会議を効率化するコツ11選！無駄な時間が生じる理由や効率化ツールを紹介！

会議の時間が無駄だと感じたことはありませんか？会議はビジネスを円滑に進めるために必要ですが、やり方を誤ると無駄な時間になってしまうものです。ここでは、会議を効率化するコツについて解説しています。おすすめの効率化ツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

会議は社員の業務時間内に行われます。そして、企業は社員が会議を行っている時間に対しても、給料を支払っています。
つまり、企業にとって「会議＝コスト」となっているのです。会議を効率化することは、企業のコスト削減そして社員の業務時間確保に繋がります。

さらに、近年は新型コロナの流行によってテレワークが増えています。
内閣府の調査によると、2022年6月時点でのテレワーク実施率は全国で30.6%、東京都23区では50.6%にまでのぼります。

テレワークの増加に伴い、今までは社内で何気なく取っていたコミュニケーションを取る機会がなくなりました。出社しない分、意識的にコミュニケーションを取らなければなりません。
そのために、Web会議を実施する機会が多くなり、本来必要な業務時間が削られてしまうことも少なくありません。

会議時間が仇となって労働時間が伸びてしまっては、本末転倒です。昨今働き方改革が推し進められる中、会議の効率化も重要な課題の一つとなっているのです。

会議は本来、ビジネスを円滑に進めるため、企業にとって欠かせない重要なものです。
ではなぜ、欠かせない存在であるはずの会議が無駄な時間になってしまうのでしょうか。まずはその原因を探りましょう。
ここでは、会議を無駄にしてしまう5つの要因を解説します。

会議に参加するメンバーの役割が決まっていないと、定刻になってもすぐに会議を始めることができません。開始段階から効率が悪い状況に陥ってしまいます。
また、「まとめ役がいないので話が脱線する」「意見が出ず、議論が進まない」「誰も議事録を取っていなかった」などの問題が発生し、会議の進行に支障をきたしてしまいます。

会議内容が具体的に決まっていないと、会議中に議論を深めることができません。
「あのテーマについて話し合わなければ」「でもこっちのテーマの方が重要ではないか？」など、その場で思いついたことを議論しはじめ、本来出したかった結論に辿り着けずに会議が終わってしまいます。
こうした状態を会議のたびに繰り返すことが、知らず知らずのうちにスムーズな業務運営の弊害となるのです。

ゴールが設定されていない会議は、時間を無駄にしがちです。
会議におけるゴールとは「今回の会議で何を決めるのか」をあらかじめ設定しておくことです。
会議の目的が決まっていないと、参加者は「どこまで深めて話し合えばいいのか」「何を決めればいいのか」が分からず、時間だけ浪費する会議になってしまいます。
また、ゴールに向かった話し合いができないため、話が脱線しやすくなります。

会議時間がきっちりと決められていないことも、会議の時間を無駄にする原因の1つです。
会議の開始時刻をきちんと定め、参加する社員への周知ができていないと、まず会議開始時にメンバーが揃わない事態が発生します。
また、開始時刻は決まっていても、終了時刻がきちんと定まっておらず、会議が長丁場になることも。
人間の集中力は、一般的に最大でも90分と言われています。学校の授業を参考にしても、一番長い大学の授業が90分となっています。
つまり、会議が長引くほど社員の集中力は低下し、生産性の低い会議となってしまいます。

会議のための資料が紙媒体だと、どうしても物理的に枚数が多くなってしまいます。そのため、内容の確認に時間がかかったり、見たい情報を探すのに時間がかかったりします。
会議資料をPCで確認する場合には、PC内の至るところに資料が点在していると、開きたい資料がなかなか見つからず探す手間が発生します。
会議を円滑に進めるために用意しているはずの資料が、会議の効率を悪くしてしまう原因になってしまうのです。

社内会議を効率化できると、会議以外の労働時間を十分に確保できるようになります。その結果、生産性を上げることが可能となります。
では、実際に会議の効率化には、どのようなポイントを意識する必要があるのでしょうか。
ここでは、意識すべき11のコツをご紹介します。

効率的に会議を進めるために、議題などをまとめたアジェンダを事前に作成・配布しましょう。アジェンダとは、今回の会議で予定している議題をまとめた要旨のことです。
アジェンダを事前に作成し配布することで、参加する社員は会議で提案したいアイディアを事前に検討できます。
招集する側だけでなく、参加者も事前に会議の準備ができることで、会議がより内容の濃いものになります。
それに加えて、各議題に対してどれくらいの時間をかけるのかをタイムテーブルにまとめておくと、会議中に時間を意識しやすいでしょう。

会議を効率化するための大きな鍵を握っているのが、ファシリテーターあるいは司会者です。ファシリテーターとは会議や研修を進行する人のことで、参加者に発言を促したり、話の流れをまとめたりします。
司会進行と似ていますが、ファシリテーターは議事進行するだけでなく、参加者の意見を引き出したり、結論を導くスキルが求められたりします。そのため、司会進行よりも負担が大きくなります。
ファシリテーターを決めておくことで、会議の進行がスムーズになり、より深い議論を行うことができます。

会議の参加メンバーが多いと、合意形成までに時間がかかったり、発言できる人に偏りが生じたりとデメリットが発生します。
会議の参加メンバーは厳選し、本当に必要な社員のみに絞りましょう。参加人数を絞ることで、「話の脱線を防ぎ、議論がスムーズに進む」「参加者に当事者意識が芽生え、より深い議論が行える」といったメリットが得られます。
また、自分が会議に呼ばれた立場である場合には、「本当にこの会議に自分が必要なのか」を考えることも重要です。不必要に参加人数が増えないよう、状況によっては欠席することも検討しましょう。
メンバーを絞った場合には、会議終了後に決定事項を共有する必要がある社員への情報共有を行いましょう。

