Teamsで議事録作成を自動で行う方法！おすすめの議事録作成ツールもご紹介！

Microsoft Teamsで会議を行う際、議事録も自動で作成できると便利でしょう。議事録の作成を自動化できれば、業務の効率化にも繋がります。今回はMicrosoft Teamsで議事録を自動作成する方法についてご紹介します。おすすめの議事録作成ツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

Microsoft Teamsには議事録を自動作成する機能は搭載されていませんが、トランスクリプション機能を使うことで議事録を作成する時間を短縮することができます。

Microsoft Teamsに標準搭載されているトランスクリプション機能とはいったいどのような機能なのでしょうか。次項にて詳しく解説します。

Microsoft Teamsで議事録を作成する際に役立つ機能のひとつとして、トランスクリプション機能があります。トランスクリプション機能は、会議中の発言や会話をリアルタイムで文字起こしする機能です。リアルタイムで文字起こししてくれるだけでなく、会議終了後にテキスト化して、ダウンロードできるので議事録を作成する際に便利です。

トランスクリプションを利用するにはいくつかの条件を満たす必要があります。条件について、以下で詳しく解説します。

Microsoft Teamsのトランスクリプション機能を利用するには、いくつかの条件があります。
まず、トランスクリプションの利用には以下のライセンスが必要です。

また、モバイル版のMicrosoft Teamsではトランスクリプション機能は利用できません。デスクトップ版のみ利用可能なので注意しましょう。

Microsoft Teamsのトランスクリプション機能を利用する場合以下の手順で行います。

トランスクリプション機能を停止する場合は以下の手順になります。

トランスクリプションは、会議への参加者が全員退出した場合も自動で停止されます。
トランスクリプションで文字起こしした内容は、ダウンロードして保存しておくことで議事録を作成する際に役立ちます。

Microsoft Teamsのトランスクリプションは、特定のライセンスがなければ利用できなかったり、アプリ版でしか利用できないなど、利用するのに条件があります。
条件が合わず、トランスクリプションが利用できなければ議事録を作成するのに時間と手間がかかってしまい、効率的ではありません。そんな時に活用したいのが議事録作成ツールです。

多くの議事録作成ツールは、文字起こし・録画・議事録作成に対応しています。また、複数のツールを使い分ける必要もないので、効率的に議事録の作成が可能です。

議事録作成ツールの利用には様々なメリットがあります。
ここからは議事録作成ツールを利用するメリットについて解説していきます。

議事録作成ツールはMicrosoft Teams以外のWeb会議ツールでも利用できます。
Web会議システムの文字起こしや録画機能を使う場合、それぞれのシステムによって使い方を熟知する必要があります。しかし、議事録作成ツールの使い方を理解すれば、他のWeb会議システムで会議をした場合にも安心して記録可能です。

また、ツールによっては、記録したデータの保存場所が異なる場合があります。会議のデータは分かりやすくまとめておくことで、後から内容を確認するときもスムーズです。

昨今の議事録作成ツールでは、AIが文字起こしをしてくれるものが多いです。そして、それらは文字起こしの精度が高い点が魅力的です。ビジネスシーンでも役に立つことでしょう。

会議の内容によっては、専門用語や固有名詞が頻繁に出てくる場合があります。頻繁に出てくる単語であれば、単語登録機能によって文字起こし精度を高めることも可能です。なお、単語登録機能があるかはツールによって異なるので注意が必要です。

議事録作成ツールには、文字起こしや画面録画、議事録作成など多くの機能が搭載されています。そのため、記録する際に様々なツールを使い分ける、保存場所を自分でまとめるなどの煩わしい操作が不要です。

また、操作が簡単な点も魅力の1つです。一般的に、議事録作成ツールはWeb会議ツールと一緒に起動するだけで、簡単に会議の内容を記録できます。Microsoft Teamsだけでなく、他のWeb会議ツールにも利用できるので、会議によって使い分ける必要もありません。

おすすめの議事録ツールとしてご紹介したいのが「toruno」です。
torunoには、文字起こし、録音、画面キャプチャ機能がついており、オンライン会議をまるごと記録できるサービスです。AIが発言や会話をテキスト化して表示してくれるので、「聞き逃してしまった」「専門用語でわからなかった」などの抜け漏れを防ぐことができます。会議中、リアルタイムでブックマークできる機能もついているので、気になる点や重要な点は後から確認しやすくなっているのも魅力です。

Microsoft TeamsなどのWeb会議ツールとの連携や設定の操作は必要無く、ボタンを押すだけで記録できます。議事録作成に役立つだけでなく、記録したデータも簡単に共有も簡単にできるtorunoを活用してみてください。
詳細は下記のページから確認できます。

Microsoft Teamsのトランスクリプション機能は、リアルタイムで文字起こしすることが可能です。注意点としては、トランスクリプションの利用にはライセンスが必要な点、事前に設定が必要な点があります。
トランスクリプション以外の方法として、議事録作成ツールの「toruno」も検討してみてください。どのWeb会議システムにも対応しており、これ1つで様々な作業が完了します。
手軽に会議の内容を記録したい、議事録作成に役立てたいと考えている方は、本記事を参考にして議事録作成ツールを利用してみてください。