社内導入事例株式会社リコー

株式会社リコー

法務部門の業務を大幅に効率化。電子契約の導入やテレワーク推進も可能に。

リコーの法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」は、リコーの法務部門が業務改善を目的として法務支援システムを内製したことにその原点があります。長年の改善から熟成された法務支援システムは、最先端の技術を採り入れ最新の法務支援クラウドサービスへと生まれ変わりました。今回、改めてリコーの法務部門で導入した RICOH Contract Workflow Service について、業務改善されたポイントや効果を聞きました。

「RICOH Contract Workflow Service」導入が抜本的な法務業務の改革につながる

法務業務のさらなる効率化を目指し最新の法務支援サービスを導入

株式会社リコー（以下、リコー）の法務部門では、業務の効率化を図るために1998年からグループウェアを使い、法務相談・契約管理システムを運用してきました。このシステムを原型にして、より多くの企業で法務業務の効率化を推進する最新の法務支援クラウドサービスとして誕生したのが RICOH Contract Workflow Service です。簡易審査（後述）や電子契約の導入、テレワークの推進など、あらゆる面で法務業務の効率化につながるため、リコーとグループ各社の共通インフラとして導入、運用を開始しています。

RICOH Contract Workflow Service

簡易審査で相談対応の3割以上を自動化し大幅な業務の効率化を達成

リコーの法務 RM 室で RICOH Contract Workflow Service を利用するメンバーは約30名。リコーを含むグループ13社からの年間相談件数は1万件を超え、年々相談が増え続けるとともに、迅速な対応が求められています。こうした状況へ効果的に対応できるのが、簡易審査の機能です。簡易審査では事前に設定した条件に該当する相談に対し、「稟議には法務審査の結果を添付する」という部門も多いため、打合せなどを経ずに法務からの回答を簡単に得られるメリットもあります。簡易審査で相談の3割以上に自動回答することで、法務部門の負担も軽減しています。

契約手続きの負担が劇的に軽減できるクラウドサイン連携

クラウドサインと連携して電子契約を行えるのも RICOH Contract Workflow Service の特長です。電子契約システムは、通常すべての利用者をシステムに登録しなければなりませんが、クラウドサイン連携機能では、利用者はログインした RICOH Contract Workflow Service からシームレスにクラウドサインへ移行し、簡単に電子契約が行えます。弊社では運用開始から半年足らずで、新たに締結する契約の30%以上を電子契約が占めるほどに利用率も上がっています。電子契約の利用者は、これまで各部門が行っていた契約書へのサイン・押印や契約書の発送作業に必要な出社も不要になります。また、電子契約を締結すると、自動的に相手方や契約期間等の関連情報と契約書のPDFファイルが一緒に登録されるので、契約管理の負担を大幅に削減できました。

テレワーク推進の大きな原動力になり、法務部門の出社率は10%未満へ

システムの導入により法務担当者の働き方も大きく変わりました。その大きな要因の1つが、電話での相談対応からシステムによる対応へと、対応方法が大きく変わった点です。相談対応の大半をシステム上で行えるので、在宅勤務も行いやすくなりました。全社でテレワークを推進していますが、現在の法務部門の出社率は10%未満になっています。

法務相談をはじめとした法務や契約のすべてがここにある

RICOH Contract Workflow Service による情報の一元化は、法務部門にとって多くのメリットがあります。RICOH Contract Workflow Service では登録された相談や契約書など、すべての情報を検索できるので、契約相手との過去の契約状況が容易に把握できたり、他の法務担当者が作成した契約書の参照もできたりして、相談への対応が効率的に行えます。また、これまでは何度も見直した契約のその後を把握できないことがありましたが、登録された契約書の契約締結の有無やその内容を確認できるようになりました。こうした情報共有により業務への安心感が増しました。タスク管理もしやすく、どこで業務が止まっているのかも一目瞭然ですから、部下のタスク管理にも有効なツールとして利用できます。RICOH Contract Workflow Service によるこれらの効率化は、多くの部門にも波及し、全社的なコスト削減にもつながっています。