社外への議事録も安心！作成・送付の注意点、書き方のコツ

ビジネスの中で会議を行う場面は多々あります。社内会議だけでなく、社外の方との会議も行うこともあることでしょう。会議後に送る社外宛ての議事録は「これで大丈夫か？」と不安になってしまうものです。
この記事では、社外宛てでも安心して送ることができる議事録の書き方のコツを解説していきます。作成する上での注意点や、送付時に気を付けるべきことも解説します。社外への議事録に不安を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

社外宛ての議事録は、社内共有する議事録以上に気を付けて作成する必要があります。ここでは、社外宛ての議事録を作成する際のコツを解説していきます。

社内宛ての議事録にも当てはまることですが、議事録では基本項目と必要事項を記載する必要があります。基本項目の例としては次の通りです。

必要事項の例としては次の通りです。

会議の内容によって記載すべき事項は異なるので、必要だと判断される内容や指示があれば記載しておきましょう。議事録とは参加者だけではなく、参加していない方への情報共有をするために必要です。明確な議事録の作成を心がけましょう。

議事録の内容は、それぞれの発言をただ残すだけのものではありません。
決定事項と会議の流れがわかるように記載する必要があり、議題ごとに分けてまとめるようにします。
どのような状況だったかも記載するとさらに理解しやすいでしょう。
実際はダラダラと会議が進んでしまった場合でも、そのまま残してしまうとわかりづらく冗長になってしまいます。そのような場合は、要点を押さえて簡潔にまとめましょう。

議事録を上手に取るコツは「結論ファーストで箇条書きで書く」ことです。ビジネス文書全般で、結論を最初に書くことが大切です。議事録に関しても、結論を最初に書くことで、忙しい方でも内容をすぐに理解してもらうことができます。加えて、箇条書きにすることで内容が頭に入りやすく、より理解しやすくなります。

議事録は参加者以外への情報共有にも役立ちます。会議に参加していない方が見てもわかりやすい議事録にする必要があります。そのためにも、決定事項や確認事項も一目で理解できるように書きましょう。
決定事項だけでなく、確認事項を記載することで、誰が何を確認すべきかも把握できます。
場合によっては、確認事項に対して議事録を見た方から意見がもらえるなどの利点もあります。
決定事項と確認事項は、「誰がいつまでに何をどうするのか」を明確にした上で記載するようにしましょう。

文章を書く場合には5W1Hを意識すると、相手がより読みやすく理解しやすい文章になります。5W1Hを心がけて議事録を作成することが大切です。

社外への議事録を作成する場合、社内の議事録よりも意識すべきことが多いです。
実際に社外への議事録を作成して送る際のポイントについて、詳しく解説をしていきます。

社外の方には全て「様」をつけるようにしましょう。
もし敬称を不要とする場合は、文章の冒頭で「敬称略」と記載するようにします。
敬称略と記した場合、それ以降、人の名前には敬称「様」をつけないように統一して書きましょう。
議事録を送付するだけではなく、社外の方に送るメールには全て「様」をつけることがビジネスマナーなので覚えておくようにしてください。

議事録はいつまで送るべきなのか？と悩んでしまうものですが、基本的には当日中に議事録を作成して送るようにしましょう。
会議の時間が午後の遅い時間や長時間の会議の場合や、当日中に議事録が送れない場合には、遅くても翌日の午前中に送ることが求められます。
時間的に難しいという場合は、先にメールなどで連絡をすると良いでしょう。

会議によっては、議事録に資料としてたくさんの写真を添付することもあります。内容によって、ファイルが重たくなってしまうこともあるでしょう。そのような場合、圧縮してデータを送るなどの工夫が必要です。
会社によっては、情報漏洩防止のために、議事録の送付時にパスワードの設定が必要になることもあります。パスワードは第三者に知られることがないように、別メールで共有しましょう。その際は、「パスワード共有メールを送り忘れて先方が開けない」というようなことがないように注意をしましょう。

議事録はフォーマットがあると時間を短縮することが可能です。
下記のテンプレートを参考に、会議にあった議事録を作成してみてください。

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会議タイトル

日時　：20XX年〇月△日(月) 11:00～12:00
場所　：株式会社□□ 第1会議室
参加者：〇〇様、△△様、□□、××
（以下、敬称略）

【1.議題】

【2.1の会議タイトル】

【3.2の会議タイトル】

【本会議の総括】

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議事録は正確かつ迅速に送ることが必要であることは説明しましたが、そのためには、効率的に作業をする必要があります。ここでは、議事録の作成を効率化するツールをご紹介します。

多くの会話の中で、記載すべき事項を瞬時に理解して、綺麗に議事録へまとめるのは難しいものです。そのようなときに便利なのが、文字起こし・編集などが可能な「toruno」というサービスです。1クリックで自動でツールが立ち上がり、リアルタイムで音声をテキスト化してくれます。会議の途中でも聞き逃した発言などをすぐに読み返せるので、聞き逃しが多いWeb会議などで役立ちます。会議中は会話に集中して、あとで文字起こししたテキストを見返して議事録を作成することも可能です。

利用にはダウンロードが必要で、はじめの3時間は無料で利用可能です。その後は有料制となっています。「toruno」の詳細については、こちらをご覧ください。

会議を行う際は議事録の作成が必要になります。関係者の中で共通認識を持つためにも、正確に作成することが大切です。
特に社外宛ての議事録では作成や送付について、注意点が多く手がかかります。そのためにも、文字起こしツールを利用するなどミスなく作成することが大切です。
作成した後も、ここで解説した内容をふまえて失礼なく社外の方に送るようにしましょう。