Web会議で必要なものは？あったら良いものや便利なツールも紹介！

コロナ禍になり急速にテレワークの導入が進みました。テレワークが増えるにつれ、会議をオンライン上で行う会社も増えてきました。
ここでは、Web会議とは何か、必要なものは何か解説していきます。これからWeb会議を導入しようとしている方、Web会議について今一度理解を深めたい方など、ぜひ参考にしてください。

Web会議とは、インターネットを介してWeb会議システムを通して行う会議です。Web会議以外でも「ウェブ会議」「オンライン会議」「リモート会議」などと呼ばれることがありますが、名称が違うだけで意味は同じです。

インターネットが使える環境であれば、日本のみならず世界中で会議を行うことが可能です。移動にかかる時間がない分、会議の前後の時間を有効に使うことができます。また、主流となっているWeb会議システムの多くは、URLさえ共有していればブラウザから参加できるものが多く、Web会議システムのアプリをパソコンにインストールしていなくても利用できるものがほとんどです。

ただし、ネット環境が整っていないと音声や映像が途切れてしまったり、対面でないと分からないような微妙な表情の変化や仕草などは気づきにくいものです。
それでも、Web会議を導入することのメリットは、デメリットを考慮しても余りあるものとして、多くの会社で導入されています。

Web会議システムについては下記の記事で詳しく解説しています。ぜひこちらもご覧ください。

Web会議を行う上で、いくつか必要なものがあります。これらを用意した上でWeb会議に臨みましょう。

これらについて詳しく解説していきます。

そもそもパソコンがないとWeb会議を円滑に行うことができません。
スマホからWeb会議を行うことも不可能ではありませんが、調べものに困ったり、資料の展開がしにくかったりと、ビジネスでWeb会議を行うのであればパソコンで行う必要があります。
推奨されるスペックとしては、下記のスペックを満たしていると良いでしょう。

画面のサイズは大きい方が見やすいため、13インチ程度のパソコンが良いでしょう。
Web会議システムによって、推奨スペックは異なるため事前に確認しておくことをおすすめします。

Web会議を行う上で、ネット環境はかなり重要度が高いです。
ネットが安定していないと、映像や音声が乱れてWeb会議の進行に支障をきたす場合があります。
ネット回線の速度の目安としては下記の通りです。

Web会議を行いつつ、資料としてYouTube™の動画を再生したり、インターネットで検索をする場合はこれ以上の回線速度が求められます。
ネット環境はWeb会議以外でも、仕事を進める上で重要になります。日頃からネット回線にお困りの方は、この際に見直しても良いかもしれません。

Web会議で自分の顔が相手に写るようにするためには、Webカメラが必要です。最近のノートパソコンでは、内臓カメラがあることが多いですが、デスクトップパソコンではWebカメラを用意する必要があります。
基本的にはきちんと映れば問題はありませんが、必要に応じて高画質のものを選ぶと良いでしょう。解像度がフルHDで写せるものがおすすめです。
また、マイクが内臓されているものが多いため、次項でご紹介するマイクは不要になる場合もあります。

Web会議で自分の声を相手に伝えるためにはマイクが必要です。前述した通り、Webカメラにマイクが内臓されていれば用意する必要はありません。
しかし、Webカメラにマイクが内臓されている場合は、自分の声以外の環境音なども拾ってしまいます。相手に適切に物事を伝えるには、マイクとWebカメラは別で揃えた方が良いと言えます。
また、マイクにはいくつかのタイプがあり、1人でパソコンに向かって行う場合は単一指向性のマイク、会議室に複数人が集まって行う場合は全指向性のマイクを使うと良いでしょう。
どのようにWeb会議を行うかを事前に考慮した上で、適切なマイクを用意しましょう。

ここでご紹介するのは、なくてもWeb会議はできるものの、あるとより快適にできるものです。Web会議を行うときのストレスが減るという利点もあるので、こちらも揃えることをおすすめします。

これらについて詳しく解説していきます。

デスクトップパソコンでWeb会議を行う場合は関係ありませんが、ノートパソコンで行う場合は充電器の用意をしておくと良いでしょう。
Web会議はリアルタイムの通信なのに加えて、こちらの映像を相手に送り、相手の映像を受診して表示させるため、パソコンの充電を大幅に使って行われます。
100%充電していても、1時間の会議で50%にまで充電が減ってしまうこともしばしばあります。充電がない状態で会議が長引くと焦ってしまい、会議にも集中できなくなるものです。

