Teamsのファイル共有機能とは？ファイルやフォルダの共有方法やよくある質問

Microsoft Teamsのファイル共有を利用すれば、チームメンバーとの情報共有を効率化できます。しかし、Teamsを使い初めて間もない人の中には「ファイル共有の使い方が分からない」という人も多いでしょう。当記事ではTeamsのファイル共有機能の特徴や使い方について解説します。

Teamsとは、マイクロソフトが提供しているサービスの1つです。チャット機能やビデオ通話など、チーム内のコミュニケーションを効率化する機能が備わっています。また、マイクロソフトの他のツールと連携することで、Teamsの画面内で様々なツールを利用することが可能です。

使い勝手もシンプルで簡単に操作できるため、近年では主にMicrosoft 365をはじめとしたマイクロソフト製品を利用している企業で採用されることが増えてきています。

Teamsのファイル共有機能とは、Teamsに参加しているチームメンバーにクラウドを経由してファイルを共有できる機能です。リアルタイムで共有が可能な他、無料版でもチーム内で10GB、個人で2GBまでファイルを保存できます。

ファイル共有機能を活用することで、チーム内でのファイルの共有をスムーズに行うことが可能です。チャットやWeb会議中にもファイル共有が可能なので、チーム内でコミュニケーションを取りつつ、すぐにファイルのやり取りができるのも大きなメリットとなります。

Teamsのファイル共有機能の特徴が分かったところで、実際にファイルやフォルダの共有する方法について解説します。 Teamsでは以下の方法でファイルやフォルダを共有することが可能です。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

まずはチャネルでファイルやフォルダを共有する方法です。はじめにTeamsのチャネル画面を開き、上部にある「ファイル」タブをクリックしましょう。

次に共有したいファイルやフォルダを選び、「ファイル」タブにドラッグ＆ドロップすれば共有できます。なお、「ファイル」タブ上部にある「アップロード」をクリックし、アップロードしたいファイルを選択することでも共有が可能です。

続いてグループチャットや1対1のプライベートチャットでファイルを共有する方法です。チャットではメッセージの入力欄に共有したいファイルをドラッグ＆ドロップすることで共有できます。

また、メッセージ入力欄の下にあるクリップ型のアイコンをクリックし、共有方法を選択する方法でもファイルを共有可能です。

なお、チャット内で共有したファイルの保存場所はチャットの種類によって以下の場所に保存されます。

グループチャット：SharePoint
プライベートチャット：投稿者のOneDrive

共有したファイルを確認する際に、確認する保存場所を間違えないよう、しっかりと把握しておきましょう。

Teamsで既にアップロードされているファイルを共有したい場合は、チャネル画面からファイルを開きましょう。

共有したいファイルにマウスポインターを合わせると、ファイル名の右側に「・・・」が表示されるので、クリックして「リンクをコピー」を選択します。

取得したリンクをチャットなどで送信すれば、チームメンバーにファイルを共有することが可能です。

Teamsでファイル共有する最大のメリットは、共有されたファイルを共同編集できることです。編集権限を付与されているチームメンバーであれば編集が可能で、編集内容はリアルタイムで反映されます。

同時編集もできるので、Web会議で話し合いながらファイルを編集していくことも可能です。情報の変更にタイムラグがないことで、スピーディーな業務を実現できます。

最後にTeamsのファイル共有機能に関するよくある質問について回答します。よくある質問は以下の通りです。

それぞれ1つずつ回答していきます。

共有したファイルはいつでも削除できます。チャネル画面の「ファイル」タブで、ファイルにマウスポインターを合わせると表示される「・・・」から削除することが可能です。

また、Teamsに紐づいたSharePointからファイルを削除すれば、Teamsからも削除されます。

共有ファイルを間違えて削除してしまった場合は、Teamsに紐づいたSharePointから復元が可能です。

「ファイル」タブ上部の「SharePoint で開く」からSharePointを開き、「ごみ箱」を確認しましょう。復元したいファイルを選択し、画面上部にある「復元」をクリックすれば、削除したファイルの復元が可能です。

Teamsでは閲覧のみの権限に制限した上でファイル共有することが可能です。ファイルを共有する際に権限を「表示権限」にすれば、他の人がファイルを編集できない状態でファイルを共有できます。

また、「表示権限」でファイルを共有するとダウンロードもできなくなるので、セキュリティの観点から自分以外のファイルのダウンロードを避けたいときにも活用可能です。

TeamsでWeb会議をする際には「toruno」の利用も検討してみてください。
「toruno」はリアルタイムで高精度な文字起こしが可能な文字起こしツールで、議事録の作成を効率化できます。Teamsだけでなく他のWeb会議ソフトや招待されたWeb会議でも利用できます。

また、「toruno」では会議の録音音声に加えて、30秒に1度の自動画面キャプチャによる会議資料の保存も可能です。Teamsでは無料版や招待された会議の場合、録音・録画ができません。そういった場合に「toruno」は役立ちます。「toruno」の詳細については、下記のページをご覧ください。

Teamsのファイル共有機能について解説してきました。Teamsのファイル共有機能を活用すれば、チーム内でのファイルのやり取りを効率化できます。また、共同編集もできるので、TeamsのチャットやWeb会議などの機能を利用しつつリアルタイムで編集していくことも可能です。ぜひ活用して、業務の効率化を図りましょう。

また、自動文字起こしツール「toruno」を利用すれば、TeamsのWeb会議で簡単に議事録作成が可能です。会議の録音、自動画面キャプチャ機能も搭載されているので、会議の振り返りにも活用できます。無料トライアルも用意されているので、ぜひ利用してみてください。