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お客様事例

A4カラーレーザー複合機『IPSiO SP C301SF』の導入により、サービスステーション(ガソリンスタンド)におけるOA機器の設置スペースを省力化や稼動品質の向上が実現され、お客様視点に立った店舗運営に貢献。また、新たにスキャナー機能の活用により、各サービスステーションから本社への日報の送信業務を効率化するなど、『SP C301SF』の導入をきっかけとして現場主導の業務改善を推し進めています。

お客様の取り組み/導入の背景

商品やサービスの充実でサービスステーションの『リピーター』を増やしたい。
そのためにはお客様満足度はもちろん、従業員のモチベーション向上が必要不可欠。

原油価格の高騰や小売価格の競争激化、さらに高燃費を実現したエコカーの普及など、石油小売業の経営を取り巻く環境は厳しい。鳥取県米子市に本社を置く株式会社ジョモネット山陰様は、地域や顧客との『絆』を大切にするという企業理念の下、地域密着でガソリンスタンドを展開している。近年では、石油販売だけでなく、中古車やタイヤの販売から、車検・自動車保険の取り扱いなど、顧客ニーズに合った自動車関連の商品・サービスの提供に特に力を入れ、業績の拡大を目指している。一方、商品やサービスの充実とともに、強固な経営基盤を築くにはローコストによる運営も欠かせない。たとえば全社的なIP電話の採用による通信費の削減や、サービスステーションで使用するPOPなどの販促ツールを最適に印刷が行える環境の整備を行うなど、同社では業務効率の向上を含めたコスト削減に日々取り組んでいる。その中で、同社では各サービスステーションに設置されている複合機の有効活用による業務改善推進にも着眼し、ファクスやプリンターの課題解決を前提とした機器の入れ替えを行った。

課題

自賠責保険の出力トラブルでお客様をお待たせすることが頻発。
事務スペースは限られており大型機種の導入は困難なうえ、車検証の控えや損害保険の契約書類など『紙書類』の保管場所にも一苦労。

■機器の選定にはいくつものハードルが…

サービスステーションに設置している複合機の入れ替えを検討するにあたり、いくつかの課題があった。たとえば設置場所とスペースの問題。従来使用していた複合機はマシンサイズも大きく、メンテナンス時にはマシンの横を開けて操作をするなど作業スペースも多く必要となるため、手狭なサービスステーションにおいてマシン置き場所の確保は容易でなかった。

■紙詰り等のトラブルは、ガソリンスタンドにおける業務の妨げに

自賠責保険の契約時に使用する専用申込用紙は厚手で表面に加工がされている特殊な紙となっており、従来使用していた複合機で必要事項を印刷する際には紙詰まりや印字ズレが頻発し、その処理でお客様をその場でお待たせしてしまうことがしばしば発生。また、損じた用紙は保険会社へ返却を行う必要があり、業務を煩雑にしていた。

■日報のファクス送信はお互いの負荷に

各サービスステーションでは日報を毎日ファクスで本社へ送信を行っていた。ただし、タイミングによっては本社側が通信中で繋がらないこともあり、再送信や送信結果の確認等を行わなければならなかった。

■各種紙文書の保管場所を確保するのが困難な状況に

サービスステーションでは、車検契約の際に必要な車検証の控えや、自動車保険の契約書類、さらにはお客様に書いていただいたタイヤの買い替えに関するアンケートなど紙で保管すべき書類が数多くある。こうした書類は年々増え続けており、手狭な店舗内に保管スペースを確保することは困難となっていた。また、過去の契約情報を閲覧する際など、保管されている多数の紙文書の中から必要な書類を見つけ出すのに多くの時間を要してしまうため、作業効率を低下させる原因にもなっていた。

解決

用紙対応力の高い『SP C301SF』だから紙詰まりもなく、高速印刷でお客様を待たせない!
操作も簡単な「スキャンto E-mail」機能が日報業務の効率を改善し、紙書類の電子化で書類用保管スペースを節約するなど、スキャナー機能も大活躍。

■自由なレイアウトを可能にしたコンパクトなボディとフロントオペレーション構造

「機種選定に際して、サービスステーションに自由にレイアウトできるコンパクトボディ、多機能且つ高性能を搭載しているのが魅力でした。加えて、本体価格もお手ごろで、ランニングコストを合わせたトータルコストの試算においても『SP C301SF』を導入することによるメリットがありました。」(営業部 直営課 課長 田邊 淳也様)。
従来のモノクロ複合機と比べても『SP C301SF』はコンパクトで、設置面積は約4割の削減となり置き場所の制約が無くなった。また、紙詰り発生時やトナー交換時などには、機器の横や後ろ側を操作する必要が無いフロントオペレーション構造なので、お客様から直接見えないレジカウンターの棚の中にも容易に設置ができた。これにより、店舗内の景観を壊すことなく、よりお客様がくつろげる空間が提供できるようになることも採用のポイントになった。

