Teamsのホワイトボードの使い方！共有方法や活用シーンをご紹介！

TeamsのWeb会議で言語化しづらい内容を共有しなければならない時は、ホワイトボードが便利です。しかしTeamsを利用している人の中には「ホワイトボードの使い方が分からない」という人も多いでしょう。当記事ではMicrosoft Teamsにおけるホワイトボードの使い方や、特に効果を発揮する活用シーンなどを紹介します。

ホワイトボード機能とは、Web会議中にホワイトボードを共有できる機能です。ホワイトボードにはペンツールで自由に書き込みができる他、図や画像を挿入することもできるため、言語化が難しい情報やアイデアの共有に役立ちます。

Teamsでは、Microsoft Whiteboardというアプリを利用することでホワイトボードを利用することが可能です。Teams自体にはホワイトボードの機能が搭載されていないので注意しましょう。

Teamsでホワイトボードを利用するためには、事前に準備が必要です。必要な準備は以下の通りです。

Microsoft Whiteboardはアプリ版をインストールする方法の他、ブラウザ版を利用する方法があります。詳しく見ていきましょう。

まずはMicrosoft Whiteboardを準備しましょう。アプリ版のMicrosoft Whiteboardを利用する場合は、ダウンロードとインストールが必要になります。アプリ版のMicrosoft Whiteboardが対応しているOSは以下の通りです。

アプリ版のMicrosoft Whiteboardは公式ページからダウンロードできます。なお、iOS版とAndroid版はストアアプリからもダウンロード可能です。

macOSの場合、アプリ版のMicrosoft Whiteboardを利用することができません。よって、macPCを利用している場合は、ブラウザ版を利用することになります。

Microsoft Whiteboardはアプリ版だけでなく、ブラウザ版も用意されています。ブラウザ版のMicrosoft Whiteboardは公式ページで「Whiteboardを起動」をクリックすることで利用可能です。

アプリ版のMicrosoft Whiteboardをダウンロードしたくない場合や、Mac PCを利用している場合は、ブラウザ版を利用しましょう。

Microsoft Whiteboardを利用するためにはサインインが必要です。既にアプリ版のTeamsを利用しているのであれば既存のアカウントでサインインできますが、まだMicrosoftアカウントを作成していない場合は新規で作成しましょう。

Microsoftアカウントの作成は公式サイト右上の「サインイン」から行えます。まずは「サインイン」をクリックし、「サインイン」ページを開きましょう。

次に入力欄の下にある「アカウントをお持ちでない場合、作成できます。」の文中リンクをクリックします。

アカウントの作成画面が開いたら、指示に従ってIDとなるメールアドレスとパスワードを設定します。パスワードには記号やメールアドレスの一部を含めることができないので注意しましょう。

パスワードの設定が完了し、「次へ」をクリックしたら名前の入力画面になります。自身の姓名を入力し、「次へ」をクリックしましょう。

続いて生年月日と地域の入力を要求されるので必要な情報を入力し、「次へ」をクリックします。

上記の操作が完了すると、入力したメールアドレスにメールが届くので、文中にある認証コードを確認して入力しましょう。入力が完了したら「次へ」をクリックします。

最後にロボットではないことを証明するためのクイズに回答すれば、アカウントの作成は完了です。

Teamsでホワイトボードを利用する準備ができたら、Web会議中にホワイトボードを共有できるようになります。ホワイトボードを共有する方法は以下の通りです。

共有の手順を詳しく解説します。

Teamsでホワイトボードを利用するためには、あらかじめMicrosoft Whiteboardを起動しておく必要があります。Microsoft Whiteboardを起動し、共有したいホワイトボードを開いておきましょう。

事前に共有するホワイトボードを作成していない場合は、「新しいホワイトボード」からホワイトボードを新規作成できます。

ホワイトボードの準備が出来たら、Web会議中に画面右上の「共有」をクリックしましょう。

「コンテンツを共有」ウィンドウが開くので、「Microsoft Whiteboard」を選択します。なお、ブラウザ版を利用している場合は「Microsoft Whiteboard」の項目が表示されないので、「Microsoft Whiteboard」を開いているブラウザを選択しましょう。

以上でTeamsの会議中にホワイトボードを共有できます。

ホワイトボードを他の参加者にも編集できるようにしたい場合は、ホワイトボード右上の共有ボタンをクリックしましょう。

表示されるウィンドウの「WEB共有リンクをオンにする」をクリックすると共有用のURLが表示されるので、URLをコピーして参加者に共有すれば、他の参加者もホワイトボードの編集が可能になります。

