ファシリテーターとは？司会との違いや求められる役割、必要なスキル、上手い人の特徴を解説

ファシリテーターが必要になるような会議では、意見交換が活発になる性質上、議事録の作成が難しくなることが多いです。また、ファシリテーターが役割を全うしていると、自身のためのメモ取りなどができず、会議の振り返りができないということも少なくありません。

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近年、会議を効果的に進めるためにファシリテーターという役割が注目されています。しかし、ファシリテーターの役割や必要なスキルについて知らないと言う人も少なくありません。そこで当記事では、ファシリテーターの役割や要求されるスキル、向いている人材について解説します。

ファシリテーターとは、会議や商談などが円滑に進むように参加者の発言を促し、適切に意見をまとめることで、話し合いの結論をより良い方向へ導く進行役です。基本的には中立的な立場に立ち、感情的な意見の対立などで話し合いが停滞しないよう、全体をコントロールすることで、会議の目的達成を目指します。

ファシリテーターが広まった背景には、会議の流れや結論が参加者に依存しがちだったことがあります。会議の参加者に意見をまとめる人がいないと、単なる意見の出し合いになってしまい、時間内に結論が出ないという事態に陥りがちです。

また、参加者の上下関係や関係性が原因で、アイデアを持っているにも関わらず発言ができないということも多々あります。以上のような課題を解決し、効果的な会議を行うために、近年はファシリテーターの需要が高まってる状況です。

ファシリテーターに求められる役割は以下の通りです。

ファシリテーターの役割は会議の目的を明確化し、参加者の意見交換を活発にした上で、意見をまとめて結論を出すことです。そのため、参加者が他人の意見を気にせずに発言できるような環境を作り、時には新しいアイデアが生み出せるような発言をする必要があります。

また、意見の対立が起こった際には、客観的にそれぞれの意見を整理し、本来の会議の目的達成に導かなければいけません。加えて、会議を円滑にするための事前準備や、会議中の時間管理などもファシリテーターの役割となります。

組織における立ち位置や個人の関係性を排除して客観的に意見を聞き、場をコントロールしなければならないので、ファシリテーターを担当する人には周りからの信頼と客観的に意見を聞き入れる中庸さが必要になります。それぞれの役割についてより具体的に見ていきましょう。

1つ目の役割は会議の目的共有です。会議を始める前に目的を設定しておかないと、会議の方向性が本来の目的から離れてしまい、見当違いな結論が導き出されてしまう恐れがあります。

また、会議の目的を全体に共有していなかった場合、参加者の意見が目的からずれやすくなり、効果的な会議にならない可能性が高いです。会議が単なる時間の浪費にならないよう、始めに会議の目的やゴールを共有するのが、ファシリテーターの最初の役割となります。

2つ目の役割は目的に沿った会議の進行です。会議の開始時に共有した目的とゴールを元にして、会議を進行していきます。

会議の進行を円滑化するためには、事前にアジェンダを作成しておき、アジェンダに則って進行していくのがよいでしょう。

会議の時間配分や管理もファシリテーターの役割です。時間配分が管理されていないと意見の交換だけで時間が過ぎていき、結論が出せずに終わる恐れがあります。事前にアジェンダに併せて大まかなタイムスケジュールを設定しておき、時間を管理することで、円滑な会議進行が可能です。

一方で、意見交換が白熱していた場合は、遮らずに時間を調整するなど、臨機応変にタイムスケジュールをコントロールする能力も必要となります。

続いての役割は参加者の発言や主張を促すことです。参加者の心理的安全性を確保し、恐れる事なく発言ができるような環境を構築します。

参加者が各々の上下関係や関係性に左右されずに発言ができるようにするためには、会議前に参加者と積極的にコミュニケーションをとり、アイスブレイクを行うことが重要です。

また、会議中は自分からアイデアを引き出すような意見を述べたり、自発的に発言していない参加者に意見を聞くなど、発言を促すような行動をとる必要があります。

発言や主張の整理もファシリテーターの役割です。発言や主張が活発になると、意見の衝突や方向性のずれが生じることも少なくありません。ファシリテーターはこまめに意見を整理して結論を出し、議論が円滑に進むようにする役割を持っています。

また、話を整理して小さな結論が出たら、同時に生じる課題の解決について意見交換を促すことが重要です。意見交換と整理を繰り返していくことで、会議の目的を見失わずにゴールを目指すことができます。

ファシリテーターの最後の役割が合意の形成です。会議の内容を振り返り、整理した意見を再度見返しながら最終的な結論を導き出します。

会議中に発言や主張の整理ができていれば、参加者が納得できる結論を導き出せる可能性が高いです。最終的な結論が出たら、参加者が次に行う行動について、全体に認識させます。

ファシリテーターと混同されやすいのが司会です。会議を円滑に進行するために場を管理するという点では共通点がありますが、ファシリテーターと司会では役割が異なります。

ファシリテーターは会議の進行だけでなく、会議をより良い結論に導くのが役割です。なので、時間管理だけでなく参加者の発言を促したり、意見を整理する必要があります。

対して、司会の役割はあくまで会議の進行です。ファシリテーターのように参加者の意見を引き出したり、意見の整理は行わず、あくまで徹底した時間管理のもと、決められたプログラムを進行することが求められます。

