！総務テレワーク実現の5ステップ

総務部門のテレワークは、やみくもに進めても成功しません。現状を正しく把握し、段階的に課題をクリアしていくことが重要です。ここでは、導入を成功に導くための5つのステップを紹介します。

【関連記事】ChatGPT/Copilotで総務の仕事を効率化！使い方やポイントを解説 | バックオフィスラボ | リコー

ステップ1：現状の業務を洗い出し課題を可視化する

まずは、総務部門が担当している全ての業務をリストアップし、「誰が」「何を」「どのように」行っているかを詳細に洗い出します。その上で、各業務について「テレワークで対応可能か」「出社が必須か」「工夫すればテレワークできそうか」を分類します。この作業により、テレワーク化を阻んでいる具体的な課題が明確になります。

ステップ2：テレワーク対象業務と出社業務を切り分ける

洗い出した業務の中から、テレワークで対応する業務と、出社して対応する業務を明確に切り分けます。全ての業務を一度にテレワーク化する必要はありません。まずは、電子化しやすい申請業務やデータ入力などから始め、郵便物対応や備品管理などは輪番出社で対応するといったハイブリッドな形を目指すのが現実的です。

ステップ3：ペーパーレス化を推進する

総務のテレワーク実現に不可欠なのがペーパーレス化です。契約書や請求書、稟議書などを電子データでやり取りできる仕組みを構築します。既存の紙書類はスキャナーでPDF化し、クラウドストレージで管理・共有できるように整備します。ペーパーレス化は、業務効率化やコスト削減にも直結する重要な取り組みです。

ステップ4：必要なITツールを導入する

ペーパーレス化や業務の切り分けに合わせて、必要なITツールを導入します。ツールの選定にあたっては、自社の課題を解決できるか、従業員が使いやすいか、セキュリティは万全か、といった視点で慎重に検討することが大切です。

ステップ5：ルールを策定し試験的に導入する

本格導入の前に、テレワークに関する明確なルールを策定します。勤怠管理の方法、コミュニケーションの取り方、セキュリティポリシー、費用負担（通信費など）について定め、全従業員に周知します。準備が整ったら、特定の部署やチームで試験的に導入（トライアル）を行い、課題を洗い出して改善を重ねてから全社展開に進むと、スムーズな移行が可能です。

総務のテレワーク課題を解決するITツール・サービス

テクノロジーの進化により、かつてはオフィスでしかできなかった総務業務を代替する便利なITツールやサービスが数多く登場しています。ここでは代表的なものを紹介します。

クラウドストレージ

社内のファイルサーバーに保管していた書類やデータを、インターネット上の安全なスペースで管理・共有するサービスです。場所を問わずに必要な情報へアクセスできるため、テレワークには必須のツールです。代表的なサービスには「Google Drive」や「Dropbox」、「Microsoft One Drive」などがあります。

参考：
Google Drive | Google
Dropboxチーム向け公式ページ│Dropbox
Microsoft OneDrive | Microsoft

電子契約サービス

契約書や発注書などの書類をオンライン上で作成し、電子署名によって契約を締結できるサービスです。製本や郵送、書類保管の手間とコストを削減し、契約業務を大幅にスピードアップさせます。法的に有効なものが多く 、印紙税もかからない ため、コスト削減効果も大きいです。

クラウドPBX・電話代行サービス

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンが持つ機能をクラウド上で提供するサービスです。従業員のスマートフォンで会社の代表番号の受発信が可能になり、電話番のための出社が不要になります。また、電話代行サービスを利用すれば、一次対応を外部のオペレーターに委託することも可能です。

Web会議システム

遠隔地にいるメンバーと顔を合わせて打ち合わせができるツールです。社内会議だけでなく、オンラインでの面接や顧客との商談にも活用できます。画面共有機能を使えば、資料を一緒に見ながら話を進めることができ、対面と遜色ないコミュニケーションが可能です。

業務可視化・管理ツール

テレワークでは、誰がどのような業務を行っているかが見えにくくなりがちです。業務可視化ツールを導入することで、各従業員の作業状況や進捗をリアルタイムで把握し、業務の偏りをなくしたり、適切なサポートを提供したりすることができます。これにより、生産性の維持・向上と公正な人事評価を実現します。

総務のテレワーク導入に成功した企業事例

実際に総務部門のテレワークを実現した企業の事例は、自社で導入を進める上での大きなヒントになります。ここでは、先進的な取り組みで知られる2社の事例を紹介します。

チャットボット導入で「問い合わせ対応」を自動化し、テレワーク環境を整備した総務の事例

管理部門（経理・総務）への社内問い合わせ対応が負担となり、出社せざるを得なかった事例です。 ある企業では、テレワーク導入後、従業員から「経費精算の仕方がわからない」「申請書の承認フローを教えてほしい」といった細かな問い合わせが急増し、その対応のために管理部門の担当者が出社や電話対応に追われていました。

