テレワークを効率化する5つのコツ！生産性を上げる便利ツールもご紹介！

コロナ禍に入り、急速に進んだテレワークの流れ。慣れてきた方もいる一方、「テレワークだと仕事が勧めにくいから出社したい」という方もいます。テレワークを行う上で大切なのは、だらだらと業務を行わないように効率的に業務ができる環境を整えることです。
ここでは、テレワークを効率化する5つのコツについてご紹介していきます。テレワークで便利な効率化ツールもご紹介しているので、テレワークでの仕事にお困りの方は、ぜひ参考にしてください。

テレワークとは、家などの決められた場所以外で仕事を進める働き方です。これまでは会社（オフィス）に出社をして、自分のデスクで仕事を進めるのが一般的でした。しかし、コロナ禍もあり、出社しないでも仕事ができるようにテレワークを導入する企業が増えてきました。
テレワークでは、通勤時間が削減される分、プライベートの時間が増えて従業員の業務負担軽減につながります。会議もテレワークのため、Web会議を行うなどの工夫によって空いた時間に準備ができたり、他の業務が進められるなどの利点があります。
一方、プライベートと仕事の境界が曖昧になって仕事をし続けてしまったり、家だと様々な誘惑があるなどのデメリットも存在します。
あくまで、会社がある程度の管理をしつつ、テレワークで効率的に作業をして、プライベートも充実させるのが望ましいでしょう。

「テレワーク」という呼称以外にも「リモートワーク」などと呼ばれることもあります。意味的には会社以外の場所で仕事をすることに違いはありません。総務省では「テレワーク」で統一されているため、世間一般で「テレワーク」と呼ばれることの方が多いと言えます。
「リモートワーク」以外にも、「ワーケーション」という「ワーク」と「バケーション」が融合した呼称も存在します。ワークケーションは、旅行先で休暇を楽しみつつ、仕事も行うというもので、テレワークやリモートワークとは少し異なります。
このように、働き方が多様化し、どこにいても仕事ができるようになってきているのです。

テレワークにおける業務効率化は非常に重要な課題です。コロナ禍に入って長い時が過ぎ、「テレワークは生産性が悪い」と従来の働き方に戻す企業もあります。
たしかに、どこでも仕事ができるという点は大きなメリットではあります。しかし、だらだらと仕事をしてしまう点、様々な誘惑に打ち勝たなければいけない点など克服すべき課題はあります。
メリットを享受するためにも、これらのデメリットについてきちんと対策しなければ生産性が悪化するのは当然です。会社での管理も必要ですが、効率的に仕事を進めていくための個人の工夫も必要になります。

それでは、どのようにしてテレワークでの業務効率を上げられるのでしょうか。ここからは具体的なコツを5つご紹介します。
まだ取り入れていない方は、ぜひこれらを実践してみてください。

テレワークで仕事をする際、どのような環境で仕事をするのか考えるのは大切です。自分の仕事場はきちんと整えるようにしましょう。
デスク周りはきちんと整え、なるべく会社と同じような環境にしましょう。また、複数のモニターを用いる「マルチディスプレイ」は、パソコンの画面を拡張できるのでおすすめです。
作業を行う椅子もこだわると良いでしょう。食卓などにある普通の椅子でも問題はありませんが、何時間も座って作業するのは身体的な負荷が大きくなる可能性もあります。ソファやベッドで寝転がりながら作業をするのはもってのほかです。
仕事に適した椅子もあるので、よく調べてみると良いでしょう。ゲーミングチェアは長時間も作業できるように設計されているものが多いので、一度検討してみても良いでしょう。
このように、仕事を行う環境を見直し、自分の理想的な環境に整えることで効率化も期待できます。

テレビやYouTube™、VODサービスなど、家の中には気を取られやすいものがたくさんあります。うっかり見始めると、集中力も分散されてしまうでしょう。
基本的にながら作業は避けるようにしましょう。
また、マルチタスクで仕事をするのも難しいものです。Web会議に参加しながら、メールを返し、別の業務の資料作成を行うなど、同時にいくつもの作業を進めるのは控えましょう。1つの業務に集中して取り組むようにするのが大切です。

テレワークにおけるスケジュール管理も重要なポイントの1つです。
テレワークでは、特に仕事の開始や終了の時間が曖昧になりがちになってしまいます。業務の開始は朝礼などで対策できても、終業は「もう少しだけ仕事を進めよう」と残業が積み重なり、気づいたら深夜になってしまったということもあります。
スケジュールは週単位で決めるように徹底したり、少なくとも前日には明日の業務内容やスケジュールをしっかり決めた上で取り組むようにしましょう。そうすることで、「今、何やらなければいけないのか？」と時間の使い方に悩むことも減ります。

テレワークでは1人で作業を進めてしまい、他者とのコミュニケーションを怠りやすいです。同じ場所にいないからこそ、相談できないこともしばしばあるでしょう。
メールやチャットなどで社内のメンバーとはコミュニケーションを取るようにして、朝礼や昼礼、終礼などを設けるなど、気軽に相談できる体制を整えることが重要です。
コミュニケーション不足によって問題が発生し、問題への対処に時間が取られてしまっては元も子もないでしょう。進捗管理や情報共有などは出社時よりも気を付けることが大切です。

昨今では、テレワーク向けに様々な業務効率化ツールがあり、これを活用するのもおすすめです。Web会議システムや議事録作成サービス、チャットツール、スケジュール管理ツール、タスク管理ツールなど、必要に応じて活用しましょう。
また、専門的な業務でも役立つツールがある場合もあります。日頃から「この業務は効率化できないか？何か効率化ツールはないか？」と効率化の術を探しながら業務を行うと良いでしょう。

Web会議の効率化をするなら「toruno」がおすすめです。
torunoは、Web会議の画面や音声をまるごと記録でき、AIがリアルタイムで自動的に文字起こしをしてくれます。画面や音声があるので後から会議を振り返った時に鮮明に思い出すことができ、会議内容の理解に役立ちます。
また、文字起こしの内容を保存して議事録作成の下地として利用することも可能です。記録した内容はURLで簡単に共有することができ、会議に参加していない方も情報共有がしやすい点がメリットだと言えるでしょう。
使い方もWeb会議システムと一緒に起動するだけという簡単な操作で実行できます。

無料トライアルが可能なので、まずは試験的に導入してみると良いでしょう。詳細については下記のページをご覧ください。

テレワークの効率化方法について具体的に解説してきました。便利なテレワークですが、デメリットもあるため、業務効率化に取り組まないと生産性は上がりません。
これからテレワークを導入しようと検討している方はもちろん、テレワークをしているものの業務効率化が上がらない方は、ここで紹介したコツをぜひ試してみてください。
テレワークを効率化して、充実した仕事、充実したプライベートを送れるようにしましょう。