よって、会議の参加人数が多い時や、議題が難解で意見の整理が難しい場合は、ファシリテーターと司会が会議に同席することも少なくありません。ファシリテーターと司会が同席することで、ファシリテーターは時間管理以外の役割により集中できます。

ファシリテーターは役割が多いこともあって、以下のようなスキルが要求されます。

特に重要になるのがコミュニケーションスキルとロジカルシンキングです。先述のようにファシリテーターは参加者の発言を促す役割があります。よって、会議前や会議中に参加者とコミュニケーションをとり、参加者が発言しやすい雰囲気を創り出すスキルが重要です。

また、ファシリテーターには意見を客観的な視点で整理する役割もあります。客観的に意見をまとめるためには、外的要因に影響されず、物事を筋道立てて考えられるスキルが必要です。加えて、目的を適切に設定するために事前準備をする能力や、時間管理のスキルも要求されます。それぞれ詳しく見ていきましょう。

まず必要になるのが、適切に目的設定をするスキルです。会議の目的を読み違えてしまうと、最終的な結論が本来の結論から離れてしまい、会議後の参加者の行動に悪影響が出てしまいます。

よって、ファシリテーターには会議を行う目的を事前に把握し、目的を設定するスキルが要求されます。目的を適切に設定し、アジェンダを作成すれば、参加者が会議の方向性を間違えることは少なくなるでしょう。

ファシリテーターにはメンバーの意見を引き出すコミュニケーションスキルも必要です。参加者の発言を促し、意見を活発化させることで、最終的な結論に対する納得感を高められます。

メンバーの意見を引き出すためには、単に発言を促すだけでは足りません。発言者の意見を簡潔にまとめたり、相槌などで積極的に聞く姿勢を見せることで、参加者が発言しやすい空気を作ることも重要になります。

続いて必要になるのがロジカルシンキングのスキルです。先に述べた通り、ファシリテーターには参加者の意見を整理して、客観的にまとめる役割があります。客観的に意見をまとめるためには、物事の因果関係を正確に把握し、主観や外的要因に左右されないことが重要です。

また、言葉の定義や数字を適切に扱い、定量的に物事を考える必要があります。ファシリテーターがロジカルシンキングできれば、より円滑に会議を進行することが可能です。

最後に、時間管理と目的達成までの流れを考えるスキルも重要になります。会議は時間が限られているので、ファシリテーターが時間管理をおろそかにしていると、時間内に結論が出ず、会議の時間が無駄になってしまいかねません。

また、目的達成までの会議の流れを事前に考えられていないと、会議の進行が上手くいかず、無駄な時間がかかってしまう可能性があります。ファシリテーターが時間管理を適切に行えていれば、時間帯効果の高い会議を実現することが可能です。

ファシリテーターが上手い人には以下のような特徴があります。

特にファシリテーターに向いているのがコミュニケーションが上手い人です。発言しやすい雰囲気を作るだけでなく、会議の内容が目的から逸れたときに参加者の心理的安全性を保ったまま軌道修正できる人がファシリテーターに向いています。

また、意見を広げるだけでなく、ロジカルに収束整理できる人もファシリテーターに向いていると言えるでしょう。それぞれの特徴について詳しく解説していきます。

発言しやすい雰囲気を作れる人はファシリテーターに向いています。会議前のアイスブレイクが上手い人や、会議中に関係性を乗り越えて発言を促せるような人は、ファシリテーター向きといえるでしょう。

特に、普段から参加者とコミュニケーションをとっていて、信頼関係が出来ている人であれば、参加者に安心感を与えることができるので、会議での発言が活発になりやすいです。

会議の内容が目的から逸れてしまった時に軌道修正できる人もファシリテーターに向いています。特に、参加者の心理的安全性を保ったまま軌道修正できる人は、ファシリテーターとして活躍できる可能性が高いです。

参加者の意見を尊重しつつ、スムーズな軌道修正ができる人がファシリテーターを担当すれば、軌道修正で参加者が発言しづらくなるような事態を避けられます。結果、より効果的な会議が行える可能性が高いです。

意見の発散だけでなく、収束整理がうまい人もファシリテーター向きです。ファシリテーターには意見をまとめる能力だけでなく、発言者が発言しやすいような意見を投げかける能力も必要になります。

意見の発散と収束が上手い人がファシリテーターを行えば、活発な意見交換が行われ、かつ参加者の納得のいく結論を導きやすくなるでしょう。

ファシリテーターについて解説してきました。ファシリテーターには会議の進行だけでなく、参加者の意見交換を促した上で意見を整理し、最終的な結論に導く役割があります。単に会議の進行や時間管理をする司会と違い、適切な目的設定ができるスキルや、ロジカルシンキングのスキルが必要です。

また、参加者の意見を引き出し、会議の内容が目的から逸れたときにはスムーズに軌道修正するコミュニケーションスキルも必要となります。参加者が安心して発言できるよう、参加者と信頼関係を築いている人物をファシリテーターに任命するとよいでしょう。