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お客様事例
日進機工株式会社様

お客様導入事例　日進機工株式会社様

RICOH カンタンストレージ活用 for Boxを最大限活用し、紙書類の電子化を推進
コロナ禍におけるテレワーク環境でも業務継続を実現

リコー複合機とRICOH カンタンストレージ活用 for Boxを活用したドキュメント電子化で BCPを強化

（再生時間：04:53）
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産業メンテナンスとウォータージェット工法で日本の製造業を支える

名古屋に本社を構え、東名阪・福岡・宮城の工業地帯に12の拠点を置く日進機工様は、同社の持つ多種多様な工法と超高圧水による特殊技術で、さまざまな産業設備のメンテナンスを行うことで生産効率を回復させる「プラントメンテナンスの専門医」です。
また、超高圧水を使ったウォータージェット機器は「切る・削る・砕く」などの多様な用途に活用でき、製造現場・建設現場などでも活躍しています。

お困りごと 1

大地震発生を想定したBCP対策を行う上で、
大量にやり取りされる紙書類の電子化が難しかった

解決 1

紙ベースでやり取りされている書類を直接Boxに格納できるようになり、BCPを実現。
さらに在宅でも支障なく業務を遂行できる環境が構築できた

お困りごと 2

紙書類や社内のファイルサーバー内にある文書を確認するために出社が必要で、業務効率化の障壁となっていた

解決 2

紙の書類・資料もスキャンによってBoxに集約可能となったため、外出先・自宅からのアクセスが可能となった

お困りごと 3

Boxを導入しているが、個人レベルでの活用が進まず、
紙書類の削減がうまくいっていなかった

解決 3

複合機のICカード認証を使うことで、Boxの個人フォルダーにスキャンしたデータを直接送れるようになり、
Boxの利用が活性化。生産性も向上した。

紙書類も楽にBoxへ集約できるようになり電子書類化が進みつつあります。

背景と課題

業務改革・BCPを推進するためBoxを導入

同社では業務改革・BCPの観点から、全社レベルでの業務のIT化・クラウド化を推進してきました。日進機工システム顧問の高野文雄氏は「主力事業であるプラントメンテナンス事業では、営業担当者が実質的な現場監督として現場に常駐するのですが、社内業務を行うためには社内のファイルサーバーにアクセスする必要があり、その都度出社する必要がありました。業務効率を考えると決して良い状態とは言えず、何らかの解決策が必要でした。また、近年は画像や動画などの大容量を必要とするデータが増加し、ファイルサーバーのひっ迫や、サーバー保守の負荷が問題となってきており、さらに経営層からは近い将来の発生が予想される南海・東南海地震に対するBCP（事業継続計画）を推進したいという意向もあり、2017年に本社および各拠点に設置していたファイルサーバーを廃止して、Boxに全面移行しました」と語ります。

日進機工株式会社
経理総務部システム課
システム顧問
高野文雄様

導入の経緯

Boxとの親和性の高さから、社内の複合機をリコー複合機に入れ替え

その後、社内で使用していた複合機の更新時期を迎え、高野氏はリコーを含む4社に提案を依頼します。「導入選定にあたっては複合機そのものだけでなく、Boxとの連携を重視しました。社内でBoxの利用が浸透する中で、複合機からのファクスやスキャンデータの取り込みがボトルネックになっていたからです」（高野氏）。
4社からの提案を受け、同社ではリコーのデジタルフルカラー複合機RICOH IM C4500Aの導入を決定します。「従来は別のメーカーを使っていましたが、同メーカーの置き換えでなくリコーを選定した理由は、提案内容が明確で、かつ当社が求めていることにしっかりはまったからです。
リコーには以前から当社の社内ネットワーク周りをお願いしていたので、既存のネットワークシステムとの親和性の高い提案をいただきました。特にBoxとの連携はRICOH カンタンストレージ活用 for Box（以下、カンタンストレージ活用）を使って、ICカード認証と組み合わせてBox個人フォルダーへスキャンデータのダイレクト格納ができるということなどを明確に示してくれました。それに対し他社の提案では、Box連携に関しては消極的でした。そこで、リコーの複合機に入れ替えることを決断し、2020年1月に導入しました。」（高野氏）。

日進機工株式会社
経理総務部システム課
吉田ゆり奈様

導入の効果

予測していなかったコロナ禍でも事業継続を実現

現場業務が多い同社では、顧客や協力会社とやり取りされる作業指示書や作業報告書は紙書類が使われているといいます。「カンタンストレージ活用導入後は、社員も紙の資料を積極的にスキャンしてBoxに入れるようになりました。特にICカード認証連携は、カードをかざしてスキャンすれば、Box上の個人フォルダーに格納されるという手軽さから、社員の間でも早く普及していきました」。
同社開発企画部広報課の山﨑良子氏は「広報課でも社内報の制作において、赤入れなどを外部業者に送るときに重宝しています。社内でもいろいろな場で活用されているようです」と語ります。
カンタンストレージ活用導入直後の2020年春、新型コロナウィルス感染拡大を受けて、同社でも多くの社員がテレワークを余儀なくされましたが、目立った業務への支障はなかったといいます。
「現場はもちろんのこと、在宅勤務となったスタッフ部門においても、紙書類も含めてBoxでやり取りするようになっていたので、平常通り業務を進められました。導入時にはこんなにすぐに緊急事態が起こるとは予測していませんでしたが、経営層が思い描いていたBCPを実現できたのは、Boxとカンタンストレージ活用のおかげだと考えています」（高野氏）。

日進機工株式会社
開発企画部広報課
山﨑良子様

今後もIT推進においてさまざまな面でのサポートを期待

今後の展望について高野氏は、「業務の特性上、まだまだ紙の利便性が優位にありますが、社員の意識も変わりつつあり、社内ではBoxの利用も当たり前のようになってきていますので、Boxそして、カンタンストレージ活用の重要性は高まっていくと思います。
また、システムの運用の観点からいえば、ファイルサーバーのBox移行によって、サーバー・システムの保守・運用負荷軽減を体感したので、さらなるクラウドシフトの推進を進めていきたいと思います。それを踏まえて近々の予定ではSD-WANの導入によるVPNの負荷削減なども予定しています。リコーにはカンタンストレージ活用の提案をいただいたときのように、わかりやすく、効果のある提案をいただきたいと期待しています。また、今後もIT分野において多方面にわたりサポートいただきたいと考えています」と語ってくださいました。

画像:今後もIT推進においてさまざまな面でのサポートを期待