【システム】では、膨大な情報資産をビジネスに活かす高機能な文書管理システム「MyQuick」をクラウド版でご提供します。
クラウド版の文書管理システムの導入により、低コストで迅速な立上げが可能となります。
【システム】の各種機能により、日々の“目録”メンテナンス(“目録”の『最新性』確保)の効率化を実現します。
これらの機能を有効に活用するためには、“目録”の「正確性」が保たれていることが必須条件です。
ユーザビリティに優れたUIとなっており、ナビゲーションエリアと情報エリアに分かれたとてもわかりやすい画面構成です。
画面構成のポイント
「ディレクトリ」は、アクセス権制御のための文書の格納場所です。ディレクトリ単位にユーザーIDのアクセス権を設定することができます。
例えば、営業のAさんは「営業」ディレクトリ内の文書は見えますが、「企画」ディレクトリは表示すらされない、という制御が可能です。
“目録”の定型項目(書誌情報)の検索と、フリーワードによる高速全文検索機能があります。全文検索機能は大文字小文字、半角全角を意識しないあいまいな検索が可能です。
また、「ビュー」機能や「コレクション」機能により、お客様の活用シーンや運用に合わせた文書検索が可能です。
ビュー機能では“目録”の各項目に入力されている値を使用し、仮想階層形式で表示します。
例えば契約先別の仮想階層や契約名称別の仮想階層などを自由に作ることができ、文書の検索が簡単になります。
コレクションでは、あらかじめ検索条件を設定しておくことができ、コレクションを選ぶだけで条件に合った文書の一覧を表示できます。
例えば、検索条件に「契約満了日の1か月前」というコレクションを作成しておけば、条件に該当する文書をすぐに把握できます。
登録機能では、“目録”登録時に入力必須項目の設定や、単語帳を用いてプルダウンから単語を選択する方法などを設定することが可能です。
契約書管理サービス クラウド版の特長、メリット、製品詳細などをわかりやすくまとめた
“「契約書管理サービス クラウド版」ご提案資料” をご用意いたしました。
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