お客様事例　シスメックス株式会社 様

RICOH Contract Workflow Serviceの導入で法務部門の業務改革に着手、さまざまな成果を獲得。

シスメックス株式会社の法務部門様は、社内から依頼される契約やコンプライアンスに関する法務相談等の業務が数多く存在し、よりスピーディで確実な業務の遂行に向けて、対策を検討されていました。そして、法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service(以下CWS)」をご導入いただき、さまざまな成果を獲得、グローバル化対応やダイバーシティの推進等にも繋がっているといいます。
そのポイントを法務部の平尾課長、宮﨑係長、浅田様にお伺いしました。

導入の背景

複数の法務業務システムが存在し、年間800件もの法務相談対応の中で業務負荷が大きくなっていた。

社内の全部門から契約やコンプライア ンスに関する法務相談等の依頼を受けるシスメックス株式会社法務部様。契約やコンプライアンスに関する法務相談等の依頼数は、新規で年間800件超、再相談も含めると1日10件程度の案件への対応を行なっています。
従来の社内システムでは、法務部への相談に関するサイトと、締結された契約書を登録・管理するサイトを運用されていました。
業務課題としては、問い合わせ件数や登録契約数等が増え、サイト自体に負荷がかかり検索してもすぐにヒットしない、中々ページが開かないなどの問題が発生していました。
また、法務相談と契約書管理のサイトが独立していたため、両サイトの情報の連携がされず、検索等において煩雑となることがありました。さらに締結済みの契約情報の更新作業が徹底されず、最新の正確な情報になっていないことがありました。

導入経緯

他社にはない、法務に特化したリコーCWSの導入を決定。

同社法務部様は課題の解決に向けて、当初は法務相談や契約審査ではなく契約書管理の改善のために、何かよいものはないかを検討されていました。
そして、検討を重ねた結果、リコーのCWSの導入を決定いただきました。導入いただいた最大の理由は、他社にはないCWSの独自性だったようです。
「いろいろと他社さんのシステムも検討してはおりましたが、選定ポイントとして、法務相談の部分と契約書管理のところまで、一元化できるシステムであること。従来の弊社の運用をできるだけ維持できる使い勝手のよさに加え、クラウドでセキュリティ面においてもクリアされていることがCWSの決定ポイントでした」(平尾様)
「契約書登録や文書管理のシステムはありましたが、法務相談の機能も備えた良いシステムは他にありませんでした」(宮﨑様)
「法務相談においては、案件ごとのアクセス制限の設定が必要であり、そのような法務相談業務に適したシステムは中々見つかりませんでした」(浅田様)
また、同社法務部様はCWS導入にあたり、十分なトライアル期間を設定し、従来の業務フローとの親和性や業務への影響等を確認されました。
「リコーさんの法務業務をベースにして開発されたこともあり、法務業務によく合ったシステムであるとトライアルの段階で感じました。また、トライアル段階で『こんな機能があればいいな』という私たちの要望をなるべく取り入れていただけたのは助かりました」(宮﨑様)

今後の展望

CWSへ蓄積したデータを有効に活用したい。

同社法務部様では、今後CWSのCSV書き出しや統計機能が充実していくことで、個別ニーズに対応した契約リストの作成、法務部への相談状況の分析を行なうなど、CWSに蓄積したデータをより有効に活用していきたいとのことです。