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お客様導入事例 株式会社トヨックス 様

MakeLeapsと販売管理システムの連携で、
いち早く確実に納品書をお届けできるようになり、お客様満足度が向上!
請求書・納品書の郵送が9割削減され、印刷~紙折り~封入の作業もゼロに。

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耐圧ホースと継手の専門メーカーとして、業界トップシェアを誇る株式会社トヨックス様。自動車、食品、電機・精密機器など幅広い業界に向けて多種多様なラインナップを展開されています。さらなる事業成長に向けて全社的なデジタル化・DX(デジタルトランスフォーメーション)を検討されている中、その先駆けとしてMakeLeapsを導入されました。
MakeLeapsと基幹システムを連携させ、これまで郵送していた請求書・納品書の発送業務をデジタル化。印刷~紙折り~封入作業はゼロとなり、発送にかかるトータルの作業時間は約75%減。お取引先をお待たせすることなく、出荷の翌営業日には納品書をお届けできるようになりました。スピーディーな対応によるお客様満足向上と、社内業務の大幅な負担軽減を実現されています。

課題と効果

【導入前の課題】

  • エンドユーザー様へ商品出荷後、請求先である販売代理店様に納品書が届くまで数日かかっていた。
  • 請求書・納品書の郵送作業に毎月1,260分かかっていた。
  • 全社的なデジタル化推進の皮切りとして、短時間で成果が生まれ効果を実感できる改革を実践したかった。

【導入後の効果】

  • 商品出荷の翌営業日には販売代理店様へ納品書をお届けできるようになり、CS向上につながっている。
  • 印刷~紙折り~封入作業はゼロになり、トータルの作業時間は約75%削減された。
  • MakeLeapsを成功事例として、他の業務を対象にした全社的なデジタル化、効率化の取り組みが促進されている。

選定のポイント

  • 請求書、納品書の電子送付を実現するための最適な機能を備えていた。
  • 他社と比較して、コスト面でのメリットが大きかった。
  • リコージャパンとご販売店のサポート体制が充実している。

導入の背景と効果

MakeLeapsを導入された背景、導入前の課題を教えてください。

トヨックス様 「全社的な方針としてデジタル化を進め、お客様満足度向上と業務の効率化を推進していきたいと考えていたところ、まず思いついたのが請求業務の改善でした。月に請求書は約350通、納品書は約2,500通あるのですが、紙で印刷し手作業で郵送するのは時間もマンパワーも要します。重要な書類ですから、宛先や送料に間違いがないかチェックする作業にも時間がかかっていました。

画像:株式会社トヨックス 経営管理本部 取締役経営管理本部長 荒地 正人 様株式会社トヨックス
経営管理本部
取締役経営管理本部長
荒地 正人 様

特に主力商品である工業用ホースと継手(ホースをつなぐ金具)のセットは、出荷数や代理店様の数が多いことに加え、業務フローの特性上、代理店様への納品書送付が遅くなってしまうことに一番の課題を感じていました。商品を現場へ早く届けるため、商品はエンドユーザー様へ直送し、納品書は代理店様に送付するのですが、納品書を郵送する従来の方法では、代理店様のお手元に届くまで、どうしても数日かかってしまうのです。「いつ出荷したのか知りたい」「納品書が早く欲しい」と、代理店様からお問い合わせいただくこともあり、その都度、個別にFAXやメールで対応していました。この状況を帳票送付の電子化で改善できないかと思い、リコーさんの販売店である明文堂さんへ相談しました。」

トヨックス様から相談を受け、明文堂様はなぜMakeLeapsを提案されたのでしょうか。

明文堂様「以前から経営課題としてデジタル化、DXの相談を受けており、請求業務の改善もその一環としてお話を伺いました。トップダウンではなく現場と一緒に取り組み、比較的早く効果を実感できるデジタル化に着手したいと伺い、そのご要望に応えるにはMakeLeapsが最適だと思いました。

請求業務を効率化する製品やシステムはたくさんありますが、大規模な開発が必要となれば成果が見えるまで時間がかかってしまいます。その点、MakeLeapsは導入しやすく、トヨックス様が求める機能と操作性を備えていました。全社的なデジタル化の皮切りとして、比較的早く成果を実感したいというニーズに最適だと考えました。
製品としての魅力に加えて、リコージャパンには本社の担当部門と現場の営業が連携して、親身に対応いただける体制がありますので、アフターサポートも含めて自信をもってご提案できました。」

MakeLeapsを採用いただいた決め手を教えてください。

トヨックス様「当社が求めるニーズに合致する機能を備えていたことに加え、初期費用やランニングコストを抑えられるのも魅力でした。特にメリットを感じたのは、月に何回電子送付しても追加料金がかからない点です※。請求書は月1回ですが、納品書は納品の都度、月に何度も同じ代理店様へ送るケースがあります。したがって電子送付に追加料金がかからないのは、利点が大きいと感じました。
また、試用・検証の期間において、懇切丁寧にサポートいただけたので、スムーズに導入することができました。」

※ 電子送付の料金はご選択いただく料金プランによって異なります。詳しくはお問合せください。

画像:株式会社トヨックス 流体輸送事業マーケティング営業本部 流通営業部 営業業務・業務改革グループ 課長 金山 勝裕 様株式会社トヨックス
流体輸送事業マーケティング営業本部
流通営業部
営業業務・業務改革グループ
課長
金山 勝裕 様

導入により、作業時間や手間はどのように改善されていますか?

