「敬称略」とは？意味や使い方、議事録における注意点も詳しく解説！

ビジネスの様々な場面で敬称略が使用されますが、正しく使えているでしょうか？間違った使い方をし、知らず知らずのうちに失礼になっているかもしれません。ここでは、敬称略とは何か、意味や使い方について解説します。議事録作成時での注意点も解説しているので、ぜひ参考にしてください。

敬称略とは、その名の通り敬称を省略することです。
一般的に、社内であれば自分よりも目上の役職の人に対して敬称を付けて記載します。これは、呼び捨てだと失礼にあたるためです。社外の人に対しても同様の理由で敬称を付けます。
しかし、多くの参加者がいる会議のアジェンダや議事録、式典などにおける名簿に敬称をつけると、見にくくなりがちです。
このような場合、敬称略を付けることで見やすくし、省略することを詫びる意味で使用します。

敬称略は資料や議事録、名簿などを作成する際において使用します。参加者が多い会議などで使われることが多く、資料を読みやすくすることを目的とされます。参加者欄のはじめに「（敬称略）」と明記しておきましょう。

活用方法の例を挙げると下記のようになります。

敬称略を使う際、気をつけなければいけない点が3つあります。

これらについて以下で詳しく解説します。

前項で解説した通り、参加者が多い場合に使用し、少人数の場合には使用しません。人数についての具体的な決まりはなく、個人の判断になります。人によって大人数と感じる人数は異なります。目安は参加者が10人以上では敬称略を用いると良いでしょう。

丁寧な表現を意識しすぎた結果、二重敬語になってしまいかえって失礼にあたるケースがあります。
社内であれば、役職をつけて呼ぶことが一般的です。しかし、丁寧さを意識しすぎると「社長様」「部長様」のように、役職に様をつけると二重敬語になってしまいます。
社内向けなら役職での記載を、社外向けなら基本的には「様」を記載すると良いでしょう。

敬称略には、敬称の記載を省略することを詫びるといった意味が込められており、敬称略を記載漏れしてしまうと、相手を呼び捨てにしていることになります。人によっては不快に感じられる方もいます。
使用する場合は参加者欄での記載を徹底しましょう。

敬称略は、様々なビジネスシーンで役に立ちます。しかし、使い方を間違えると失礼にあたる場合もありますので、注意が必要です。議事録や会議資料などを読みやすくするためにも敬称略を正しく使えるようにポイントを抑えておきましょう。