RICOH Cloud OCR for 請求書(以下、Cloud OCR)」は、紙やPDFの請求書を文字データ化するクラウド型のAI帳票認識OCRソリューションです。リコー独自の帳票解析技術と画像処理技術を搭載したAIが、請求書に記載された情報を自動認識します。今回は 2020年3月に「Cloud OCR」を導入された、株式会社ビザスク コーポレートグループ様に、導入の背景や効果についてお聞きしました。ビジネス領域の知見を1時間単位でシェアできるスポットコンサルティングのマッチングサービスにより、新規事業創出/組織開発のニーズに対し、様々な知見をつなぎイノベーション創出に貢献されています。
困りごと 1
会社全般のバックオフィス的業務の部署に、
事業拡大により、担当者の対応する業務がさらに増加。
並行して行う業務もあり、業務効率化を図りたかった。
解決 1
経理業務のほぼ自動化まで実現。
さらにリモートワークなどの柔軟な働き方が可能になった。
困りごと 2
送付される請求書は約50~60件/月。紙の請求書を
目視しながら、手入力で会計仕訳業務を行っていた。
解決 2
請求書に記載された項目や内容を、AIで自動抽出
してデータ化。手入力の手間や時間を大幅に削減できた。
困りごと 3
短期間で会計システムや銀行支払システムへの入力処理に
二重に入力する必要があり、入力やチェックの時間がかかっていた。
解決 3
複数のファイルやシステムに行き来することなく、
スムーズに処理。経費処理のスピードアップが実現した。
●「Cloud OCR」を導入されたきっかけ、またその理由などをお教えください。
私どものコーポレートグループは、会社のバックオフィス部門を統括する部署です。「Cloud OCR」を利用しているのは経理チームで、専任は3名です。当社は3月に東証マザーズに上場しましたが、上場に関する業務が急増していました。そこで業務効率化と担当者の負担軽減を図るため、まず会計・支払業務を見直すことにしました。なるべく安価で利用しやすいサービスを検索したところ、「Cloud OCR」を見つけました。他製品と比べ、初期費用が手頃なこと、無料トライアルで検証できたこと、迅速なサポート体制が導入の決め手となりました。
●「Cloud OCR」の導入前の業務には、どのような課題がありましたか。
毎月の請求書件数は50~60枚ほどで、約8割が同じ取引先です。忙しいのは、月初と期末の決算時ですね。「Cloud OCR」導入前は1名で請求書を見ながら、会計システムに仕訳データを手入力していました。他の業務も集中する時期のため、短時間で細かい作業となり、集中力が求められました。複数の処理を伝票を見ながら手入力していたので、業務効率化、手順簡略化、作業速度向上を期待して「Cloud OCR」を導入しました。オペミスの削減といった、作業品質の向上も念頭にありましたね。
株式会社ビザスク コーポレートグループ IT チーム エンジニア 大瀧 瑞 様
株式会社ビザスク コーポレートグループ 内田 理恵 様
●「Cloud OCR」を導入したことによる、変化や効果がありましたらお教えください。
「Cloud OCR」を利用して、請求書の金額・日付・会社名を抽出してデータ化しています。エクスポートしたデータは手を加えることなく、そのまま会計システムへインポートしています。最終的なデータチェック作業は残りますが、効率的に作業できるようになり、作業時間は6時間→3時間へと半減しました。振込業務については後で詳しく説明しますが、「Cloud OCR」と GAS(Google Apps Script)を連携させることで、ほぼ自動化しています。作業時間は4時間→1時間にまで短縮できました。
●「Cloud OCR」導入後の意外なメリット、お気づきの点ありましたらお教えください。
最も大きなメリットは、「Cloud OCR」で読み取ったデータを金融機関情報と付き合わせることで、銀行システムの振込作業を大幅に簡略化できたことです。当社は「Cloud OCR」で読み込んだデータをGASでサーバ上にアップロードするだけで、自動で振込データを生成する仕組みを構築しました。その結果、振込作業に関わる時間を約60%削減しました。従来は、紙の請求書から支払先情報を1つ1つ手入力していたので、大きな差が出ています。
複合機やブラウザから請求書伝票をクラウドにアップロード
●昨今のコロナ禍の中で「Cloud OCR」の導入はスムーズでしたでしょうか。
そうですね、導入はとてもスムーズでした。トライアルの段階から定期的にサポートいただきました。また当方の要望をすぐに反映していただいたので、非常に満足しています。また新型コロナウィルス感染拡大の影響で、現在は隔日でテレワークを実施しています。「Cloud OCR」によって、自宅で請求書データを見ながら、仕訳業務や請求書の処理を問題なく行うことができています。このような状況下で導入できたのは良かったと思っています。
●業務についての今後の展望や、構想などがありましたらお教えください。
今回、「Cloud OCR」と会計システムやネットバンキングと連携でき、よりシームレスな環境を構築できましたが、その第一歩として、「Cloud OCR」があったからこそGASの活用に繋がり、業務全体の自動化が推進できたと考えています。現在、当社はリコーの「MakeLeaps※」導入も準備しており、当社より発行する請求書についてもPDF化を進めていく予定です。請求書は受ける側も発行する側もさらにデータ化を推進し、APIを利用したサービスの連携を図ることで、可能な限り人の手をかけない仕組みを構築したいと考えています。
※請求書業務管理クラウドサービス MakeLeaps(メイクリープス)
https://www.ricoh.co.jp/service/makeleaps/
お客様情報
■お客様名称:株式会社 ビザスク 様
■本社所在地:東京都目黒区青葉台4-7-7 住友不動産青葉台ヒルズ9F
■設立: 2012年3月
■役職員数 :108人(2020年2月時点)
■事業内容: ビザスク(https://service.visasq.com)の運営、経営/人材育成に関するコンサルティング及びセミナーの企画運営
導入ソリューション
■RICOH Cloud OCR for 請求書
RICOH Cloud OCR for 請求書の特長、メリット、業務改善例、製品詳細を
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以下のような内容を掲載しています。