そこで、よくある質問（FAQ）を学習させた「チャットボット」を導入。従業員が自己解決できる仕組みを整えた結果、3ヶ月間で1,000件前後の電話対応、工数に直すと約100時間分が削減 できました。 「誰かに聞かなければわからない」という状況を脱したことで、管理部門のメンバーも場所を選ばず業務ができるようになり、テレワーク下での業務効率化とサービス品質の向上を同時に実現しました。

【関連記事】チャットボット導入で働き方改革 - 問い合わせ1,000件削減｜RICOH Chatbot Service

法務部門の出社率を10%未満に削減した管理部門の事例

株式会社リコーの法務部門では、法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」を導入し、相談対応を電話からシステムベースに転換しました。簡易審査機能により相談の3割以上を自動回答できるようになり、クラウドサインとの連携で新規契約の30%以上が電子契約化されています。相談対応の大半をシステム上で完結できるため、法務担当者は在宅で業務を遂行できるようになり、現在では法務部門の出社率が10%未満にまで低減しました。

【関連記事】社内導入事例(株式会社リコー)| リコー

紙書類の電子化でBCPとテレワークを両立した事例

日進機工株式会社では、紙書類の電子化を目的にRICOH複合機と「RICOH カンタンストレージ活用 for Box」を導入しました。複合機でスキャンした書類を直接クラウドストレージのBoxに保存する仕組みにより、外出先や自宅からも必要な資料にアクセスできる環境が整いました。ICカード認証により個人フォルダーへの保存が簡便になり、社員の間で積極的な活用が進んでいます。2020年春のコロナ禍でも、スタッフ部門が在宅勤務となった際に業務への支障はなく、BCP対策が実現されました。

【関連記事】お客様事例（日進機工株式会社 様） | リコー

総務のテレワーク導入を成功させるためのポイント

ツールを導入するだけで総務のテレワークが成功するわけではありません。制度を組織に定着させ、効果を最大化するためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。

経営層の理解を得る

テレワーク導入は、単なるツールの導入ではなく、企業文化や業務プロセスの変革を伴います。そのため、経営層がその必要性とメリットを深く理解し、強力なリーダーシップを発揮することが不可欠です。予算の確保や部門間の調整など、経営層のコミットメントがなければ改革は進みません。

社内コミュニケーションを活性化させる

テレワークでは、偶発的な会話や雑談から生まれるコミュニケーションが減少しがちです。意識的にコミュニケーションの機会を設けることが重要になります。ビジネスチャットツールでの雑談用チャンネルの作成や、定期的なオンラインでの1on1ミーティング、バーチャルランチなどを企画し、チームの一体感を醸成する工夫が求められます。

セキュリティ対策を徹底する

テレワーク環境での情報漏洩を防ぐため、セキュリティ対策は万全を期す必要があります。VPN接続の義務化、業務用PCのセキュリティソフトの統一、クラウドサービスへのアクセス制限など、技術的な対策は必須です。加えて、従業員一人ひとりへのセキュリティ教育を定期的に実施し、情報リテラシーを高めることも極めて重要です。

まとめ

「総務はテレワークできない」という考えは、もはや過去のものです。紙やハンコ、固定電話といった従来の業務プロセスを見直し、適切なITツールを導入することで、総務部門でも柔軟な働き方を実現することは十分に可能です。

テレワークの導入は、単なる「場所の変更」ではなく、業務そのものを効率化し、企業の生産性を高める絶好の機会です。まずは、自社の業務を可視化し、小さな一歩から始めてみてはいかがでしょうか。

「何から手をつければいいかわからない」「電話対応や問い合わせ対応を自動化したい」という方には、リコーの「RICOH Chatbot Service」が力になります。

• ・社内問い合わせの自動化： 総務に集中する「よくある質問」をチャットボットが24時間代行。
• ・場所を選ばない対応： クラウドサービスなので、自宅からでも問い合わせ状況を確認・管理。
• ・スムーズな導入： 専門知識がなくても、Excelを活用して短期間で運用開始が可能。

総務部門のテレワーク推進は、会社全体の働き方改革を加速させる鍵となります。リコーは、ツールの提供だけでなく、運用ノウハウの共有を通じて、貴社の「新しい働き方」を全力でサポートします。

総務の業務効率化を支援！RICOH Chatbot Serviceの詳細はこちら