Teamsとは？ Microsoft Teamsの特徴や主な機能を徹底解説！

リモートワークの普及によって、チャットやWeb会議ができるコミュニケーションツールの需要が高まっています。中でも、最近注目度が高くなってきているのがTeamsです。当記事ではMicrosoft Teamsの特徴や利用できる機能について解説します。

Teamsとは、マイクロソフトが提供しているコミュニケーションツールです。チャット機能やビデオ会議機能といった機能はもちろんですが、Microsoft 365の各種ツールと連携する機能を有しており、連携することでTeams内で他のツールの操作が可能になります。

単なるコミュニケーションツールに留まらず、ビジネスに使用するツールを一元管理できる総合ツールとして活用できるアプリです。

Teamsでは基本的なチャット機能の他に、以下のような機能を利用できます。

特筆すべきはMicrosoft 365ツールと連携機能です。他のツールと連携することで、Teams内で多様な機能を利用できます。それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

Teamsではチャットだけでなく、通話やビデオ会議も実施できます。通話機能によって会話によるコミュニケーションが可能になるので、文章化しづらい情報などを効率よく共有することが可能です。

またビデオ会議では画面の共有やホワイトボードの利用などが可能なので、画像によるイメージの共有などを行えます。チーム内のコミュニケーションを効率化するために、積極的に活用したい機能です。

Teamsの最大の特徴として、Microsoft 365ツールと連携することが挙げられます。Microsoft 365ツールを連携することで、各ツールをTeams内で一元管理できるようになります。以下でいくつかの例を紹介します。

Outlookとの予定連携

TeamsとOutlookを連携することで、Teams内でOutlookの予定表やメールタスク機能を利用できるようになります。Teams内でチームとコミュニケーションをとりながら予定の管理ができるので、予定の決定を効率化できる他、会議のブッキングなども予防することが可能です。

Plannerによるタスク振り分け

TeamsとPlannerを連携すれば、Teams内でチームのタスクを管理できます。チームのコミュニケーションをとりながらタスクの振り分けや進捗管理ができるので、業務の効率化が可能です。また、Outlookも併せて連携すれば、予定表を確認しながらタスクの管理が可能になるので、チームメンバーの業務負荷を考慮しやすくなります。

ExcelやPowerPointの共同編集や管理

TeamsではExcelやPowerPointといった業務で利用することが多いツールも連携できます。ExcelやPowerPointを連携すれば、Teamsからファイルの閲覧や編集が可能です。

また、Teamsと上記のようなMicrosoft 365ツールを連携すれば、ファイルの共同編集やWeb会議での画面共有ができるようになります。Web会議で会話をしつつ共同でファイルの編集ができるので、最小限のやり取りで内容の修正や変更が可能です。

Teamsにはメッセージの翻訳機能が標準搭載されています。翻訳したいメッセージをクリックして「翻訳」を選択するだけでメッセージの翻訳が可能なので、多国籍なチームでも効率的なコミュニケーションが可能です。

Teamsを利用する際には、「toruno」の利用もおすすめです。「toruno」はTeamsをはじめとした主要なWeb会議ツールや会議室での対面会議で利用できる自動文字起こしツールで、リアルタイムで高精度な文字起こしを実現しています。加えて、音声や動画ファイルの文字起こしも可能です。

文字起こし以外にも、会議で投影される画面のキャプチャ機能や録音機能も搭載しています。Teamsの無料版や招待されたWeb会議では、録音や録画ができないので、「toruno」を利用するメリットは大きいといえるでしょう。「toruno」の詳細については、下記のページをご覧ください。

Teamsの特徴や利用できる機能について解説してきました。Teamsは従来のチャットツールに搭載されているような機能だけでなく、Microsoft 365ツールとの連携によって様々な機能を利用できます。特にExcelやPowerPointといったMicrosoft 365ツールを利用している企業であれば、Teamsを導入することで業務の効率化が可能です。ぜひTeamsの特徴や機能を把握し、利用を検討してみてください。