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日本 - ソリューション・商品サイト Change
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お客様事例

お客様の取り組み/導入の背景

エネルギー業界の最前線でさらなる競争力を高めるために、経理・販促業務の両方を一気に改革。

「いで湯と城と文学のまち」として知られる四国・松山。ここに本社を置く太陽石油販売会社様は、「この星と人のチカラに」のスローガンのもと、「SOLATO」ブランドを全面展開する総合エネルギー企業・太陽石油グループの重要な一員。運営するガソリンスタンド等の店舗は、関東から九州までの全国各地に119店を数える(2009年9月現在)。同社では近年、グループウェアの入れ替えも含み、全社をあげて経理の基幹システムの抜本的な再構築に取り組んできた。紙の情報を電子化することによるシステムの効率化とコストダウンがその大きな狙いだった。またガソリンスタンドの店頭でも、変動する燃料価格やエリアの状況に応じたさまざまなサービスやキャンペーンをより効果的にお客様に告知し、利用を促すための改革が求められていた。

課題

本社と店舗のそれぞれにあった、コスト削減とサービス向上への課題。

月に15,000枚のFAX受信を、ゼロにする方法はないだろうか?

経理システムの再構築を推進するにあたって大きな動機のひとつとなったのが、各店舗から本社経理部へ連日送られてくる大量のFAXと、それに伴う通信費の問題だった。各地にある同社の店舗では、日々現金が扱われている。業務の種類も多岐にわたり、それらは全てその日のうちに本社経理部へと報告しなければならず、それぞれに証憑をつける必要もある。この業務は従来、FAXを使って行われていた。
「店舗側がFAX送信しなければならない証憑類は、業務の状況により変化しますが、各店1日あたり少なくとも4枚。本社側にすれば、119店舗分ですから毎日ざっと400枚以上。週末や連休などが間に入ると、それがさらに増加していきます。月あたりにすると12,000枚から15,000枚といったところでしょうか。通信と消耗品のコストがかさむだけでなく、届いたFAXを店舗ごとに仕分けする作業にも大変な労力を必要とします。また用紙の補給や紙詰まり時の対応など、本来の業務以外の手間もかかります。それらが経理担当者の大きな業務負荷となっており、まずはこれを何とかしたかったですね」(総務企画部 部長 阿波井 重幸様)

阿波井 重幸 様

総務企画部 部長 阿波井 重幸 様

すべての店舗で、商品やサービスをよりわかりやすくお伝えするために。

ガソリンスタンドでは、給油以外にもお客様のカーライフに関わる様々なサービスを提供しており、その内容をできるだけ広くわかりやすくお伝えすることが商品やサービスの利用につながる。しかし、短い給油時間内に全てのお客様に直接コミュニケーションをとることは難しく、POP(店頭などに置く案内物)やチラシなどによる販促活動が大切な役割を担うことになる。特にPOPは、地域性や店舗のスタイルに合わせた内容となる場合が多く、それぞれの店舗で作成するのが一般的だ。この業務は従来、店舗によって質・量ともにレベルが大きく異なっていた。それは、店舗によってスタッフの数や事務所のスペースも大きく異なるため、機種や対応用紙サイズも含めた機器選定~導入が店舗判断に任されていたためだ。とはいえ、POPをはじめとする各種販促ツールの品質向上は、多くの店舗で求められていた。

解決

「業務効率」と「販促効果」の向上を、A4カラーレーザープリンター複合機で同時に実現へ。

FAXからスキャンto E-mailへ。

小西 英高様

総務企画部・企画グループ
グループ長 小西 英高様

店舗から本社経理部へ、毎日の証憑類の送付に使われていたFAXに変わる方法として同社が注目したのは、「スキャンto E-mail」だった。これは、スキャンした紙のデータを電子化してE-mailに添付・送信する機能。送信時の操作はFAXとほぼ変わらないが、電話回線を使用するFAXとは根本的に仕組みが異なり、通信コストを大幅に抑えることができる。
「スキャンto E-Mailこそ、私たちの取り組みに対するベストな機能だと確信しました。1日に400枚以上届いていたFAXは、用紙の使用量もさることながら、通信費と担当者の業務負荷が膨大でした。送信の操作自体はFAXとあまり変わらないので、現場のスタッフが新しい手順を覚える必要がない点も大きなポイントでした」(総務企画部・企画グループ グループ長 小西 英高様)


