協和梱包運輸有限会社様は、輸出向け貨物の木枠梱包、輸出木箱、バリア梱包などの各種梱包を得意として運送業を営まれており、近年は上尾営業所に加えて大宮営業所を新設して業務を拡大中です。同社では業務の効率化のために、リコーの「RICOH 点呼業務改善パック」「RICOH 運送業帳票電子化ソリューションパック」を導入されており、大幅な業務改善を実現されました。
困りごと 1
点呼の度に管理者が拠点に移動する必要があった
解決 1
点呼とアルコールチェックが遠隔で行えるようになった
困りごと 2
手書きで点呼の記録と管理を行っていた
解決 2
点呼簿が自動作成されるようになり管理が楽になった
困りごと 3
手書きで請求書を作成し時間がかかっていた
解決 3
請求業務の作業効率が大幅に向上した
困りごと 4
請求書が読みづらく、管理も煩雑だった
解決 4
読みやすい請求書になり管理も楽になった
●点呼業務は運送業の生き残りに直結
協和梱包運輸 代表取締役の勝本達也様は、運送業の課題を次のように語ります。「運送業は、業績の良い企業と悪い企業へと二極化すると思います。業績がお客様の景気に左右されるため、個々の会社の拡大縮小については、かなり変わってくるのではないでしょうか」。業務の重要性に関しては、「点呼業務は一番大切で、お客様からも点呼やアルコールチェックへの問い合わせがあり、これができていない会社は淘汰されると思います」(勝本様)
同社運輸部長の成澤俊哉様は、「休憩時間や運行時間も厳しくなり、以前のような運行はできなくなりました。弊社のように少ない人数で配車を組むのは結構大変です」と説明します。同社は主に輸出入の貨物を扱っており、港や空港の特徴も踏まえて効率良くスケジュール管理を行い、余裕をもって出発時間を決めています。点呼業務では、大宮営業所の新設に伴い管理者が2つの拠点間を行き来する負担が生じたため、IT点呼の導入に至りました。
●IT点呼で点呼業務を抜本的に改善
IT点呼の導入前について、同社相談役の山田克己様は、「直接の対面点呼を行って手書きで記録し、記録簿を保管していました」と振り返ります。IT点呼の導入後は、始業時は山田様が上尾営業所から大宮営業所の点呼を行い、終了点呼は本社の勝本様が行います。導入後のご感想は、「すごいなと思いました。画面がかなり鮮明で、ちょっとした仕草も見分けられるので、直接対面するのと変わりません。アルコールチェックも含めて1人当り2分間で済むので、コミュニケーションに時間を割いてドライバーに気持ちよく出庫してもらうようにしています。記録もすごく楽で、陸事(運輸支局)に提出する情報も全て網羅されます。昔の点呼業務には戻れません」(山田様)
●電子化で業務の負担を大きく軽減
同社の「RICOH 運送業帳票電子化ソリューションパック」の導入歴は古く、現在は事務スタッフがシステムに見積内容や請求内容を入力し、勝本様が日報と一緒にチェックして作業が完了します。以前は、「全て手書きの請求書で、負担が大きかったです。たまに『読みづらいので困る』というお客様からの声もありました」(勝本様)。今ではPDFファイルの請求書を希望するお客様も増え、以前とは比較にならないレベルで楽になったそうです。入力項目はお客様に合わせて細かく変わりますが、一部のお客様向けに手書きの作業も残されているため、手書きの大変さと電子化の恩恵を改めて感じられています。
●運輸業界が迎える2024年問題
物流業界は、これまで猶予された時間外労働の上限規制適用が目前に迫り、いわゆる2024年問題への対応が大きな課題になっています。これについて勝本様は次のように話します。
「2024年問題は1つの山になると思いますが、私たちはお客様のご依頼に真面目に応えるだけで、不安はありません。IT点呼などを使って最低限のルールを守り、お客様にご迷惑をかけないようにしていきます。労務時間はかなり短縮できましたが、まだまだの所もあるので、スタッフが健康で安全に乗務できるよう大事にサポートしたいです。幸いにも、弊社には梱包という強みもあり、リコージャパンさんに力を借りながら、運送と梱包の両立で対応していこうと思います」
■お客様名称:協和梱包運輸 有限会社様
■所在地:埼玉県さいたま市北区大成町4丁目850
■設立:1977年8月15日
■従業員数:29名(2022年9月現在)
■事業内容:輸出貨物・国内貨物の各種梱包、運送