議事録に記載すべき項目は？書き方の注意点も解説！

議事録を作成する際に、どのような項目を記載すべきか分からないということはありませんか？
ただメモした内容を残すだけでは議事録とはなりません。きちんと項目を設定し、それに沿って議事録を作成する必要があります。
この記事では、議事録の項目について解説しています。これから議事録を作成する方、議事録の作成方法がよくわからない方はぜひ参考にしてください。

会議の議事録は、ただ会議の流れを書き起こして残すだけではなく、決定事項や共通認識を持つため、責任の所在を明確にするためなどの理由があり作成されます。
正しい内容であることも必要ですが、議事録を見ることで要点を理解できることも大切です。

議事録の目的や必要性については、下記の記事で詳しく説明しているので、ぜひこちらもご覧ください。

社内・社外問わず、議事録にはフォーマットがあります。基本は変わりませんが、企業や会議ごとに必要事項も異なるので、会議の内容に合わせてフォーマットを作成しましょう。
下記は基本となる議事録の必須項目です。

基本フォーマットに必須項目以外にも、会議の内容によっては追加で記載すべき項目が増えます。
企業や会議内容によっても異なるので、必要に応じて記載しましょう。
追加となることが多い項目は以下の通りです。これらは事前に会議の参加者に確認しておくとスムーズな議事録の作成が可能です。
別途で追加することが多い項目と意味について紹介します。

前述した項目を記載したフォーマットの例を紹介します。下記を参考に会議に合わせて議事録を作成してみましょう。

実際に議事録を書く際、どのようなことに注意すれば良いのでしょうか？
認識の齟齬をなくし、適切に情報共有が必要な議事録だからこそ、下記の点に注意しましょう。

議事録は簡潔であること、見てすぐに理解できることが大切です。
記載した内容ももちろん大切ですが、見ただけで何が書かれているか理解できるような見せ方も必要になります。
表や太字などの装飾を使うのも、おすすめです。

議事録は会議で話し合ったこと、決定したことを記録として残すものです。
決定事項や課題は重要な部分であり、関係者全員が理解できるようにしなくてはいけません。
数字などは正しく記録して、間違いのないように記載しましょう。また、決定事項や課題は何なのかを明確に伝えるようにしましょう。

読みやすい議事録にするためには、事実と意見を分けて記載しましょう。
これを混ぜてしまうと、何が事実であるかが判断できません。
きちんと区別するために、それぞれ項目を作ったり、枠線で区切ったりすると良いでしょう。

会議で使用した資料などがないと、理解しにくい場合もあります。
会議の中でホワイトボードなどに直接書いた内容も、会議の重要ポイントであればキャプチャなどをして議事録に貼付すると、よりわかりやすい議事録になります。
他にもPDFの資料やWebサイトなどのリンクなども議事録に記載しましょう。

議事録を書き進めるのは手間のかかる作業であり、会議が長時間にわたると、議事録の作成も骨が折れるものです。会議の環境によっては聞き取りにくく議事録の作成が難しいこともあるでしょう。
このような場合には、議事録作成ツールを利用するのもおすすめです。

議事録作成ツールとしてぜひ「toruno」をお試しください。torunoは1クリックで立ち上がり、リアルタイムで音声を自動的にテキスト化するので、文字起こし作業の負担を軽減します。録音した音声再生スピードも変更ができ、自分に合わせたスピードで発言を確認ができます。会議の途中でも聞き逃した発言をすぐに読み返せるので、もしも聞き逃しがあっても安心です。

下記のページではtorunoの詳細について解説しています。ぜひこちらもご覧ください。

議事録は会議の内容を残しておくため重要なものであり、作成するために最低限必要な項目を理解しておきましょう。
会議の内容によって記載する項目は変わりますが、繰り返し行う会議であれば、1度フォーマットを作成すると後が楽になります。
議事録のすべての内容を書き出すのは難しいという方は「toruno」のような文字起こしサービスの利用も検討してみてください。