A4カラーレーザープリンター複合機を各店舗へ。

一方、POP作成など販促活動を強化するための方策として、カラー出力機の導入が検討された。ガソリンスタンドの店頭や壁面のPOP類は、明るくカラフルなものの方が目立ちやすく、また他のPOPと区別しやすくするためにベース色を変えるなどの変化もつけやすい。単なる告知ではなく、積極的なPRに活用するためにはカラー出力が欠かせないという判断があった。さらに、店頭では用意していたチラシ類が足りなくなってしまうといった事態も頻繁に発生する。そんな時はカラーコピー機能を使いたいという店舗からの声も後押しになり、カラー複合機が有力な候補となった。複合機であればスキャナー機能もあり、スキャンto E-mailも可能になる。つまり、2つの課題を1台のマシンで解決に導くことができる。こうして、さまざまな角度から検討がすすめられた結果、リコーのA4カラーレーザープリンター複合機、IPSiO SP C221SFが選ばれた。対応用紙サイズがA4だったことにも、もちろん理由がある。
「今回、カラー複合機を導入するにあたり、業務をもう一度見直す作業を行いました。証憑類の送信業務をはじめ、POP作成やコピー、プリントなど各店舗の業務を詳細にチェック。すると、そのほとんどはA4サイズで十分だと判断したわけです。もちろん、すべての店舗に十分な機器の設置スペースがあるわけではないという点も考慮に入れました。セルフ型の店舗はスタッフルームに余裕がない場合が多く、1台で何役もこなせる多機能とコンパクトなサイズの両立はありがたいです。以前はA3対応の機器を使っていた店舗もあり、小さいことで不満の声もあるかと思われたのですが、特には聞こえてこないですね」(阿波井様)
基本的に全ての店舗でA4機に統一したのは、機器の操作や管理、メンテナンスの一貫性を重視したためだ。かつては店舗ごとの判断で導入した機器について問い合わせがあり、管理部門でも即答できないこともあったという。

導入後、一変した本社経理部の業務のスタイル。

リコーのA4カラーレーザープリンター複合機が、同社のスタンド各店舗に順次導入されたのは昨年6月からだった。その総数は、2009年9月の時点で93店にのぼり、残る店舗にも引き続き導入をめざしているという。
「導入後は、証憑類のデータを受信する本社経理部の状況が劇的に改善されました。まず、この業務に関してはFAX用紙が必要なくなりました。消耗品のコスト面もさることながら、紙詰まりで作業がストップしてしまう等のトラブルが激減したことも大きいですね。各店舗からリコーのA4カラーレーザープリンター複合機でデータを送信し、本社ではそれをPDFファイルで受け取ります。FAX出力に比べ、格段に鮮明で細部まで判読可能です。また、パソコン上のデータなので全文検索もできますし、紙のデータと比べれば使い勝手も非常にいいですね」(阿波井様)
通信費については月あたり数十万円単位の削減を実現。これは導入前にほぼ想定していた通りのことだ。
「今回の取り組みと平行して、店舗と本社間はもちろん、その他の部門も含めて社内FAXはゼロにしましょうという方針をとってきましたから、その効果も大きいと思います」(小西様)
現在、仕入れ先やお客様とのやりとりなど一部で利用しているものの、社内での通信にFAXを使うことはほぼなくなったという。

