会議の議事録の必要性とは？効果的な作成方法も解説！

会議の議事録作成を頼まれたものの、なぜ作成しないといけないのか分からない、必要性を感じられないという方もいるでしょう。ただ記録するのではなく、意味のある議事録にするためにも、議事録の必要性や目的を理解することが大切です。
この記事では、議事録の必要性や目的について解説しています。効果的な作成方法もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

議事録とは、会議や商談の場で話し合ったことを記録した書類です。議事録の作成にはいくつか目的があります。目的や必要性を理解せずに作成してしまうと、意味のある議事録にならないため、きちんと理解して作成することが大切です。
具体的には下記が議事録の目的・必要性になります。

これらについて以下で詳しく解説していきます。

議事録作成の目的のひとつに会議内容を記録するといったことが挙げられます。議事録はただ単にメモしたり、会話内容を記録するものではありません。そのため、きちんと情報を整理して記入することがとても重要となります。会議内容を記録し、まとめる際には、会議中や商談中に行われている会話の主語や述語を補う、無駄な情報を省くなどして読みやすい文章にすることが大切です。

議題の決まっていない会議はダラダラと進んでしまい、結局何も決まらず時間だけが過ぎてしまうものです。だからこそ、会議の中で何を議題にするか、どのくらいの時間で話すかなどあらかじめ決めておく必要があります。そうすることで、ダラダラと間延びしてしまう無駄に時間の長い会議になることを防ぐことができます。限られた時間の中でスムーズに会議が進むように、議事録を作成しましょう。

議事録は、会議の決定事項や会議内容を社内で共有することが目的です。
議事録の作成を怠ると、会議での決定事項が社内全体で共通認識されるまで多くの時間がかかります。また、会議に参加したメンバーであっても、会議の内容を次回の会議や商談の機会まで詳細に覚えておくのは難しいです。時間が経つにつれて内容を忘れてしまうことも少なくないでしょう。そのため、会議への参加の有無に関わらず、会議内容を社内全体で共有するために重要な役割を果たすのです。

決定事項を共有することの次に重要と言われているのが、タスクを明確にすることです。
会議内で決定した内容に対して次のタスクが明確に記載されていると、次に行うべき行動が理解しやすく、スムーズに行動に移すことが可能となります。
議事録を作成する際には、誰がどのようなタスクを持っているかを明確に記載することを考慮すると良いでしょう。

議事録は、会議の決定事項における責任の所在を明確にするといった目的もあります。
責任の所在がわからないと、期日までに完了しなかった、担当がわからない、引き継ぎがうまく行われないといったトラブルに発展するリスクが高くなってしまいます。議事録に決定事項や責任者、期日を記載することでトラブルを未然に防げる可能性が高くなります。

議事録は、過去の会議の流れを理解する際に有効活用できます。また、会議の内容を口頭で伝える手間が省けるといった利点もあります。
議事録は、口頭で伝えるよりも正確に会議の内容や流れを伝えることができるため、新しく会議に参加した人や、急用等で会議に参加できなかった人でも会議の内容を把握することができます。

議事録は、社内での会議や商談だけでなく株主総会や取締役会議、建築の施主と設計事業者の記録など様々なシチュエーションで作成します。法律要件や業界ルールに沿って作成が必要になる場合も多いです。

例えば株主総会の場合、議事録は株主等から閲覧または謄写の請求が合った場合のために、プリントアウトや映像として表示できるようにしておかなければいけないなど、多くの決まりがあるため、作成し保管しておく必要があります。こういったルールに対応するために議事録は非常に重要になります。

議事録は、メモと違って誰かに読んでもらうことを前提にわかりやすく作成しなければいけません。議事録を効果的に作成ために、下記のポイントを確認しておきましょう。

議事録作成のコツについて、以下で詳しく解説していきます。

議事録にはフォーマットがある場合が多いです。過去の議事録を確認し、書き方を統一することで議事録が見やすく、わかりやすいものとなります。新規で議事録を書く際にも、最初にフォーマットを作成して議事録が分かりやすい内容になるように設計することが非常に大事です。

また、フォーマットは、要点が分かりやすいことと書類として見やすく読みやすいかどうかといった観点が重要となるため、文字のバランスや段落、余白の取り方などに気を配り、体裁を整えることが重要です。読みやすさだけでなく、見た目の美しさにもこだわって議事録の作成を行いましょう。

議事録作成する際に「わかりやすい」、「読みやすい」といった要点が伝わりやすいことは非常に重要です。そのため、「要点は箇条書きにすること」や「です・ますを省いて記述する」など簡潔にまとめる記述方法を使用することがおすすめです。

議事録の内容が簡潔にまとめられていると、情報の理解がスムーズに進み、短時間で内容を把握することができます。読む側が知りたい情報にすぐたどり着けるようになり、議事録の目的を抑えた非常によい議事録になります。

ビジネス文章全体として結論から先に記載することは重要です。それは、議事録の場合でも例外ではありません。
最初に結論を書くことで、誰が見ても内容を理解でき、知りたい情報にすぐにたどり着けます。また、短時間で内容を把握することができることも利点のひとつです。
「結論」「理由」「具体例」「まとめ」といった順番を意識して作成すると読みやすく、わかりやすい議事録になります。

会議や商談を行う際、まずはメモをたくさん取ることを意識するのが重要です。
初めから、必要な情報だけを抜粋してメモを取るというのはとても難しいでしょう。しかし、議事録の作成に慣れてくると、メモを取るべき箇所のポイントをつかめるようになります。
議事録の作成に慣れていない頃は会議や商談の内容をできるだけ取るように意識することで、スムーズに議事録の作成を行うことができます。

議事録で話し合いの経緯や議論を記載する際には、発信者の記入を忘れてはいけません。前項で解説した通り、責任の所在を明らかにするために発信者は明確にしておく必要があります。
発信者を明確にすることで、不要なトラブルを防ぐことができるため、業務をスムーズに進めることが可能になります。

議事録を効率的に作成するには、メモをとる、ボイスレコーダーを使う、文字起こしツールを使うことがおすすめです。重要な要点を聞き逃す、メモを取るのが大変といった問題を解決できます。
また、会議をまるっと記録してくれるクラウドサービスも議事録作成に役立ちます。その際におすすめしたいのが議事録作成ツール「toruno」です。

「toruno」では、Web会議を行う際に一緒に起動するだけで「全員分の声の文字起こし」「録音」「PC画面のキャプチャ」を行うサービスです。記録した音声や発言テキスト、画面はわかりやすく時系列で整理して表示されます。そのため、会議の振り返りが簡単に行えるため集中して会議に参加することが可能になります。

共有する際もURLを貼り付け設定したパスワードを入力するだけなので、操作方法が簡単なのが特徴です。

「toruno」の詳細については、下記のページをご覧ください。

議事録は、会議内容を記録するためだけのものと思われがちです。しかし、議事録は会議で決定した内容の共有や責任の所在の明確化にも役立ち、会議後の業務をスムーズに進めるためにかかせないものです。
議事録を初めて作成する方や、うまく作成できない方は、ぜひ今回紹介したポイントやツールを活用し、議事録の作成を行ってみてください。