Web会議とは？導入するメリット・デメリットや検討ポイントを解説！

昨今はWeb会議を導入する企業も増えており、Web会議の導入を検討されている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Web会議の導入を検討している方に向けた、Web会議のメリットとデメリットを掲載しています。コスト面やセキュリティリスクなど、検討のポイントも解説していますので、Web会議の導入にお困りの方は是非参考にしてください。

Web会議とは、パソコンやスマートフォンといった端末をインターネットに接続し、遠方にいてもリアルタイムで音声や映像を共有できる会議のことです。通信インフラの発達や専用アプリケーションの進歩により音声や映像のラグといった問題は起こりにくく、スムーズにコミュニケーションを取ることができます。
Web会議専用のアプリケーションをインストールするだけで誰でも簡単に導入できる手軽さから、ビジネスシーンでも多く利用されています。

同じ遠方から会議を行えるシステムには、「Web会議」の他に「テレビ会議」があります。テレビ会議とは、専用機器と専用の回線を用いて利用する据え置き型の会議システムのことです。据え置き型のため機器を設置した場所からしか利用ができませんが、専用端末での接続となるので解像度が高く、臨場感のあるオンライン会議を実現したシステムになります。一方Web会議は専用機器と専用の回線を必要としないため、どこからでも利用することができるメリットがあります。

Web会議とテレビ会議の大きな違いは器材と品質にあります。テレビ会議は専用の機器と回線を用いるため導入コストがかかりますが、Web会議は端末とインターネット環境さえあれば良いので手軽に導入できます。
品質面に関しては、テレビ会議は専用の回線を使うことによる通信の安定性が特徴で、品質の高い映像と音声を実現できます。

Web会議のメリットの1つ目は、遠方のクライアントや従業員、急遽必要になる会議が起こっても、時間や場所を気にせず開催できるところです。
インターネット環境さえあれば誰でもどの場所からでも参加できますので、場所を移動する必要はありません。

Web会議であれば場所を移動する必要がないため、移動時間及び移動にかかる交通費を削減することができます。特に営業職はクライアントの会社に移動するケースが多々発生しますので、Web会議を導入すれば大幅な作業効率化に繋がります。

緊急で会議を開催する必要がある際、対面の会議だと責任者が外出している場合など従業員の予定との兼ね合いですぐに開催できないこともあるでしょう。
しかし、Web会議であれば緊急性の高い事案に対して早急に会議を開催できますので意思決定及びコミュニケーションスピードを向上させることができます。

会議のための移動や他の従業員の予定との兼ね合いですぐに話し合いたいことを話し合えないという環境は、従業員のストレスになってしまいます。これらを改善できるWeb会議を導入すれば、従業員の満足度向上に繋がるでしょう。

Web会議を含むリモートで不自由なく働ける環境の構築を希望している就職希望者は多数存在します。ですので、Web会議の導入は採用において一つの強みとなるでしょう。

会議の内容を後から確認するための録音・録画は必要不可欠です。Web会議ではPCに備え付けの画面録画・録音機能はもちろん、Web会議用のツール内でも録音・録画の機能が備わっているものも存在しますので、簡単に会議のログを取ることができます。

会議の文字起こしは「toruno」がおすすめ

Web会議を行う際は、作業コストの削減という点も考慮に入れるとより快適に会議を行えます。そこでおすすめなのが、会議内容の振り返りの際に必要になる会議の文字起こしを自動で行ってくれるサービス「toruno」です。音質によって文字起こしの精度は変わりますが、イヤフォン・マイクやスピーカーフォンを使うことで、精度良く文字起こしをしてくれます。また、Web会議のみならず対面や招待された会議においても、スピーカーフォンを使えば会議の記録を取ることができます。議事録作成や会議の振り返りを効率よく行えますので、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

Web会議を導入するには、会議室の環境を整える必要があります。その中でも、複数人が喋っても安定して集音してくれるマイクの設置や会議室の様子、参加者の表情などを映してくれるカメラの設置は必要不可欠です。個人のPCでWeb会議を行う場合も、PCのマイクだと音が反響して会議のノイズになってしまうといった事態を避けるためにヘッドセットなどを準備すると安心できます。

Web会議中に通信環境の不安定である場合、音声や画像に大幅な遅延が生じます。遅延が発生するとコミュニケーションを取りにくくなり円滑な会議の妨げになってしまいますので、遅延が発生することのない安定した通信環境を整える必要があります。

Web会議では相手の表情や雰囲気、言葉のニュアンスが伝わりにくくなりますので、コミュニケーションの取りやすさは対面の会議に劣ることが多いです。
場合によってはチャットツールやスタンプ機能などを活用し、自分の意見を歪みなく伝える必要もあるでしょう。

Web会議の部屋はIDやURLに紐付けられているため、これらの情報が流出してしまうと会議に第三者が参加できてしまうので、注意が必要です。
また、端末とインターネット環境さえあればどこからでも参加出来てしまいますので、不特定多数の第三者がいる外出先での会議参加は、会議内容を他者に見たり聞かれないよう注意しましょう。

Web会議の導入を検討する際は、まずは目的と利用シーンを明確化しましょう。
これらを明確化することで、最大接続人数の把握や必要な機能などを絞ることができ、Web会議システムを選択する際の指針にすることができます。

Web会議システムでは最大接続人数に応じて料金プランが変わるものがほとんどですので、利用シーンに沿った最大接続人数を明確にしておきましょう。社内会議や面接といった少人数での利用の場合は「Zoom」「Google Meet™」といった無料で利用できるサービスで問題ないですが、ウェビナーなどの大人数での利用を考えている場合は有料プランでの登録が必要になります。

利用シーンが明確化したら、必要な機能を決めておきましょう。画面共有や録画・録音機能は会議を想定している場合は必要不可欠ですし、ウェビナーの開催をする場合はアンケート機能やチャット機能が備わっていると参加者とのコミュニケーションの手助けになります。

Web会議システムの料金プランは様々ですので、Web会議を利用する目的に沿ったプラン及びサービスを選択しましょう。また、Web会議を導入することによるコスト削減を定量化しておくと導入コストと照らし合わせて費用対効果を算出できるためおすすめです。

Web会議の部屋はIDやURLに紐付けられているため、これらの情報が流出してしまうと会議内容を第三者に見られてしまう恐れもあります。
この他にも、Web会議はインターネットを使ったサービスのため、セキュリティリスクには注意を払う必要があります。

Web会議のメリット・デメリットを解説いたしましたが、ご理解いただけましたでしょうか。Web会議には場所に囚われずにコミュニケーションが取れるという大きなメリットがあります。無料から使えるWeb会議ツールもあるので、ぜひ導入検討の参考にしてください。