基礎編では、2019年10月の消費税増税のタイミングで採用される軽減税率導入に関する注意点と、軽減税率導入にともなって請求書や領収書の書式が大きく変わることをお伝えしました。
10月以降は2つの税が混在することになるため、売り上げや仕入れを税率ごとに区分することが求められます。そのため作業が複雑になり、経理上のミスも心配です。本来は10％の税率での取引となる売り上げを8％で処理し続けていたとしたら、売上高の2％の消費税を過少申告していたとして、税務調査で過少申告加算税を課される可能性もありえます。
そこで、今回の「実践編」では、どのようなリスクが考えられるのか、リスクを回避するために考えられる手段についてお伝えします。
表計算ソフトを使って請求書や領収書を作成している会社は多いと思います。小さな商店などでは、手書きによる請求書や領収書を使っているところもまだ少なくありません。ただし、今後変更される請求書の形式を考えると、手書きはもちろん、表計算ソフトを使った書類作成もリスクとなる可能性があります。
関数を使った税率計算や、マクロ計算式を使った商品と価格との紐付けなど、よく使う請求書のひな型を作っておけるのが表計算ソフト。上手に使って一定の業務効率化を図っている会社は多いと思います。しかしながら、軽減税率対象用と標準税率用の取り違い等の人的ミスによって間違った請求書を発行してしまう危険性は、今後非常に高くなると予想されています。これからも同じ運用を続けることにより致命的なミスを発生させてしまう危険性は排除しておく必要があるでしょう。
また、請求書発行時の社印押印済みの最終的な請求書をデータとして保管をするには、印刷し、押印し、スキャンをしてPDFとして保存をする手順を踏むのが一般的な手法ですが、発行する請求書の数が増えると、それなりに手間のかかる作業となります。さらに法に準拠するのであれば、タイムスタンプデータ*の付与も忘れるわけにはいきません。
* ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。
（引用：「タイムスタンプとは？」総務省）
データとして保存をするのであれば、請求書という機密性の高い情報を安全に、かついつでも取り出しやすい状態で保存する環境が必要です。帳簿伝票の電子保存に関する規定は「電子帳簿保存法」が策定されていますから、請求書を電子化する際もこの要件に適応した請求書システムを導入すると確実ですが、一定規模以上の会社でない限り、社内で独自のシステムを作るのは現実的ではありません。
今後のリスク
請求にまつわるリスクを軽減し、安価にかつ安全に請求書を作成・管理するためには、「請求書作成・管理」に特化したツールを利用することも有効な選択肢といえます。近年人気が高まっているクラウド型製品は、以下のようなメリットがあります。
クラウド型の「請求書管理・作成」ツールは、さまざまな会社が提供しています。一定の業界に特化したものや、会計分野との連携が容易なもの、逆に会計システムから切り離された請求書作成・管理専用ソフトなど、幅広い選択肢がありますので、自社の環境と利用者のニーズ、日頃の運用手順に沿った適切な製品を探すことができます。
トライアル期間は無料で利用できるサービスも多くありますので、使いやすそうなサービスを選び、とりあえず始めてみてはいかがでしょうか？ 手軽に始められるところばかりですので、とりあえず使ってみて、自社の運用に合わないようなら違うサービスを選べばよいのです。
消費税改正は待ってくれません。限られた時間の中で、実運用も視野に入れた適切なツールを選択することが重要です。
