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お客様事例

導入の背景

事業所の人員が倍増。プリント環境の見直しへ。

日本全国で、“快適な暮らしづくり”を提供しているフランチャイズチェーン、株式会社ダスキン様。同社の北関東地域本部は、埼玉に事業所を置き、隣接する7県におけるフラン チャイズ加盟店の経営指導などを行っている。多岐に渡る北関東地域本部の業務には、複合機は必要不可欠だ。以前からリコーのカラー複合機を導入し、加盟店を集めて行う勉強会資料を大量出力したり、受注業務のやり取りにファクスを使うなどフル活用してきた。そんな中、2010年になりダスキン様の事業体制が、地域ごとの市場特性を重視するものへ大幅にシフト。各地域の体制を強化することとなり、北関東地域本部の増員が決定された。これにともない、プリント環境の早急な見直しが必要になった。
「事業所の従業員数が、以前のほぼ倍の25名になることが決定したんです。さらに、それ以降の増員も予定されていました。以前は1台のカラー複合機で何とか間に合わせていましたが、業務の効率化を考えると、複合機をもう1台導入すべきことは明らかでしたね。これに加えて、予測される複合機まわりのトラブルを避けるための対策も必要でした」
(北関東地域本部 管理室 室長 小堀 有子様)

北関東地域本部 管理室 室長 小堀 有子様

課題

増員にともなう、「出力待ち」や「書類の山」を減らしたい。

事業所の従業員が増えることによって予測される複合機まわりのトラブル。ただ単に複合機を増設するだけでなく、トラブルを見越して対処策を整えなければ業務効率化につながらない。事前に手を打つべき課題として特に重要視したのが、「出力の待ち時間」や「スペースを奪う膨大な書類」を減らすことだった。
「例えば、私たちの業務に加盟店を対象とした販促勉強会があります。配付する資料は膨大な枚数なので、誰かがそれを出力しだすと、しばらくのあいだ待つはめに…。従業員が増えるとなると、なおさらこの待ち時間を減らす必要があります。その際、ただ複合機を1台増やすだけでは意味がなく、空いている方の複合機を選んで出力できる印刷環境が必須でした」(北関東地域本部 高橋 由美子様)
「私たちが扱う発注書などは、保管年数が7年間です。発行から1~2年経った時点で、事業所から本社のある大阪の倉庫へ送るのですが、それでも事業所内のかなりのスペースが書類の保管に占められています。増員にともない、その方たちが受け持つ書類も増えますから、書類はできるだけ電子化していく必要がありました。以前の複合機もスキャナー機能はありましたが、設定が難しくあまり使用されていませんでした。そのため、誰もが気軽にスキャナーを活用できる環境にしたかったんです」(北関東地域本部 管理室 室長 小堀 有子様)

解決

事業所の人員が倍増。プリント環境の見直しへ。

リコーがご提案したのは、カラー複合機と複合機活用ウィジェット型アプリ「App2Me」を連携させることで業務効率アップを図るプランだ。「App2Me」とは、リコーのWEBサイトから無償でパソコンにダウンロードでき、パソコンから複合機を自在に操れる新発想のアプリケーション。北関東地域本部にご提案したのは、多彩なラインアップを誇る「App2Me」の内、複数の複合機から出力したい複合機を選べる「Printin’4Me plus」と、複合機でスキャンしたデータを自動で自分のパソコンに送れる「Scan2Me plus」だ。同本部の課題を解決できる内容であると同時に、複合機本体だけのコストで済む点も評価いただき導入に至った。
「“Printin’4Me plus”のおかげで空いている複合機を選べるので、増員後も出力待ちで無駄な時間を取られることがありませんね。複合機の前に行ってスタートボタンを押さない限り、出力がされない仕組みなので、書類の取り忘れなども防げています。個人情報が載った機密度の高い書類を扱っているので、セキュリティという面でも大満足ですね。あとミスプリントも減りました。以前はパソコンで印刷をスタートすると同時に出力されてしまいましたが、“Printin’4Me plus”の仕組みだと気軽にキャンセルできるので便利ですね」(北関東地域本部 高橋 由美子様)
「“Scan2Me plus”も、少しずつ活用してくれる方が増えていますね。今までは、複合機でスキャンしたデータをパソコンに送る際、宛先となるパソコンのフォルダーなどを複合機上で設定しなければならず、その操作が手間でした。でも“Scan2Me plus”を使えば、複合機とパソコンが自動接続されるため、スキャンと同時にデータがパソコンに送信されて快適です。カラー/モノクロ、片面/両面などの細かい設定も、あらかじめパソコン上で設定できる点も気に入っています。省スペースにつながる電子化が着実と進められていますね」(北関東地域本部 管理室 室長 小堀 有子様)

北関東地域本部 高橋 由美子様

北関東地域本部
高橋 由美子様

今後の展望

お客様向けのツールも、「App2Me」でサッと作りたい。

カラー複合機と「App2Me」を連携させることで、出力の待ち時間を削減でき、さらに膨大な書類の電子化へと踏み出せた北関東地域本部。今後、地域独自の販売促進を進めるにあたり、お客様に向けたツールも事業所内部で作成する可能性があるそうだ。そのツール作成にも、「App2Me」が使えないかと検討中らしい。
「これからは、管轄している地域の特性を踏まえた上で、最も効果的な販売促進を進めていかなければなりません。お客様向けのツールであるチラシなども、以前は本社が企画し、加盟店に販売していましたが、今後は事業所内で企画・作成していくことになります。その際にも、“App2Me”を活用できたらと考えています。今気になっているのが、“中綴じ製本プリント”というアプリです。複雑なプリンタードライバーでの設定なしに、サッと製本できるそうなのでぜひ取り入れてみたいですね。“App2Me”は種類が豊富なうえに、それがすべて無料ですから本当に便利だと思います。また、こうした外向けのアプローチと同時進行で、書類の電子化もさらに進めていきたいですね。現在、受注業務を複合機のファクスで行っているのですが、これに関してはまだ紙でのやり取りが多いです。1日に膨大な量の書類が送られてきているので、できるだけ早くペーパーレスFAXに切り替えてデータでのやり取りにしていきたいですね」(北関東地域本部 管理室 室長 小堀 有子様)

お客様の声

「従業員のパソコン1台ずつに、営業さん自ら「App2Me」を設定してくれたんです」

株式会社 ダスキン
北関東地域本部 管理室 室長 小堀 有子様

とにかく担当営業の方がものすごく親身になってくれるんですよ。今回の導入にあたっても、「提案書を見るより、実際に使ってみるのが一番ですよ!」ということで、何度もショールームに呼んでいただきました。色々な機器を自分で使ってみて比較することができたので良かったですね。導入が決まってからは、使い方を教えてくれるために、全従業員を相手に勉強会も開いてくださいました。従業員のパソコン1台ずつに、営業さん自ら「App2Me」をダウンロードしてくださった時は感動しましたね(笑)分からないことがあれば、電話一本で駆けつけてくれるので本当に助かっています。

北関東地域本部 管理室 室長 小堀 有子様

お客様プロフィール

株式会社ダスキン 北関東地域本部

  • 事業内容:清掃・衛生用品のレンタルおよび販売 など
  • 社員数:35名
  • 所在地:埼玉県さいたま市北区宮原町2丁目43-1
  • 導入機器・サービス:imagio MP C4000 SPF(1台)imagio MP C6001(1台)、App2Me

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