■紙詰まりが解消し、印刷の速さと美しさでお客様に満足を

『SP C301SF』は用紙搬送性能が高く、幅広い用紙対応力も誇る。普通紙はもちろん自賠責保険の専用申込用紙等の特殊紙への印刷においても紙詰りなどのトラブルは極端に減った。その結果、印刷トラブルでお客様をお待たせすることもなくなり、お客様へのサービス向上に貢献している。「どのサービスステーションでも紙詰まりや故障による機械のダウンタイムには悩まされていました。『SP C301SF』では紙詰まりがほとんどありませんので、とても安心できます。また、アフターサービス面では、既に本社内にリコーのA3複合機が入っておりリコーの高い保守レベルは実証済みでしたので、広域に及ぶ各サービスステーションにおいても同様の保守サポートを受けられることは『SP C301SF』を選定したポイントの1つでもありました。」(田邊様)
また、車検やタイヤの見積書、商品の提案情報なども、接客しながら『SP C301SF』でスピーディーに印刷している。滲みがなく鮮明な印刷品質なので、お客様に満足のいく訴求が行えるようになった。

■日報や各種紙の書類はスキャナーを活用して業務改善を実施

スキャンしたデータを直接E-Mailで送れる『スキャンto E-Mail』や、ネットワーク上の指定したフォルダーに直接スキャンしたデータを保存できる『スキャンtoフォルダー』について、田邊様は『SP C301SF』に搭載されているこれらの機能が紙書類の削減に役立つと直感した。「まさにこれらのスキャン機能も導入の決め手の一つでした。電子化による業務改善を推し進めるきっかけになりました」(田邊様)。
POSシステムから出力される日報は、従来各サービスステーションから本社へファクスで送られていたが、『SP C301SFのスキャンto E-mail』機能によって、その業務を一変させた。「日々のファクス送信業務がスキャナーと電子メールを使用した送信に切り替わったことで、送信先のファックス回線使用状況や送信結果を確認する手間が省けました。スキャナー操作においてもワンタッチで作業も簡単ですから、スタッフ全員がすぐに使いこなせました。」
(米子ステーション サブマネージャー 下村 豊様)。
さらに同社では、自動車の整備内容などを記入した顧客シートや、お客様に記入いただいたアンケートなどの紙文書もスキャナーを使用して電子化を行い、ペーパーレス化を進めて保管スペースの削減にも取り組んでいる。「電子ファイルにすることにより、パソコン上で必要なデータをスピーディーに検索することが可能となりました。車検を控えたお客様の関連情報を見つけ出す際など、作業の効率化にも役立てています。」(下村様)

今後の展望

「今後はスキャナーを更に活用して、各サービスステーションで保管している紙書類の電子化を加速させたいです。更に、販促情報に関しては社内のイントラネット上でうまく一元管理を行い、効果的な営業活動の展開において活用していきたいと考えています。」(田邊様)。
このように同社では、スキャナーを活用して更に業務改善を推し進めるなど、現場主導の活動が活発化している。ジョモネット山陰様のさらなる業務効率化と魅力あるサービスステーションづくりを、リコーはこれからも強力にサポートしていく。

お客様の声

「『SP C301SF』はコンパクト&安定出力に加えて、スキャナーを簡単に使いこなせるので、全社の業務改善を進めるうえで最良な選定でした」

株式会社ジョモネット山陰
営業部直営課 課長 田邊 淳也様

コンパクトな『SP C301SF』は普通紙以外への対応にも優れていて、紙詰まりもなく安定して稼働しています。またコスト削減という点でみると、スキャナーの有効活用により、ファクス通信費やコピー用紙の消費量は確実に減っています。ガソリンスタンドの全従業員が簡単にスキャナーを使いこなせているので、業務を効率化するツールとして今後も活躍していくと思います。

田邊 淳也様

営業部直営課
課長 田邊 淳也様

お客様プロフィール

株式会社ジョモネット山陰

  • 事業内容: 石油ガス卸売小売業
  • 創業:1999年4月1日
  • 従業員数: 100名 (アルバイトなどを含む) ※2010年1月現在
  • 所在地: 鳥取県米子市昭和町38-1
  • 導入セクション:系列のサービスステーション(11カ所)
  • 導入機器:IPSiO SP C301SF(11台)

本ページに掲載されている情報は、2010年3月19日現在のものです。

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