お客様導入事例　株式会社タカサ 様

導入の効果

●「MakeLeaps」を導入されて以降の変化・効果についてお聞かせください。

「MakeLeaps」の郵送代行サービスにより、それまで自社内で行っていた印刷・紙折り・封入作業がゼロになり、請求書発行にかかるトータルの作業時間が3,260分から730分に減りました（約80%削減）。業務負荷が大幅に削減され、業務に携わる人数も20名程度から5名程度に減らすことができました。従来は、印刷・封入作業を担当外の従業員に手伝ってもらっていましたが、それがなくなり本来の仕事に専念してもらえる時間が増えたのも非常に良かった点です。また昨今のコロナ禍で、当グループも一時的に在宅勤務になりました。従来であれば請求書発行のため出社が必要だったと思いますが、「MakeLeaps」によりパソコン上で業務を完結させることが可能になり、出社することなくテレワークで請求業務を行うことができました。

導入のきっかけ

●「MakeLeaps」を導入されたきっかけ、またその理由をお聞かせください。

数年前から、請求書発行の効率化は課題と感じていて、それを解決できるクラウドサービスを探していました。当社事業の中でも、特に福祉用具レンタルの業務はローテクな動き方をしていたので、どうにか仕組みを変えたいという想いがありました。ただ業務の見直しを行うにあたっては、コストが見えやすい「システム導入」による改善より、コストが見えにくい「人的リソース」による改善が優先される社風もあり、本格検討まで時間がかかりました。いよいよ今年、本格的に導入を検討しようとリコーさんに相談したところ、「MakeLeaps」を紹介してもらいました。他社のサービスも調べましたが、他社は請求書発行の電子化（電子送付）を基本とするものが多かった印象です。当社はご高齢のお客様が多くメールでの請求書送付は難しいこともあり、最初から電子化するのが難しい状況だったため、当面、紙での送付は継続しながら、同時にその業務負荷を下げたいと考えていました。そういった状況もあり、まずは郵送代行により業務負荷を低減しながら、将来的には「電子送付と郵送代行を並行利用できる」、またコストの面でも「郵送代行を安価に利用できる」、こういった点で「MakeLeaps」を選択しました。

●「MakeLeaps」導入後の意外なメリット、お気付きの点があればお教えください。

そうですね、「MakeLeaps」は直感的に使えるわかりやすいツールなので、請求書の仕分けやちょっとした金額修正の際に、画面上でとても簡単に修正できるのが良いですね。また、印刷や封入の作業がなくなったことで、紙や封筒の在庫管理や封入時のスペース確保が不要になったのも、あとで気付いたメリットですね。