オンライン商談とは？メリットやデメリット、商談に役立つツールも紹介！

昨今、コロナ禍によりリモートワークが身近なものになってきました。あなたもリモートワークをしたことがあるのではないでしょうか。
商談でもオンラインで行う機会が増えてきました。
ここでは、オンライン商談とは何か、メリットやデメリット、商談で役立つツールについて解説していきます。これからオンライン商談を導入しようと検討している方、もっと効率的にオンライン商談を行いたい方はぜひ参考にしてください。

オンライン商談とは、ZoomなどのWeb会議システムを利用して、非対面で商談をすることです。
コロナ禍による影響で、商談の機会そのものが減ってきています。その対策として多くの企業はオンライン商談に力を入れているのです。
Web会議システムを通じて商談を行うことで、CRM（顧客関係管理）ツールとの連携なども行いやすいため、営業活動の中で役立てられています。
時代の流れに合わせて、商談の手段としてオンライン商談を取り入れると良いでしょう。

オンライン商談のメリットは主に下記の４つが挙げられます。

これらのメリットについて、それぞれ具体的に解説していきます。

オンライン商談にすることにより移動時間がかからないというメリットがあります。

従来は、対面で商談するので顧客のもとまで行くための移動時間がどうしてもかかってしまいます。移動中は自分の業務に集中して取り組むのは難しいでしょう。
移動時間がなくなることで、直前まで商談の準備ができたり、自分の業務ができる時間が増えたりします。
同様に、オンライン商談が終わった直後もスムーズに自分の業務に移ることができます。

対面での商談だと行ける場所に限りがあり、移動時間のかかる遠方の顧客と商談をすることは大変になってしまうでしょう。

一方で、オンライン商談はインターネット接続があればどこでも行えるため、場所の制限が無くなります。
また、顧客側もパソコン1台でオンライン商談ができるので、対面での商談よりも気軽に行えるでしょう。
そのため、場所で顧客を選ぶ必要がなくなり、顧客を日本全国から獲得できるのです。

前述した移動時間がかからない、日本全国の顧客にアプローチできる、ということにも繋がりますが、オンライン商談にすることによって、商談数を増やすことができるというメリットもあります。
顧客の範囲が広がることで対象となる顧客が増えます。同時に、移動時間がかからないことからオンライン商談に使える時間が増える分、商談数を増やすことができるのです。

従来の対面で行う商談は、資料をデータやファイルではなく手にとって見やすいように紙でプリントアウトしたものを使用します。
一方、オンライン商談ではWeb会議システムの画面共有やデータやファイルを共有する機能を利用します。そのため、画面上で資料を共有することができるのです。

データやファイルを共有すれば紙でプリントアウトする必要がなくなり、資料作成によるコストや使用する資源の削減が可能です。

オンライン商談は便利なものですが、デメリットもあります。オンライン商談のデメリットについても理解していきましょう。

これらの主な４つのデメリットを、それぞれ具体的に解説していきます。

オンライン商談では、PCの画面上で相手の表情や仕草を判断しないといけません。同様に、自分の細かな感情表現が相手に伝わりにくいと言えます。
また、インターネットの通信によっては、タイムラグが発生することもあります。相手と上手くコミュニケーションが取れなかったり、通信の遅延によるストレスを感じてしまうことも考えられます。
重要な商談などは、実際に顔を合わせて行われることも多いので、これらはオンライン商談におけるデメリットと言えるでしょう。

オンライン商談のみで進めると、1度も対面で会ったことがないままビジネスを進めることになる場合も多いものです。
相手の人となりや仕草など、直接目で見て得られる情報は非常に多いでしょう。
そのため、オンラインだけで完結することで、関係性構築の難易度も高まると言えます。

対面の商談では印象や雰囲気などが直に伝わるのに加えて、実際に現地に赴くために自分の足で移動するので、記憶にも残りやすいでしょう。
これは相手にとっても同様です。

一緒にビジネスを進めていく上では、一度、実際に顔を合わせておくと良いかもしれません。

オンライン商談を取り入れる上で、自社での設備や通信環境を整える必要があるのもオンライン商談の手間がかかる点です。

オンライン商談はインターネットを使用するため、通信回線を整えることができないと顧客とコミュニケーションが取れなくなります。ビデオの映像をリアルタイムで送受信するには、安定した通信回線が必要になります。
また、オンライン商談をする上で、周りの環境も整えなければなりません。会社内が騒がしく、商談に集中できないような環境は避けましょう。