会議を効率的に進めるためには、定刻になったらスムーズに会議を開始することが重要です。そのために、会議に必要な環境はあらかじめ整えておきましょう。
会議室を事前に予約しておき、会議に必要な道具や書類は事前に用意します。会議室で使用する機材にも慣れておきましょう。
Web会議を行う場合にはPCの環境設定を事前に確認しておくことも重要です。また、参加者の中に遠隔で参加するメンバーがいる場合は、接続方法や資料共有の方法もチェックしましょう。
招集する側は、会議の日時を連絡する際などに、参加者に事前に行ってほしい事項も併せて共有しましょう。
それによって、参加者の当事者意識を高めることができます。

会議の効率化に欠かせないのが時間通りにアジェンダを進めることです。会議の開始時刻だけでなく、タイムテーブルを決めて終了時刻まで設定してください。
議論が盛り上がって脱線したり、なかなか意見が出ず結論がまとまらなかったりする場合には、ファシリテーターが時間を見て会議を進めましょう。
ここで気をつけるべきポイントは、必ず議論の結論を出して、その上で次のアジェンダに進むことです。参加者が全員「どのような結論になったか」を把握できるように、ファシリテーターが結論を伝えてからアジェンダを変えましょう。

会議を効率的に進めるために「この会議で何を決めるべきか」を事前に決めましょう。
会議のゴールを明確にすることで、参加者も目標設定ができるため、より建設的な議論が行えるでしょう。

会議にはいくつかの種類があります。

会議の種類を定め、招集する側も参加者も同じゴールに向かって議論が進められるよう準備しましょう。

資料が多いと、作成側にも読む側にも負担が増えます。特に、紙の資料は枚数が増えるほど内容を把握しづらくなり、会議の効率を悪くします。
紙の資料の場合は、いくつもの資料を用意するのではなく、1つの資料に必要な情報を最小限にまとめて配布しましょう。PCで確認できるような資料への変更を検討するのもおすすめです。
Web会議の場合は、事前にURLリストを作成したり、アジェンダの中に必要な情報を記載したり、読む側がより情報にアクセスしやすくなる資料作りをしましょう。

企業は社員が会議を行っている時間に対しても給料を支払っています。会議を行う際は、「会議はコストである」という認識をしっかり持つことが大切です。
日々の勤務時間は限られています。限られた時間の中で会議が発生すると、その分通常業務を進める時間は減ってしまいます。
会議の資料を作っていても、企業の利益には直結しません。つまり、企業にとって不必要に長くなる会議は人件費を無駄にしていることになります。
「この会議は通常の業務時間を削ってまで実施すべきものか」を検討し、本当に必要な会議のみ実施しましょう。

日常的にチーム内で相談しあう習慣がついていると、会議の際にも円滑な話し合いが進められます。
普段から話をしていると、お互いの業務内容やそれらについて課題を感じていることが把握でき、問題解決に向けた動き出しを素早く行うことができます。
また、会議の場となると発言しにくいような内容をフランクに伝え合うことができるため、わざわざ会議を行うことなく課題が解決できることもあるでしょう。

議事録を作成すると、参加者・関係者全員が会議の内容と決定事項を確認できます。
長時間に渡る会議を行った後、「結局あの問題ってどうなったっけ？」と会議での決定事項を忘れてしまうような状況は避けましょう。
そのためには、分かりやすく、見やすい議事録をスピーディーに参加者に共有することが重要です。
会議終了後の業務がスムーズに進められるよう、遅くとも翌日までには参加者に議事録を共有するようにしましょう。
定期的に開催する会議であれば、次の会議の際に前回の内容を簡単に振り返ることもできます。

週に1回など、頻度を決めて必ず行うと決まっている会議の場合、不必要な会議をしていることもあるでしょう。
議題がないのに会議を行っていては、無駄に通常業務の時間を削られてしまいます。
定例会議など頻度が決まっている場合、「今回の会議は本当に必要か」と検討するのがおすすめです。
その上で、特に話し合うべき議題がない場合には、開催を見送る判断をしましょう。

Web会議が広く普及するようになり、Web会議を効率化するためのツールも増えています。
中でも、会議の録画や文字起こし、議事録作成までできるツール「toruno」を利用することで、Web会議をより効率よく行うことができます。

「toruno」は会議の音声を自動でテキスト化しているので、一から文字起こしをして議事録を作成する必要がありません。精度の高い文字起こしによって、議事録作成の時間を大幅に短縮することができます。
また、テキストに加え、音声、会議で使われた画面をまるごと記録します。YouTube™などの動画も「toruno」を起動し、動画を再生すればテキスト化できます。
会議の参加者・関係者に素早く議事録の共有ができるため、会議後の業務がスムーズに進みます。

ノートやメモ取りは「toruno」に任せて、より集中できる環境で会議に臨みましょう。

今回は、会議が無駄な時間が生じる原因や、会議の効率化を図るためのコツについて解説しました。
会議は「事前準備を丁寧に行う」「時間管理を意識する」「メンバーを厳選する」などのポイントを意識することで、より深く内容のあるものになります。
また、会議効率化を促すツールを活用し、スムーズな会議運営を目指しましょう。
会議効率化は、業務全体の効率化に繋がり生産性を高められます。
また、業務時間内に無駄な会議がなくなると、社員の士気が高まり、労働意欲もアップします。
会議の効率化を進め、より働きやすい企業を目指しましょう。