テレワークのWeb会議で必要な準備は？注意すべき点や便利ツールもご紹介！

テレワークにより、ビジネスを進める上でWeb会議を行うのは当たり前の世の中になってきました。一気にWeb会議が普及したからこそ、どのようにWeb会議を進めて良いのか分からない、何となくWeb会議を行っているということもあるでしょう。
ここでは、そもそもWeb会議とは何か、どのように進めていけばよいのか、Web会議における注意点について解説していきます。
これからWeb会議に取り組む方はもちろん、既にWeb会議に取り組んでいる方も現状のWeb会議に問題ないか、ここで今一度確認してみましょう。

Web会議とは、インターネットを介してWeb上で行う会議のことです。「オンライン会議」や「リモート会議」と呼ばれることもあります。場所を問わず会議ができるため、テレワークでは多くの企業がWeb会議を導入しています。
Web会議を行うためのシステムも様々なものがあり、主流としてはZoomやMicrosoft Teams、Google Meet™などが挙げられます。
自分の顔と相手の顔を映しながら会議を行える他、画面共有による資料の展開やチャット機能などもあるため、ウェビナー（Webで行われるセミナー）として利用されることも多いです。

テレワークでWeb会議をする際、いくつかの準備が必要になります。基本的な準備事項になるので、ぜひ確認してみてください。

前項で挙げたように、Web会議システムには様々なものがあります。システムによって、機能の有無や無料版/有料版でできることに違いがあります。
どのシステムを用いてWeb会議を行うかは事前に考えておきましょう。Web会議システムの種類や選び方については別の記事で詳しく解説しています。これからWeb会議システムを導入される人は、ぜひ下記の記事も併せてご覧ください。

Web会議システムの設定をきちんとできているかも確認しておきましょう。
例としては下記の点が挙げられます。

これらは会議で何をするかによって事前に設定しておくと良いでしょう。これ以外にも様々な設定があるので、会議を円滑に進められるように確認しておきましょう。

会議の内容によっては他者に知られてはいけないような重要な資料を共有したり、話をする場合もあるでしょう。この際に気を付けておきたいのはセキュリティ対策です。
このような会議への参加については、パスワードを発行して会議に参加できる人間を限定しておきましょう。
会議内での情報漏洩を防ぐために、展開する資料は会社内の共有サーバーにアップせず、事前に配布したり、アクセス制限をかけるというような対策が必要です。
また、Web会議システムによっては録画機能があります。権限によって参加者の録画の可否も設定できるので、こちらも確認しておくようにしましょう。

Web会議で頻出するトラブルの1つがマイクの設定です。マイクが適切に設定できていないために、こちらの発言が相手に聞こえないというトラブルが発生することもあります。
Web会議に使用するマイクは、問題なく使えるか予めテストしておきましょう。
マイクの設定はできていても、パソコン側のトラブルによって音声が聞こえないこともあります。長時間にわたってパソコンを使用していると起こりやすいトラブルなので、事前にパソコンを再起動しておくのもおすすめです。

Web会議に限らず会議全般に言えることですが、会議を行う際は事前準備が大切です。
話す内容についてはアジェンダ（要旨）を作成し、「次の話題は何か」を明確にしておきましょう。展開する資料も管理しやすい場所に保存し、会議中にすぐに取り出せるように準備しておきます。
会議をスムーズに進行するために、ファシリテーターの確保もしておくと良いでしょう。

前項ではWeb会議で必要になる準備を解説しました。ここからは実際にWeb会議を行う際に気を付けたい注意点について解説していきます。
意識するだけで変わることもあるのでしっかり確認しましょう。

対面の会議では当たり前のことですが、Web会議だからこそ注意したい点として、身だしなみが挙げられます。
Web会議では首から上、もしくはバストアップしか映像としては映りません。対面とは異なり、仕草や表情が分かりにくい分、映像として表示されものが全てになります。
映らない部分がありますが、相手との関係性やTPOを意識して、服装はもちろん、髪を整える、髭を剃る、化粧をするなどの基本的な身だしなみにも気を配るようにしましょう。

Web会議はインターネットの通信によって会議を行うため、会話にタイムラグが発生する場合があります。タイムラグによって、自分の発言と相手の発言がかぶってしまうことも起こるものです。
発言する際は、相手の発言とかぶらないように配慮し、タイミングに気を付けるようにしましょう。
かぶってしまった際にも、「すみません、お先にどうぞ」とお互い配慮し、気を遣って進めていくことが大切です。

終了時刻については、2つ注意すべき点があります。
1つ目は、会議全般に当てはまりますが、だらだらと会議をしないように終了時刻を決めておくことです。会議がスムーズに進まないと、参加者の集中力も切れ、決めるべきことが決まらないという状況になりかねません。「どのような議題があるか」「各議題にどれくらいの時間を設けるか」を明確にし、終了時刻も決めておきましょう。
2つ目は、Web会議特有のポイントとして、システムによって制限時間が設けられている場合があります。Webシステムを無料で使用する場合に多いケースです。制限時間内に会議が終わるように、こちらもタイムスケジュールを決めておくと良いでしょう。

Web会議のよくある課題として、参加者が会議中に別の業務を行ってしまうことです。これでは、当然、会議に集中することができません。複数のディスプレイを使用している場合は、視線が不自然になり、他の参加者からするとよく分かります。
集中できずに会議についていけなくなるのを防ぐ、相手にも不快感を与えないためにも会議に集中して臨むようにしましょう。

Web会議を効率的に進めるためにも、ツールを活用するのがおすすめです。
「toruno」は、Web会議をまるごと記録できる便利なツールです。AIによる自動文字起こし機能もあり、聞き逃しがあってもその場や会議終了後に確認することができます。
他にも議事録の作成や記録データの共有などもスムーズに行うことが可能です。
使い方もクリックして立ち上げるだけの簡単操作となっています。

無料でできるトライアル版もありますので、ぜひお試しください。詳細は下記のページからご覧いただけます。

Web会議で必要な準備や注意すべき点について解説しました。テレワークが普及し、会議もWeb会議で行うことが多くなってきました。だからこそ、ここで解説したことを今一度確認することが大切です。会議をする相手のことを思いやり、円滑に会議が進められるように自助努力をしていきましょう。
ぜひご紹介した便利ツールの「toruno」も利用してみてください。