自社の体制を整えるのはもちろん、商談相手にもオンライン商談ができる環境を整える必要があります。
商談相手側も、環境が悪ければ前述した通り、コミュニケーションが取りにくくなってしまいます。
また、商談相手の方が、職種や経験などによってPCの操作に慣れていないというケースもあります。こういった場合、オンライン商談が難しくなるというデメリットも出てきます。

オンライン商談について解説してきましたが、具体的にどのようにお客様とやりとりをするかイメージができないという方もいるでしょう。
ここではオンライン商談を行うまでの流れについて説明していきます。

まずは、どのWeb会議システムを導入するかの検討が必要です。
Web会議システムには様々な種類があります。
その際のWeb会議システムの選び方ですが、使いやすさ、商談に特化した便利な機能、料金などを参考にすると良いでしょう。

例えば、文字起こしの機能の有無、商談内容を画面録画で記録できるもの、CRMツールと連携できるものなどです。
Web会議システムの選定はもちろんですが、それ以外にも使用するツールがある場合、連携は上手くいくかなども気にすると良いでしょう。

おすすめのWeb会議システムや選び方については、下記の記事で詳しく解説しています。ぜひこちらの記事もご覧ください。

次に、どのようにオンライン商談を進めていくかを会社として標準的な流れを決めていきます。
提案資料を作成したり、提案中に話す内容などを整理しておきましょう。具体的に挙げると、会社説明からサービス紹介、過去の実績紹介をした上で、お客様に対する具体的な提案内容の提示、質疑応答などです。

これらは、個々人によってバラつきがあると、社内での管理に手間がかかるものです。お客様によって提案内容が大きくことなるという事態も発生しかねません。
商談内容について標準的な流れを会社や部署で策定し、各自が提案することが望ましいでしょう。

いよいよアポイントを取り、実際にオンライン商談を行っていきます。
Web会議システムでオンライン商談の設定を行い、会議URLをお客様にメールなどでお送りしましょう。その際、事前に資料や会議の内容を簡単に共有しておくと、どのような話をされるのかお客様の方で理解が深められます。

オンライン商談を行う際は、お客様の質問や反応についてメモを取るようにしましょう。商談内容を議事録に残すためにも丁寧に行います。
お客様に承諾を得た上で、商談内容を録画するのも良いでしょう。社内で共有して営業進捗を確認したり、成約確度の確認についても役立ちます。

オンライン商談を行ったら、商談内容をまとめた議事録やサービス資料などをお客様に送付しましょう。
誰しも、大切な時間を割いて商談を受けています。資料や議事録を送らないと、せっかくの商談内容も時間の経過とともに忘れてしまうものです。

また、営業に関する進捗を確認するために、CRMツールなどを活用して、お客様がサービスに興味を示しているか、商談後のアプロ―チは適切に行えているかなどを追っていくようにしましょう。

オンライン商談をする際に便利になるツールとして「toruno」を紹介します。
torunoは、どんなWeb会議システムに対しても、AIがオンライン会議での会話を文字起こしし、会議資料等も画面キャプチャで30秒に1度自動録画してくれるツールです。文字起こしの内容は修正も可能で、記録したデータはURL1つで手軽に共有することができます。
そのため、オンライン商談でメモをとる必要がなくなり、会話に集中できます。一方で、話を聞き逃してしまっていても会議後に録音した音声や録画した画面キャプチャを再度確認も可能です。
オンライン会議まるごと記録システム「toruno」の詳細が気になった方は、下記のページをご覧ください。

ここではオンライン商談とは何か、メリットやデメリット、オンライン商談を導入するまでの流れについて解説しました。

オンライン商談は対面営業に比べコミュニケーションが取りづらい点もありますが、オンライン商談だからこそ効率的に商談ができる点は、大きなメリットだと言えるでしょう。

あなたもオンライン商談をビジネスに活用して、顧客の拡大と共に自社での利益向上を目指してみてはいかがでしょうか。