議事録をメールで送る際の書き方！注意点や効率的に作成・共有するツールも紹介！

議事録を社内で共有する際にメールを活用する方も少なくないでしょう。毎日たくさんメールが届いている方だと、議事録送付メールに気づかず、見てもらえないこともあります。そうならないためにも、件名や本文を正しく作成して送る必要があります。ここでは正しい議事録送付メールの書き方や注意点などを解説していきます。ぜひ参考にしてください。

議事録は会議に参加していない人にも共有します。そのため、議事録をメールで共有する場合には件名や本文を読んで内容が分かるようにする必要があります。
議事録をメールで送る際の注意点について、件名・本文ともに以下で詳しく解説していきます。

議事録を送付する際の注意点として、分かりやすい件名にすることが挙げられます。
メールの受信欄には基本的に送信者と件名が表示されます。毎日たくさんメールが届いている方の場合、分かりづらい件名では他のメールに埋もれてしまい、開封してもらえない可能性があります。
また、会議が頻繁に行われる会社では、いつどのような内容の会議だったかが分からなくなってしまうことがあるため、件名には開催日と議題を記載し一目で分かるようにしておくと良いでしょう。

本文には挨拶・本題・議事録等添付ファイル・結びの文・送信者の名前を記載します。
会議の詳細は添付した議事録でわかりやすく説明しているため、メールの本文は簡潔にまとめた読みやすいメールにすると良いでしょう。
議事録送信メールに関わらず、ビジネスでメールを送る前には誤字脱字や敬語の使い方に誤りがないかを確認してから送るようにしましょう。
また、議事録送付のメールは様々な人に送ります。そのため、送信する際には敬語がきちんと使えているか、誤字脱字はないかチェックしてから送ることが重要です。

前項でご紹介した件名と本文の書き方を参考にメールを作成すると以下のようなメールになります。

議事録の共有方法は、ファイルで作成した場合とWebサービスで作成した場合で異なります。
Wordなどのファイルで作成した場合にはファイルの添付を行い、GoogleドキュメントなどのWebサービスで作成した場合にはリンクの共有を行います。リンクの貼り忘れがないか、添付ファイルのサイズが大きすぎないかなど注意し、メールを送信しましょう。

議事録をメールで共有する際には、以下の3つの点を注意しましょう。

これらについて詳しく解説していきます。

議事録は基本的には会議を行った当日に作成します。そのため、メールでの共有も当日中に行うのが望ましいです。しかし、会議の内容や会議当日の予定によっては当日中に作成し、共有するのが難しい場合もあります。そういった場合は翌日の午前中までに作成し、共有しましょう。

議事録をメールで共有する場合、添付する議事録によってはファイルのサイズが重くなってしまうため、圧縮するなどの工夫を行いメールを送る必要があります。メールは、相手がどのような状況で受け取るかが分かりません。ネット環境が不安定な場所で受け取る人もいるかもしれないため、相手の状況がどのような場合でも受け取り、ファイルの確認ができるようにすると良いでしょう。

議事録などのファイルを社内共有する際、会社によってはパスワードを設定している場合があります。そのため、添付ファイルを閲覧するパスワードも共有しなければいけません。パスワードは、メールで送信しても良いですが、同じメールに記載するのではパスワードの意味がありません。ファイルのパスワードは、必ず別のメールに分けて送るようにしましょう。別のメールにするとパスワードの共有を忘れがちですが、忘れずに送信してください。

議事録は基本的に当日中に作成し、共有します。そのため、情報は素早く正確にまとめなければいけません。メモだけでは書き忘れや聞き漏れの心配がありますが、議事録作成ツールを使えば効率よく正確な議事録作成を行うことができます。その際におすすめの議事録作成ツールが「toruno」です。
「toruno」とはオンライン会議まるごと記録サービスです。様々なWeb会議に対応しており、文字起こし・録音・画面録画を行い記録します。記録した音声や発言テキスト、画面はわかりやすく時系列で整理して表示されるため会議の振り返りが簡単に行えるのが特徴です。議事録作成者はメモを取る時間が縮小されるため、集中して会議に参加することができます。

議事録送付メールは、共有するひと全員に見てもらえるように工夫しなければいけません。メールの件名や本文を分かりやすくすることで、気づかずに開封してもらえない、後回しにされることを防ぎ、素早く情報を共有することができます。
会議の議事録は会議終了後、速やかに作成し共有することで後回しにされるといった状況を防ぐことができます。そのためにも、議事録作成ツールを活用し、素早い議事録の作成、共有を心がけましょう。