共有方法に続き、ホワイトボードの基本的な使い方を紹介します。Teamsのホワイトボードでは以下のような操作を行うことが可能です。

それぞれしっかりと把握し、ホワイトボードを最大限活用しましょう。

Teamsのホワイトボードでは様々なテンプレートを利用できます。ホーム画面で「新しいホワイトボード」をクリックし、ホワイトボードを新規作成した段階でテンプレートの選択が可能です。また、ホワイトボードのツールバーにある「テンプレートを追加」アイコンをクリックすることでもテンプレートを利用できます。

テンプレートを利用することで、問題解決やワークショップなど、議題に合わせたデザインが施された状態からホワイトボードを作成可能です。

Teamsのホワイトボードでは、太さや質感が異なる複数のペンツールを使って線を書き込むことができます。文字の記入はもちろん、図を手書きしたいときにも便利です。

ペンツールはホワイトボード左側または下部にあるツールバーより、ペンツールを選択することで使用できます。

ペンツールのツールバーでは、太さや色が違うペンの他、消しゴムや定規も選択可能です。また、部分選択ツールもペンツールのツールバーに含まれています。

Teamsのホワイトボードにテキストを入力したいときは、テキストツールを使用しましょう。テキストツールはツールバーにあるテキストアイコンをクリックすることで使用可能です。

テキストツールを選んだら、ホワイトボードの任意の場所でクリックすることでテキストの入力が可能になります。同時に表示されるツールバーではテキストの色や書式の変更ができる他、複製やロックなども可能です。

続いてホワイトボードに画像を挿入する方法を紹介します。まずはホワイトボードのツールバーにある「・・・」をクリックしましょう。画像アイコンが表示されるので、クリックすることで画像のアップロードが可能です。

追加した画像は移動やサイズ変更の他、画像をクリックすると表示されるツールバーからコピーや削除などが可能です。

次に図形を挿入する方法です。図形の挿入はツールバーにある図形アイコンから可能です。

図形アイコンでは基本的な図形や線などを選択できます。挿入した図形や線をクリックすると表示されるツールバーからは、図形や色の変更などが可能です。また、図形にはテキストを挿入できます。

Teamsのホワイトボードではリアクションを追加することができます。リアクションとは、チェックマークや拍手など、反応を表現したアイコンのことです。リアクションの追加はツールバーにあるリアクションアイコンをクリックすることで使用できます。

使用したいリアクションを選び、ホワイトボードの任意の場所をクリックすると、リアクションを挿入できます。なお、リアクションをドラッグ＆ドロップするとリアクションを挿入することができないので注意しましょう。

最後にTeamsのホワイトボードの活用シーンについて紹介します。以下のようなシーンでホワイトボードを利用すれば、イメージの共有や情報の整理を効率化することが可能です。

それぞれ詳しく解説します。

参加者のアイデアを可能な限り引き出すことが目的のブレインストーミングはTeamsのホワイトボードが最も役に立つシーンです。

ブレインストーミングではアイデアが浮かんだら即座に発言することが重要になりますが、Web会議では発言が被ると音声を聞き取りづらくなるため、参加者の瞬発力が削がれてしまいます。

ホワイトボードを利用すれば発言をしなくてもテキストで書き込んで行くことができるため、瞬間的なアイデアを逃すことがありません。また、画像やペンツールを使用できるので、言語化しづらいアイデアも表現しやすくなっています。

Web会議でブレインストーミングをするのであれば、ホワイトボードを積極的に活用しましょう。

アイデアや意見の図解が必要な場面でも、ホワイトボードは役立ちます。ビジネスモデルやクリエイティブイメージの共有など、言葉では共有が難しい内容を議題にする場合は、ホワイトボードを活用することでより分かりやすく伝えることが可能です。

TeamsでWeb会議をする際には、自動文字起こしツール「toruno」の利用も検討してみてください。「toruno」を利用すれば、会議の内容をリアルタイムで文字起こしできるので、意見の整理に活用することが可能です。また、文字起こしの精度も高いので、議事録の作成にも役立ちます。

加えて、「toruno」では30秒に1度の自動キャプチャによる画面記録や録音を行うことも可能です。Teamsは有料版で自身が主催者側の時にしか録画や録音ができないので、無料版や招待されたTeams会議の時に重宝します。「toruno」の詳細については、下記のページから確認できます。

Teamsでホワイトボードを活用する方法について解説してきました。Teamsでホワイトボードを利用するには事前の準備が必要ですが、上手く活用することで効果的な会議が可能になります。特にブレインストーミングをはじめとしたアイデアの共有を行う場合はホワイトボードが便利です。Teamsでホワイトボードを活用して、効果的な会議を実現しましょう。

TeamsでWeb会議をすることが多いのであれば、ぜひ自動文字起こしツール「toruno」を利用してみてください。「toruno」を利用すれば議事録の作成や会議の振り返りが容易になるため、業務の効率化に繋がります。無料トライアルも用意されているので、ぜひ利用してみてください。