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お客様事例 シスメックス株式会社 様

シスメックス株式会社 様

RICOH Contract Workflow Serviceの導入で法務部門の業務改革に着手、さまざまな成果を獲得。

シスメックス株式会社の法務部門様は、社内から依頼される契約やコンプライアンスに関する法務相談等の業務が数多く存在し、よりスピーディで確実な業務の遂行に向けて、対策を検討されていました。そして、法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service(以下CWS)」をご導入いただき、さまざまな成果を獲得、グローバル化対応やダイバーシティの推進等にも繋がっているといいます。
そのポイントを法務部の平尾課長、宮﨑係長、浅田様にお伺いしました。


導入の背景

複数の法務業務システムが存在し、年間800件もの法務相談対応の中で業務負荷が大きくなっていた。

社内の全部門から契約やコンプライア ンスに関する法務相談等の依頼を受けるシスメックス株式会社法務部様。契約やコンプライアンスに関する法務相談等の依頼数は、新規で年間800件超、再相談も含めると1日10件程度の案件への対応を行なっています。
従来の社内システムでは、法務部への相談に関するサイトと、締結された契約書を登録・管理するサイトを運用されていました。
業務課題としては、問い合わせ件数や登録契約数等が増え、サイト自体に負荷がかかり検索してもすぐにヒットしない、中々ページが開かないなどの問題が発生していました。
また、法務相談と契約書管理のサイトが独立していたため、両サイトの情報の連携がされず、検索等において煩雑となることがありました。さらに締結済みの契約情報の更新作業が徹底されず、最新の正確な情報になっていないことがありました。

導入経緯

他社にはない、法務に特化したリコーCWSの導入を決定。

同社法務部様は課題の解決に向けて、当初は法務相談や契約審査ではなく契約書管理の改善のために、何かよいものはないかを検討されていました。
そして、検討を重ねた結果、リコーのCWSの導入を決定いただきました。導入いただいた最大の理由は、他社にはないCWSの独自性だったようです。
「いろいろと他社さんのシステムも検討してはおりましたが、選定ポイントとして、法務相談の部分と契約書管理のところまで、一元化できるシステムであること。従来の弊社の運用をできるだけ維持できる使い勝手のよさに加え、クラウドでセキュリティ面においてもクリアされていることがCWSの決定ポイントでした」(平尾様)
「契約書登録や文書管理のシステムはありましたが、法務相談の機能も備えた良いシステムは他にありませんでした」(宮﨑様)
「法務相談においては、案件ごとのアクセス制限の設定が必要であり、そのような法務相談業務に適したシステムは中々見つかりませんでした」(浅田様)
また、同社法務部様はCWS導入にあたり、十分なトライアル期間を設定し、従来の業務フローとの親和性や業務への影響等を確認されました。
「リコーさんの法務業務をベースにして開発されたこともあり、法務業務によく合ったシステムであるとトライアルの段階で感じました。また、トライアル段階で『こんな機能があればいいな』という私たちの要望をなるべく取り入れていただけたのは助かりました」(宮﨑様)

左から浅田様、宮﨑様、平尾様

左から浅田様、宮﨑様、平尾様

導入のポイント

導入効果

法務部と他部門の双方に多くの導入メリットが生まれた。

「実際に活用して、最も改善された点は検索の速さです。法務相談や契約書管理の過程でも、必要な情報がスムーズに引き出せるようになりました。また、法務相談と契約書管理の情報を一括して検索できるようになるなど、システム上、必要な情報も検索しやすくなりました」(浅田様)
社内のルール上、法務部への相談が必要な案件とそうでないものがありましたが、その判断基準が分かりにくかったという課題があったといいます。
「システムの入り口で簡易審査という機能を活用することで、法務部への相談の要否を判断できるようになり、分かりやすく便利になったと思います」(平尾様)
法務相談では、法務部以外の部門も案件に関わることがあるものの、それらの部門とのやりとりが個別のメールでの対応になり、情報の集約・管理がしにくい課題があったといいます。
「今までは例えば契約書の中に知的財産や税務に関する内容が入っていますと、知的財産部門や経理部門の方に、別途システム外でメールのやりとりをして確認をしてもらう必要がありました。CWSにあるコメント機能を使うと、それら関係部門の確認もシステム内でできるようになり、便利になりました」(宮﨑様)
法務相談における案件の進捗状況、契約登録における契約の有効性は、これまで個々の担当者が手動で変更することで対応していましたが、どうしても対応漏れなどが発生してしまっていたとのことです。
「ステータス管理がしっかり行なえるようになりました。従来も案件進捗をデータベースに入力できましたが、<回答待ち、回答済み、完了>を手動で行なっていました。CWSでは、ステータスが自動的に変わり、案件の進捗状況がタイムリーに反映できるようになりました」(宮﨑様)
「契約書を登録する際には、契約担当者と契約担当上司の設定や担当者の引継ぎ等もシステム上できるようになり、締結部門でより適切に契約を管理していただけるのではないかと期待しています。また、契約終了日前などのアラート通知も従来のシステムよりも安定的に運用できるようになりました」(浅田様)
今回、同社法務部様には、リコーの複合機も導入いただきました。契約書をスキャンする際にOCR処理でき、契約書内の文言自体を対象にした検索もできるようになったといいます。
また、CWSの英語化設定機能を活用され、社内の外国籍の社員の方々の利用にも対応し、ダイバーシティ推進にも貢献しているようです。

導入効果

今後の展望

CWSへ蓄積したデータを有効に活用したい。

同社法務部様では、今後CWSのCSV書き出しや統計機能が充実していくことで、個別ニーズに対応した契約リストの作成、法務部への相談状況の分析を行なうなど、CWSに蓄積したデータをより有効に活用していきたいとのことです。

お客様プロフィール

シスメックス様製品:検体検査機器

シスメックス株式会社 sysmex

企業理念「Sysmex Way」のミッション「ヘルスケアの進化をデザインする。」のもと、医療の発展や人々の健やかな暮らしに貢献する企業。人体から採取した検体を分析する機器と 試薬を提供している。近年は、遺伝子の分野にも進出している。

  • 所在地: 兵庫県神戸市中央区脇浜海岸通1丁目5番1号
  • 設立: 1968年2月20日
  • 従業員数: 2,537名(2018年3月31日現在)


  • 掲載されている製品名、社名などは、各社の商号、商標および登録商標です。
  • 本ページに掲載されている情報は、2019年3月現在のものです。

導入システム・サービス

RICOH Contract Workflow Service

法務支援クラウド(RICOH Contract Workflow Service)は、相談内容や回答内容を記録し、法務担当者間でのナレッジとして共有することで相談回答の効率化をお手伝いします。さらには契約管理機能により、契約期限管理、契約満了前の通知を行うこともできる法務業務の統合支援ツールです。

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