スピーカーで会議を行っても良いですが、イヤホンがあると会議により集中することができます。周囲の人にも会議の声が漏れないため迷惑をかけず、安心して会議に臨めるでしょう。
性能が良いイヤホンだと、周囲の音を防ぐ「ノイズキャンセリング機能」がついているものもあり、周囲の音で相手の声が聞き取りづらいということも減らすことができます。

マイクとイヤホンが一体になっているのがヘッドセットです。マイクとイヤホンを別々で用意するよりも、ヘッドセット1つあれば事足りる分、Web会議での利便性は高いです。
基本的にパソコンに繋げば簡単に利用でき、細かい設定なども気にせず使えるのはメリットだと言えます。

Web会議をどこでやるか、何時にやるかによって、こちら側の明るさも異なります。照明機器を用いることで、自分の顔を照らして表情をきちんと伝えることができます。
特に商談などにおいて、「営業担当者がどんな人かをお客様に適切に伝える」というような場合には用意すると良いでしょう。対面でない「Web会議」という場での商談だからこそ、用意しておくとよいものだと言えます。

Web会議で必要なもの、あった方が良いものをご紹介しました。これらは実際の物ですが、Web会議を効率的に進めるためのツールがあるのをご存知でしょうか。

「toruno」というツールは、Web会議をまるごと記録できるサービスです。会議の音声録音の他、Web会議の画面や画面共有で表示された資料も録画データ（30秒おきの画面キャプチャ）として記録します。発言はAIが自動で文字起こしをすることでテキスト化され、議事録の作成も簡単に可能です。文字起こししたテキストをクリックすると、その場面から録音データの再生ができるのも便利な点です。
記録したデータも議事録とともにURLから簡単に共有することが可能です。

無料トライアルも可能なので、まずは下記のページからぜひダウンロードしてご利用ください。

便利なWeb会議ですが、注意すべきこともいくつかあります。通信や画質などの問題は、実際に相手側にどう写っているのか確認できないこともあるため、ここで挙げる注意点をしっかりと確認するようにしましょう。

Web会議を行う上で、個室などのなるべく静かな環境を用意することが大切です。会社でWeb会議を行う際は、デスクで行うのではなく、会議室を予約して会議を行うようにしましょう。
外出先でのWeb会議でも、野外の車などの環境音が入るような場所は避け、少なくともカフェなどの静かな場所で行いましょう。最近では、駅やビルなどに個室のレンタルワーキングスペースが設置されていることもあるので、利用してみるのも良いでしょう。
また、環境音を拾いにくいマイクを利用するのも手です。

Web会議をスムーズに進めるためには、ネット環境が安定している場所で行うことが大切です。
会社内の回線が安定していることはもちろん、外出時にはポケットWiFiを用意して置くと良いでしょう。フリーWiFiがある場所もありますが、セキュリティ面を考慮すると使用はなるべく控えた方が良いでしょう。なるべく暗号化されたWi-Fi™を利用するのがおすすめです。
スマホのテザリング機能でもWeb会議は可能ですが、回線が安定しにくく、スマホのバッテリー消費も激しいので、やはりポケットWiFiを用意するのが一番だと言えます。

あった方が良いものとして紹介した充電器ですが、Web会議を行う上で充電の残量は気にしておきましょう。充電がなくなってくると、集中力も低下していきます。会議は何とか充電が切れなかったとしても、その後の業務に支障をきたす恐れもあります。
充電コードを持ち歩くようにしたり、パソコンが充電できるモバイルバッテリーを使うなどすると良いでしょう。
また、パソコンは長く使っていると充電の消耗も早くなってしまいます。ノートパソコンでWeb会議を行う場合は、充電対策も万全な状態にしておきましょう。

Web会議システムには豊富な機能があります。画面共有、リアクション、コメント(チャット)機能、ホスト/ゲストの権限委譲、レコーディング...など様々です。
Web会議を行う前に、どのような機能があって、会議のどの場面でどのように使用するかも検討しておきましょう。自分が使うシステムですので、しっかりと理解しておかないと相手にも迷惑がかかってしまいます。入念にチェックしておきましょう。

Web会議において必要なものやあったら良いものについてご紹介してきました。
これからWeb会議を導入しようと検討している方はもちろん、既にWeb会議をしている方も新たな気づきなどはあったかと思います。
ビジネスを円滑に進めるために、今や必須となったWeb会議。しっかりと準備をして臨み、時にはコストをかける決断を下すのも考えましょう。