Googleドキュメントでの文字起こし方法！音声データから行う方法も解説！

ビジネスシーンにおいてGoogleドキュメントを使う機会は多いことでしょう。実は文字起こし機能があることをご存知ですか？手間のかかる音声データの書き起こし作業を文字起こし機能で効率化できます。ここではGoogleドキュメントで文字起こしをする方法を解説しています。
音声データから文字起こしをする方法も解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

Googleドキュメントでの文字起こし作業には、様々なメリットがあります。
メリットについて、以下で詳しく解説していきます。

文字起こし機能を活用すると、音声データや画像から手動でテキストにする手間が省け、効率よく行うことができます。
文字起こしは、音声データを聞きながら入力するか、画像を見ながら入力するのが一般的です。しかし、それでは文字起こしに時間がかかってしまうだけでなく、ミスがないか確認するのにも手間と時間がかかってしまいます。

文字起こし機能を使用することでリアルタイムでの会話に集中して参加することができます。聞き取りづらいと感じた箇所は、文字起こしされたテキストを確認することで内容を把握することができるため、わからないまま会話が進んでいくといった事態を減らすことができます。

しかし、文字起こし機能に関していくつかの注意点もあります。これらについて解説していきます。

文字起こし精度は高めですが、一語一句間違いがないわけではありません。話す側の声が小さかったり、早口であればその分、変換ミスも多くなってしまいます。
また、句読点や改行もありません。句読点や改行を行う、変換ミスを直すといった作業が必要になります。

機能を利用するために、マイクの許可の確認や操作の設定が必要な場合があります。このような設定が手間に感じてしまう方もいるでしょう。
設定が十分でないと、文字起こしがされない、うまく変換されないなど、文字起こし機能を有効活用することができません

文字起こしのやり方はデバイスによって多少異なります。
PCとスマホの操作方法について解説していきます。また、今回解説する方法はリアルタイムでも文字起こし方法です。音声データの文字起こしについては後述します。

パソコンで行う場合は以下の手順で行います。

マイクのマークが赤くなったら音声入力が開始され、文字起こしが行われます。文字起こしを終了する際は、もう一度押せば終了します。

続いて、スマホで行う際の手順です。事前準備として、Googleドキュメントのアプリをインストールしておく必要があります。
スマホの場合は、ドキュメントを開いた上で、キーボードのマイクのマークをタップするだけで音声入力が可能です。
文字起こしした文章が表示されている画面上部のマイクのマークをタップすると、文字起こしが終了します。

録音した音声データの文字起こしは、リアルタイムの文字起こしを行う場合と少し異なり、いくつかの設定が必要になります。
必要な設定としては、パソコンのステレオミキサーを設定することです。ステレオミキサーとは、録音・配信機能です。パソコンの内部にある音声とマイクの音声を同時に録音できる機能となっています。

まずは、ステレオミキサーの設定を行います。事前にステレオミキサーがあるか確認します。ない場合は、インストールしておきましょう。

あとは、前述したやり方で文字起こしを実行しましょう。

Macでは、ステレオミキサーは標準装備されていないため、仮想オーディオデバイスや音声ミックスアプリなどをインストールする必要があります。具体的にアプリ名を挙げるとBlackHoleやSoundflower、Ladiocastなどです。これらは無料で利用できるアプリとなっています。

少々力技となりますが、音声データの再生を別の機器で行って、それを文字起こしする方法もあります。しかし、再生環境によってはうまく文字起こしできない可能性もあるため、注意しましょう。

文字起こし機能がうまく使用できない場合には、いくつかの原因が考えられます。
まずは、マイク許可の確認です。Googleドキュメントを開き、URLの鍵のマークをクリックします。サイトの設定からマイクの権限を確認します。デフォルトでは「確認」になっているため、「許可する」に変更しましょう。
また、パソコンの設定もマイクが許可されているか確認します。設定のプライバシーとセキュリティからマイクへのアクセスがオンになっていれば問題ありません。
Googleドキュメントとパソコン両方のマイクが許可になっていないと文字起こし機能がうまく使えないため、きちんと確認しましょう。

リアルタイムでの文字起こしを行う場合は、周囲の音がうるさくないか確認しましょう。周囲がうるさいと音声がきちんと入力されず、精度の高い文字起こしができません。また、音声データの場合には、再生環境が整っているかも確認しましょう。

Googleドキュメントの文字起こしが使いづらい方は、文字起こしアプリがおすすめです。文字起こしアプリは、設定が簡単なだけでなく、操作方法も分かりやすいものが多いのが特徴です。また、文字起こし精度も高いため、文字起こし後の編集も楽に行えます。
今回おすすめする文字起こしアプリは「toruno」です。

「toruno」は、文字起こしや録音、画面キャプチャ機能がついたオンライン会議まるごと記録サービスです。AIが発言した会話をテキスト化して表示してくれるため、文字起こし精度も高いのが特徴です。さらに文字起こし結果を編集したり、そのまま記録を共有することも可能なので議事録の作成や会議の内容を共有する際に便利です。Web会議ツールと同時に起動するだけなので、難しい操作もありません。
torunoについて、詳細は下記をご覧ください。

Googleドキュメントの業務効率化方法として文字起こし機能を使えば、リアルタイムでも音声データでも文字起こしを行うことが可能です。これまで手作業で行ってきた方にとっては、かなり手間が省けるでしょう。
もっと簡単に文字起こし機能を使用したい場合は、文字起こしアプリがおすすめです。設定がより簡単なため、手軽に文字起こしの機能を使用することができます。
文字起こし機能を使い、効率よく音声データやリアルタイムでの文字起こしを行いましょう。