活用事例　防衛省 近畿中部防衛局 様 コンパクトかつインタラクティブな防衛問題セミナーを実現

新型コロナウイルス感染症が再拡大。
集客型からオンライン開催へ切り替える必要がありました。

Q. オンラインセミナーに切り替えた背景を教えてください。

防衛省 近畿中部防衛局では、地域住民の皆様に防衛省の政策や自衛隊の活動についてご理解とご協力をいただくため、定期的にセミナーを開催しています。
150～200名規模で行うことが多いのですが、日米安保条約締結60周年という節目を経たことや関西圏の中心である大阪での開催ということをふまえ、今年度は少し大規模に、定員800名の会場を想定し準備を進めていました。

春先の新型コロナウイルス感染拡大を受けて、来場者を定員の半分以下にするといったコロナ対策を行ったうえでの開催も検討していたのですが、夏に第二波が到来。
冬場の開催であることを考えると、感染対策を徹底したとしても、多くの皆様に集まって頂くのはやはりリスクが高いと判断し、オンラインへ切り替えることにしました。

Q. オンラインに切り替える上で、どんなことが課題になりましたか？

急遽オンラインで開催することになりましたが、開催の目的や対象者が変わるわけではありません。プログラムもそのまま展開したいと思いました。
ですからまず考えたのは、従来の集客型と同じ環境や内容を技術的に担保できるのだろうか、ということでした。

特に視聴者とのコミュニケーション方法は心配した点です。
今回、時間的・物理的な制約が少ないオンラインで開催するので、目標の参加者数を800名から1,000名に拡大したのですが、これだけ多くの皆様とコミュニケーションをとり、質疑応答にもご参加いただくにはどうしたらよいか、と。

また、セミナー後のアンケート方法にも何か工夫が必要だろう考えていました。
セミナーを検証しより良い企画につなげていくうえで、アンケートは大変重要です。
集客型の場合は、会場で呼びかけたりご記入いただく時間を確保するなどして回収率を高めていたのですが、オンラインにすることで回収率が下がってしまうことを懸念しました。

オンラインで防衛問題セミナーを開催すること自体、今回が初めてでしたので、情報収集だけでも大変でした。
ただ、開催するからには内容も効果も従来のセミナーと同等、あるいはそれ以上を目指したいと思い、様々な技術やサービスを比較し、開催方法を決定。
業務委託先を公募した結果、リコーリアルタイムコミュニケーションを提案されたリコージャパンさんと契約することとなりました。

1,000名の視聴者と双方向でコミュニケーション。
予想を上回るコメント、質問をお寄せいただきました。

Q. 当日の運営体制を教えてください。

開催日当日は、「三密」を避けるため、講演いただく先生方と私たち関係者のみが会議室に集まり、ライブ配信を行いました。
視聴者がURLにアクセスする際はパスワードが必要となるよう、リコーさんに依頼。
オンラインであっても集客型と同様、お申込みいただいた方だけが参加できる環境を構築しました。

Q. リコーリアルタイムコミュニケーションをどのように活用されたかを教えてください。

セミナー開催中はいつでも、視聴画面からコメントや質問を書き込んでいただけるようにしました。
冒頭に司会者より使い方は説明したものの、本当にご参加いただけるのだろうかと正直不安がありました。
でもセミナーが始まってみると、非常に多くのご意見をいただけて、むしろ数が多くてこちらの整理が追い付かないほどでした。
視聴者の皆様はご自宅などご都合の良い場所から参加しており、匿名で投稿できる気軽さも良かったのだと思います。
たくさんの質問の中からLikeが多いものを質疑応答でピックアップし、画面に大きく表示した上で先生方にご回答いただきました。

「コンパクトな運営体制」や「効率的なアンケート回収」にオンライン開催のメリットを実感しています。

Q. リコーリアルタイムコミュニケーションを活用して良かった点を教えてください。

何よりも1,000名という大規模なセミナーを、視聴者とリアルタイムにコミュニケーションがとれる形で開催できたことですね。
これを集客型で開催しようと思ったら、非常に大きな会場が必要となり、受付や誘導に人手がかかります。
質疑応答の時間は限られていますので、今回のように多くのコメントをいただくのも難しかったでしょう。
今回のオンラインセミナーで会議室に集まったのは関係者20名弱ですから、新型コロナウイルス感染防止の面からも、これだけコンパクトな運営体制で大規模なセミナーを開催できたことは非常に良かったと思います。

Q. 心配されていたアンケート回収率についてはいかがでしたか？

こちらもいろいろと工夫をすることで、多くの皆様にご協力いただくことができました。
セミナー開催後ではなく、常にアンケート画面を表示しておいたことがポイントだったと思います。
オンラインのセミナーでは、後日メールでアンケートの依頼が届くことが多いですが、この方法ではいったん流れが途切れてしまいます。
そこで今回は、画面上で視聴者をアンケートに誘導することを提案企業に求め、当日はアンケートを最初から画面に表示。
視聴者にアンケートの存在を認識してもらえるようにしました。回答に手間がかかるとどうしても参加してもらいにくくなるところ、リコーリアルタイムコミュニケーションなら新しい画面を開く必要がなく、簡単に記入できるのも良かったですね。
以前に当局が開催した800名規模の集客型セミナーよりも多くの回答を得ることができました。

アンケートでは今回の開催手法についても質問したのですが、約7割は好意的なご意見でした。
「コロナ禍での開催としてふさわしい」「引き続きオンラインで開催して欲しい」といったお声を頂戴しています。
他方、改善してほしい点についての建設的なご意見や、集客型ならではの良さについてもご意見をいただいています。
こうしたご意見をふまえ、さらに工夫を凝らした防衛問題セミナーを企画していきたいと考えます。

Q. 全体を振り返ったご感想と、今後についてお聞かせください。

今回リコーさんには、機材の手配や、視聴者への最終的なご案内メール、配信を始めとする当日の運営サポートを担っていただきました。
当局としては初めてのオンラインセミナーで不慣れな部分もあったのですが、リコーさんにプロとしてサポートいただいた結果、無事に開催することができました。
一方で、さらなる臨場感やインターフェースのカスタマイズなど実際に開催したからこそ見えてきた課題もあり、またご相談できればと思っています。

リコーさんの特色あるサービスが、引き続き磨かれていくことを期待しています。