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お客様事例
株式会社ノリタケカンパニーリミテド様

お客様導入事例　株式会社ノリタケカンパニーリミテド様

RPA^*と連携した業務改革により、月末の経理業務を80%以上削減。

「RICOH Cloud OCR for 請求書」とRPAで請求書業務を自動化。
トライアル期間での検証により導入リスクを回避、さらに少額から導入が可能に。

どこの企業でもある請求書の処理業務。紙の請求書を見ながらシステムに入力する作業は、時間がかかるうえ、ミスができないため精神的にも負担がかかります。「RICOH Cloud OCR for 請求書」は紙やPDFの請求書をクラウドにアップロードするだけで、記載された情報をAIが自動で抽出するクラウド型OCRサービスです。
今回は経理業務の改善のため、2019年5月に「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入された、株式会社ノリタケカンパニーリミテド経営管理本部情報企画室様に、導入の背景や導入の効果、今後の展望についてお聞きしました。

困りごと 1

情報企画室の業務は多岐にわたり、月末に経費処理が加わり、残業が多くて困っている。

解決 1

RPAと「RICOH Cloud OCR for 請求書」を連携し、経理業務を自動化。作業時間の83%を削減。

困りごと 2

送付される紙の請求書は約60件/月。
Excel入力とシステム入力があり、2回の手入力が必要。

解決 2

請求書情報をAIで自動抽出してデータ化。
入力の手間・時間を大幅に削減。

困りごと 3

ITインフラ企画・運用部門として、RPAを社内展開し、全社の業務改善を加速したい。

解決 3

低価格なので他部門にも勧めやすい。
デジタル化で「働き方改革」の取り組みも実現可能に。

＊ RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）：従来の基幹システムへ入力作業を、ソフトウェアに組み込まれたロボットがルールに従って代行する。

導入の背景
導入の効果
今後の展望
お客様プロフィールと導入製品

導入の背景

社内の生産管理システムや、業務システムなど社内のITインフラを企画・運用・管理。

●初めにノリタケカンパニーリミテド様（以下ノリタケ様）の業務内容をお教えください。

隼田様 当社は1904年に食器の製造を目的に創立された会社で、一般には洋食器メーカーとしてのイメージが強いと思いますが、実はセラミックスの技術を核として、様々な事業を展開しています。現在は研削・研磨工具のほか、セラミックス原料などを製造していて、近年は燃料電池などエネルギー分野を支える技術も開発しています。

楓様昔からの食器づくりで培った技術と経験が、いまは最先端の技術となって社会に広がっているということでしょうか。

株式会社ノリタケカンパニーリミテド経営管理本部情報企画室
隼田昌子様楓志穂様

●そのような歴史あるノリタケ様で情報企画室様の役割はどのようなことでしょうか。

隼田様 情報企画室はノリタケの中のITインフラを企画・運営、それを実現化する役割を担っています。人員は男性7名・女性3名の10名でやっています。あと社内の情報システムを担当する部署に、約50名が所属しています。

楓様情報企画室は、たとえば生産管理システムとか社内業務のシステムとか、そういうものを統括して管理している部門とお考えいただければいいと思います。今回お話する、RPAの社内展開にも関わったりしています。

全社方針でRPAを導入。経理業務の改善検討をすることに。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」を導入されるキッカケはどのようなことでしたか。

隼田様 会社全体の方針で、業務改善としてRPAの導入が推進されていました。その中で、情報企画室でも業務効率化のために、RPAを導入するための検討が始まりました。いきなり導入するわけには行かないので、RPAをテスト運用するために何をしようか考えた時、経理業務が量的にも作業的にもちょうどいいとなったのですが、RPAにデータを入れる方法は何かないかとなった訳です。

楓様そこでいろいろ悩んでいたら、情報企画室長から「RICOH Cloud OCR for 請求書」を紹介されたのがキッカケですね。たしかリコーからのメールマガジンを読んで、それが目に留まったようなことを言っておりました。