トヨックス様「基幹システムから請求書・納品書を印刷するかわりに、MakeLeapsに帳票データをPDFで取り込み、あとは一括送信ボタンをクリックすれば送信完了です。印刷~紙折り~封入作業がゼロとなり、6名で対応していた帳票送付作業が1名で対応できるようになりました。

印刷~投函(MakeLeapsではPDF出力~セキュア送信)にかかるトータルの作業時間は、約1,260分/月から約75%減の約320分となりました。

クラウド型なので、場所を選ばず操作できるのも便利ですね。富山(本社)および東京・大阪・名古屋の各支店で行っていた発送作業がリモートでも実施可能になったので、今後、テレワークが進んだ時には自宅からでも一連の業務を完了できるようになりました。」

画像:株式会社トヨックス 経営管理本部 業務改革推進室 藤沢 忠昭 様株式会社トヨックス
経営管理本部
業務改革推進室
藤沢 忠昭 様

お客様からの反響はいかがですか?

トヨックス様「紙の帳票をメインにされている代理店様が多い中で、電子での受領に抵抗感があるのではないかと心配していたのですが、9割ものお客様に賛同いただけました。それだけ早く正確に納品書を受け取りたいというニーズが大きかったのだと思います。

MakeLepas導入後、代理店様への納品書送付は大幅にスピードアップしています。曜日を決めて手分けして郵送するのではなく、出荷日ベースで対応できるようになったので、出荷の翌営業日にはお届けできるようになりました。
ご担当者様へいち早く確実にお届けできるようになった結果、帳票に関するお問い合わせ件数も少なくなりました。MakeLeapsによる当社の業務効率化が、お客様社内での帳票確認や処理のスピードアップにも貢献できているのではないかと思います。

画像:導入前・導入後

全体を振り返ったご感想と、今後についてお聞かせください。

トヨックス様「MakeLeapsは、ユーザーの声を反映して新機能が追加されていくので、導入時よりさらに使いやすくなっており、今後のバージョンアップにも期待しています。現在は主力商品の請求業務にMakeLeapsを活用しているのですが、他の製品群にも活用範囲を広げていきたいと考えています。
MakeLeapsでデジタル化の効果を検証することができたので、これを皮切りに他の領域のデジタル化、効率化にも着手していく予定です。リコーさんは、様々な商品やサービスをお持ちですので、今後もぜひご提案いただけたらと思っています。」

 

明文堂様「デジタル化を検討されている企業様にとって、トヨックス様の事例は大変参考になると思うので、地域のお客様に積極的にご案内していきたいと思っています。
デジタル化だけではなく、働き方改革、環境問題、SDGsなど、企業を取り巻く状況は日々変化しています。地域に根差したリコーの販売店として、単にモノを売るのではなく、こうした世の中の動向や情報も合わせてお伝えし『一緒に変わっていきましょう』と提案をしていくことが、私たちの役割だと考えています。
リコーには豊富な製品群と情報があり、明文堂にはお客様のニーズや課題を熟知しているという強みがあります。双方が協力することで、地元企業の皆様に、最適なソリューションをお届けしていけたらと思っています。」

画像:株式会社明文堂 専務取締役 明石 英一 様株式会社明文堂
専務取締役
明石 英一 様

画像:集合写真

株式会社トヨックス 経営管理本部 業務改革推進室 藤沢忠昭様
株式会社トヨックス 経営管理本部 取締役経営管理本部長 荒地正人様
株式会社トヨックス 流体輸送事業マーケティング営業本部
流通営業部 営業業務・業務改革グループ 課長 金山勝裕様
株式会社明文堂 専務取締役 明石英一 様

お客様プロフィールと導入商品

お客様情報

■お客様名称:株式会社トヨックス様

■本社所在地:富山県黒部市前沢4371

■事業概要:耐圧樹脂ホース・専用継手の開発・製造・販売。省施工配管システムの輸入販売。OA機器、ソフトウェアの企画・販売。

■URL:https://www.toyox.co.jp/

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業界トップシェアを誇る耐圧ホースと継手の専門メーカー。自動車、食品、電機・精密機器など幅広い業界に向けて多種多様なラインナップを展開している。

導入商品

■請求管理クラウドサービス
MakeLeaps

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https://www.ricoh.co.jp/service/makeleaps/

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