店舗では送信業務の負荷が減り、販促業務は強化。

証憑類の送信手段がFAXからスキャンto E-mailへと代わったことで、店舗側の業務効率も大きく向上した。 「FAXがE-Mailに変わったといっても、FAXボタンの変わりにスキャンボタンを押すだけですから、やり方自体は以前とほとんど同じで簡単ですよ。新人のスタッフでもあまり問題はないですね。しかし、その先となると大違いです。店舗から本社へ書類を送る時間は各店の営業時間によって異なりますが、それでも夜間のある時間帯に集中することが多い。そうなると、FAXの場合は結構な頻度で話し中になるんです。数枚の書類とはいえ、30分ほどかかったこともあります。送信が完了するまでにちょっと目を離したりすると、先方に届いたかどうかわからなくなったりする点にも問題がありました」(セルフ小坂給油所 所長 栗林 信昌様)
その点、E-Mailなら待たされることはない。また同報機能をセットしておけば、送信の確認もスタッフルーム内のパソコンで確実にできる。その結果、一連の作業はほんの2~3分で完了し、業務が大きく効率化する。
POP作成をはじめとする販促業務でも、A4レーザーカラープリンター複合機は大活躍している。発色のいいカラーレーザープリンターで出力したPOPやチラシによって、セルフ型の店舗などでもお客様にわかりやすい訴求力のある情報を伝えることができるようになった。
「レーザープリンターは色が鮮やかですね。POPのデザインはスタッフ同士アイデアを出し合ったりしますが、キレイに作成できるので取り組む姿勢も以前より意欲的になってきました」(栗林様)

このほか、チラシや商品カタログをカラーコピーしたり、スキャンした書類のデータをグループウェアに取り込むなど、A4カラーレーザープリンター複合機の果たす役割は多い。さらに、デスクや仕切り棚の上などに置け、忙しく行きかうスタッフの動線を妨げることもない。また、消耗品交換等が前面操作で行えるため、作業時間が短縮できるといったメリットもある。

今後の展望

立地条件が異なるすべての店舗で、高度で均質なサポートを期待。

今回の機種選定にあたっての大きな条件は、スキャンto E-mailに加えカラー出力・コピーが可能。そしてそれらの機能がコンパクトなサイズにまとまっていることだった。では、最終的にリコーを選んでいただいた決め手は何だったのだろうか。
「ハードウェアの性能という点でも今回の選択には十分満足しています。その上でリコーに決定した理由は、導入後のサポートというプラスアルファですね。機器の保守や修理などのサポートがエリアによって違っていては管理が非常に煩雑になります。リコーのように、全国どこでも基本的に同じサービスが提供されていることが、広範囲に店舗を展開している私たちにとっては大切なんです」(阿波井様)
機器が多機能かつ高性能であるほど、欠かせないのは一貫したメンテナンスの継続。それは、初期の性能を末永く発揮することにもつながる。その点を評価していただいたことは、今後への期待とも受け止めなければならない。
「経理システムの再構築という今回の取り組みはほぼ一段落しました。でもこれで終了というわけでなく、紙の書類に代わって日々たまっていくデータをより効率的に管理したいといった、新しい要望も上がってきています。また相談に乗っていただかなければなりません」(阿波井様)
「スキャンto E-mailのような、業務のスタイルまで変えてしまう新しい機能やアイデアを、リコーには今後ともどんどん提案してほしいですね」(小西様)

お客様の声

「店舗の経理処理に携わるスタッフが、11名から4名に減りました」

太陽石油販売株式会社
総務企画部 部長 阿波井 重幸 様

従来、店舗の経理処理は支店も含めて最大11名が携わっていましたが、スキャンto E-mailを活用した経理処理の電子化によって、現在は本社経理部のみの、わずか4名になりました。受信FAXの整理に追われていた頃を考えれば、ひとりひとりの業務負荷も間違いなく減っていると思います。今回のリコーA4カラーレーザープリンター複合機の導入は、経理システムの再構築という私たちの取り組みの中でとても大きな役割を果たしてくれました。

お客様プロフィール

太陽石油販売株式会社

  • 事業内容: 石油製品販売業、車両の整備業、自動車及び自動車関連用品の販売 他
  • 設立年月日: 昭和45年2月16日
  • 従業員数: 正社員306名 アルバイト・パート672名※平成21年4月1日現在
  • 所在地: 愛媛県松山市高岡町74番地1
  • URL:http://www.taiyosekiyuhanbai.co.jp/
  • 導入機器:IPSiO SP C221SF

本ページに掲載されている情報は、2009年11月16日現在のものです。

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