隼田様 他社さんのサービスも含めて検討して、「RICOH Cloud OCR for 請求書」なら、金額的にもボリューム的にもちょうどいいのではないかと導入した次第です。まずは使ってみようと思い、トライアルの申し込みをしました。

楓様情報企画室で扱う経費はシステムを通して財務部にデータを渡すのですが、ExcelデータからCSVファイルにコピーをし、そこからRPAを介して自社システムに入れています。その業務をRPAと「RICOH Cloud OCR for 請求書」によって実行しようというものです。せっかくRPA化をしても、元々の作業がデータの手入力だったら意味がありませんからね。

月末の経費処理は残業で対応。データ化のために同じ内容を2回手入力。精神的な負担も。

●導入前の業務にはどのような課題がありましたか？

隼田様 情報企画室では、扱うシステム保守の費用や、備品の経費を処理しています。月末の締めのタイミングになると業務が負荷になり、残業も多くなっていました。担当業務は経費処理だけではありませんので。請求書は40社くらいのお取引先様から月々約60枚、ほとんど郵送で届きます。入力するのは金額、日付、お取引様名などです。Excelで管理するものとシステムに渡すものがあるので、同じ内容のものを2回手入力しなければなりませんでした。経理処理の締切日の前は、焦ったり精神的な負担も大きかったですね。

導入の効果

2回の入力作業が0回に。
経費処理の80％以上を削減。締め切り前に焦ることなく処理。

●導入はスムーズに進みましたでしょうか。

隼田様 初めに無償トライアルで試してみて、実際の契約は半年後でした。当初は「RICOH Cloud OCR for 請求書」のAIの学習機能に覚え込ませるのにちょっと時間がかかりました。読み取り精度にバラツキがあって、変な線が入ったり、端が切れたり、文字化けしたり。それはスキャンの仕方にも問題があったのですが、それが3ヵ月くらいで、日に日に精度が上がるのが解りました。現在では、ほぼ修正が無く、確認だけでデータ化ができていると思います。

●導入後、業務はどのように変わりましたか？

隼田様 これまでExcel用とシステム用に2回手入力していたものが0回になったので、作業時間は半分以下になり、気持ちもたいへんラクになりました。経理処理の締切日を前に、焦ることがなくなりましたね。

楓様私は情報システムとはまったく関係のない部署から異動してきたのですが、そこで隼田から「RICOH Cloud OCR for 請求書」を引き継ぎました。最初は手取り足取り教えていただいたのですが、このボタンを押してここをクリックしてというのは順番にやればできたので、操作について困ることはありませんでした。いまの業務でもうこのサービスがないのは考えられませんね。

請求書の記載情報をAIで自動抽出

「RICOH Cloud OCR for 請求書」のAI技術は、請求書のフォーマットが変わっても、請求書に記載された情報を自動的に抽出。データ化された請求書情報は、 CSV出力により業務システムやRPAへ連携可能。

〈AIによる自動抽出例〉

今後の展望

RPAとセットで、他の部署への展開を検討中。

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」の今後の展望などありましたらお教えください。

隼田様 これからどう、社内展開していこうかと考えているところです。元々の目的が社内でRPAを広めるためのものでしたので。経費処理はどの部署でも行うことなので、勧めやすいですしね。なので、RPAとセットで「RICOH Cloud OCR for 請求書」というものがありますよと勧められれば。

楓様基本的には「RICOH Cloud OCR for 請求書」でデータを取ってから、自社システムに入れるまでが一連の流れになると思います。そうすると、あったほうが便利ですから。

隼田様 他の部署に勧めるにしても、この金額なら安心ですし。情報企画室で契約しているのは月額100枚コースなのですが、ボリューム的にもコストパフォーマンス的にも、「RICOH Cloud OCR for 請求書」が最適と思っています。これからの「働き方改革」の取り組みに向けても、とても有効な手段になると思いますね。