リコー教えて！電子帳簿保存法
コラム 17

Column

コラム

確実な法対応、その先のスムーズな運用がポイント

スキャンやペーパーレスファクスを活用して手間のかからない電帳法対策

宥恕期間が終わったら、いよいよ電子取引した文書の電子保存が義務化されるのに合わせて、電子帳簿保存法への具体的な対応を検討される方も多いのではないでしょうか。さらには、これを機に、紙で取引された文書も電子化して、できるだけ“ペーパーレス”でお仕事できる環境づくりに取りくむ方もいらっしゃることでしょう。

電子帳簿保存法の様々な規定に即した文書の保存には、JII MAから電子取引ソフト、スキャナ保存ソフトとして認証を受けているサービス、例えば「RICOH証憑電子保存サービス」を導入して対応するのが最も手軽かつ確実ではありますが、インボイス対応などまで含めると、「法対応は仕事が増えて面倒」とお感じになっているかもしれません。

法対応は確実に、その上でスムーズにお仕事が回っていく環境づくりに役立つのがリコーの複合機上で動くサイオステクノロジーのアプリケーションです。

例えば、ペーパーレスファクスは紙に出力しない限り、電子取引の対象となります。でも、日常の業務で活用されているファクス文書をいちいち保存するのは大変です。またファクス広告などで入ってくる出力も保存も不要の文書もあります。

サイオステクノジーの「スマートecoファクス」なら、複合機で受信したファクスを、通常業務で利用するフォルダ等に転送（保存）するだけでなく、サブとしてもう一か所に分けて保存することができます。週に1度あるいは月に1度、届くファクスの量に合わせて、ご担当の方が、分けて保存しておいたフォルダから保存する必要のある文書だけを、場合によってはファイル名などに必要な要素を加えたうえで、電帳法対応の保存サービスを利用いただく。このようなやり方で、確実な法対応とスムーズな運用を実現します。

これまで紙で保存せざるを得なかった書類の代表選手が紙の領収書やタクシーのレシート。月末になると、たくさんの領収書を抱えてうんざりしている営業さんがいたりしませんか？

スキャンして、電帳法のスキャナ保存に対応しようと思っても、一つ一つの領収書をファイル化するのは手間が大変。「それだったら、紙のままでいいや！」ということにもなりかねません。

スキャンアプリケーションであるSpeedocV5 for RICOHは、そういったニーズにも配慮して、まとめて電子化する機能があります。

令和5年度税制改正による見直しなどで、電子帳簿保存法はより対応しやすくなり、電子取引の義務化をきっかけに、これまでの紙中心のお仕事を電子化する絶好のチャンスです。ただ、法対応のソリューションを導入するだけでは、「決まりに従う」ことのみが優先され、これまでより手間が増える一方で、実際に使う人たちのストレスが溜まっていく、という結果になってしまうこともありえます。

法対応のその後も“仕事のやりやすさ”にしっかり配慮することで、複合機を中心にスムーズな電帳法対応を実現する、スキャンやファクスソリューションにもぜひご注目ください。

サイオステクノロジー株式会社　SIOS Apps Service Line

※本文に掲載されている情報は、2023年6月現在のものです。